Kurzinfo

Anmerkungen sind Haftnotizen, Marker, Textnotizen und Stempel. Anmerkungen werden direkt auf einer einzelnen Seite angebracht. Allerdings können Sie Haftnotizen, Textnotizen und Stempel nicht auf allen Dokumentenformaten anbringen. Dies ist nur bei Dokumenten möglich, die mit dem Dokumentenviewer (PDF, TIFF, JPEG, ...) angezeigt werden können.

Beachten Sie: Damit Sie Stempel verwendet können, muss Ihnen mindestens ein Stempel über die ELO Administration Console zugewiesen sein.

Hinweis: Randnotizen zählen in ELO nicht zu den Anmerkungen. Randnotizen werden neben dem Dokument auf dem Mittelbalken angebracht und beziehen sich auf alle Seiten eines Dokuments.

Voraussetzungen

• Sie benötigen ein PDF- oder TIFF-Dokument.

Hinweis: Das nachfolgende Beispiel zeigt das Vorgehen anhand einer Haftnotiz. Bei den weiteren Anmerkungsarten gehen Sie auf ähnliche Weise vor.

Schritt für Schritt

1. Starten Sie den Client.

2. Öffnen Sie den Funktionsbereich Archiv.

3. Öffnen Sie den Ordner mit dem Dokument, auf dem Sie eine Anmerkung anbringen wollen.

4. Klicken Sie in der Baumansicht auf das Dokument, auf dem die Anmerkung angebracht werden soll.

Das Dokument wird im Anzeigebereich angezeigt.

Hinweis: Sie können Berechtigungen vergeben, so dass nicht jeder Benutzer alle Anmerkungen ansehen oder bearbeiten kann.

Die Berechtigungseinstellungen für die Haftnotizen und Textnotizen finden Sie über Multifunktionsleiste > ELO > Konfiguration > Anmerkungen. Für Stempel legen Sie die Berechtigungseinstellungen im Dialog Übersicht Stempel fest. Sie öffnen den Dialog Übersicht Stempel über das Drop-down-Menü Stempel in der Viewer-Leiste.

Im Dokumentenviewer wird oberhalb des Dokuments die Symbolleiste des Anzeigebereichs (Viewer-Leiste) angezeigt.

Haftnotiz anbringen

5. Um die Funktion Haftnotiz zu aktivieren, klicken Sie auf das Haftnotizsymbol in der Viewer-Leiste.

Hinweis: Um eine Anmerkungsfunktion mehrfach hintereinander verwenden zu können, halten Sie beim Klick auf die Funktion die Taste ALT GR gedrückt. Um in den normalen Modus zurückzukehren, klicken Sie auf die Funktion Auswählen (Mauszeigersymbol).

Optional: Um eine anderen Farbe zu wählen, klicken Sie auf das Dreieckssymbol neben dem Haftnotizsymbol und wählen Sie aus dem Drop-down-Menü eine Haftnotizfarbe.

Der Mauszeiger wird zum Haftnotizsymbol in der gewählten Farbe.

6. Klicken Sie an die Stelle im Dokument, an der die Haftnotiz eingefügt werden soll.

Die Haftnotiz wird erstellt. An der gestrichelten Umrandung erkennen Sie, dass die Haftnotiz bearbeitet werden kann. Unterhalb der Haftnotiz werden der Bearbeiter und das aktuelle Datum angezeigt.

7. Geben Sie einen Text ein.

8. Klicken Sie in den Bereich außerhalb der Haftnotiz.

Ergebnis

Der eingegebene Text wird gespeichert. Die Haftnotiz wird auf dem Dokument angezeigt.

Hinweis: Um die Haftnotiz zu bearbeiten, doppelklicken Sie auf die Haftnotiz. Um die Haftnotiz zu löschen, markieren Sie die Haftnotiz mit dem Auswahlwerkzeug und klicken anschließend auf Löschen in der Viewer-Leiste.

Notizen suchen

Über die Funktion Verschlagwortung durchsuchen suchen Sie nach Anmerkungen und Randnotizen.

Voraussetzungen

• Im Archiv muss mindestens ein Dokument eine Anmerkung oder Randnotiz haben.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie den Funktionsbereich Suche.

2. Klicken in der Multifunktionsleiste auf Verschlagwortung durchsuchen

Der Dialog Verschlagwortung durchsuchen erscheint. Die Standardsuchmaske ist ausgewählt

Optional: Wählen Sie bei Bedarf eine andere Suchmaske aus.

3. Klicken Sie auf die Registerkarte Optionen.

4. Tragen Sie einen Suchbegriff in das Feld Notizen ein.

Hinweis: Um auch nach Anmerkungen zu suchen, die keinen Text beinhalten, tragen Sie als Suchbegriff ein Sternchen (*) ein.

Optional: Über das Drop-down-Menü unter dem Feld Notizen wählen Sie aus, welche Art von Notizen gesucht werden sollen.

5. Klicken Sie auf OK.

Ergebnis

Der Suchvorgang wird ausgeführt. Die Suchergebnisse erscheinen im Funktionsbereich Suche.