Installation

Die ELO Dropzone ist Bestandteil der Clients und wird daher bei der Installation des ELO Java Clients und ELOoffice mitinstalliert.

Starten

Die ELO Dropzone wird je nach Client unterschiedlich aufgerufen.

Starten mit dem ELO Java Client

Beim ELO Java Client werden nach der Installation auf dem Desktop Verknüpfungen zur ELO Dropzone und zum ELO Java Client erstellt.

1. Klicken Sie doppelt auf das Symbol der ELO Dropzone.

Der Anmeldedialog des ELO Java Clients erscheint.

2. Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen an.

Die ELO Dropzone und der ELO Java Client erscheinen.

Starten mit ELOoffice

Bei ELOoffice wird nach der Installation auf dem Desktop eine Verknüpfung zu ELOoffice erstellt.

Die ELO Dropzone startet beim Öffnen von ELOoffice automatisch.

Deaktivieren: Sie können die ELO Dropzone in der Konfiguration deaktivieren.

ELO Menü > Konfiguration > Allgemein > Zusätzliche Module.

Entfernen Sie den Haken bei ELO Dropzone.

Nach einem Neustart des Clients wird die ELO Dropzone nicht mehr automatisch gestartet.

Programmoberfläche

Beispielhafte Programmoberfläche der ELO Dropzone, befüllt mit Anzeigegruppen und Kacheln.

Einklappen - ausklappen

Die ELO Dropzone lässt sich ein- und ausklappen, indem Sie auf den Kopfbereich mit dem Schriftzug ELO Dropzone klicken. Nach dem Einklappen dockt sie über der Taskleiste an.

Anzeigegruppen

Unterhalb des Eingabefelds befinden sich die Anzeigegruppen der ELO Dropzone. Jeder Benutzer kann selbst entscheiden, welche Anzeigegruppen bei ihm angezeigt werden sollen. Über das Kontextmenü in diesem Bereich können Sie mit Hinzufügen aus der Liste der verfügbaren Gruppen auswählen, welche angezeigt werden sollen. Sie können ebenso mit Löschen Anzeigegruppen aus der Anzeige entfernen.

Schaltflächen

In der unteren Statusleiste werden folgende Informationen angezeigt:

1. Zeile links: Das derzeit aktive Archiv

1. Zeile rechts: Der angemeldete Benutzer

Außerdem finden Sie folgende Schaltflächen:

Stiftsymbol: Kacheln bearbeiten. Wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus für persönliche Kacheln. Den Bearbeitungsmodus für globale Kacheln erreichen Sie über das Kontextmenü.

Plussymbol: Neue Kachel erstellen.

Uhrensymbol: Verlauf (History) der ELO Dropzone ansehen.

Verlauf/History

Der Verlauf zeigt die letzten 20 Ablageprozesse an, die eine Kachel getätigt hat. Klickt man auf einen dieser Einträge, öffnet sich der entsprechende Eintrag im Archiv.

Neuer Ordner im Archiv

Wird in der ELO Dropzone eine neue Kachel eingerichtet und gespeichert, werden die Verarbeitungsanweisungen im ELO Archiv in einem neuen Archivordner unter // Administration // Dropzone gespeichert. Dieser Ordner wird im ELO Archiv automatisch eingerichtet. Die dort gespeicherten Angaben sind Textdateien und können in andere Archive exportiert werden.

Kontextmenü

Bearbeitungsmodus für persönliche Kacheln: Wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus für persönliche Kacheln.

Bearbeitungsmodus für globale Kacheln: Wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus für globale Kacheln.

Bearbeitung beenden: Beenden Sie die Bearbeitung der Kacheln.

Reguläre Ausdrücke: Wechseln Sie in den Assistenten für die ELO Dropzone RegEx-Konfiguration.

Gruppen bearbeiten: Wechseln Sie zur Konfiguration der Anzeigegruppen.

Systemeinstellungen: Wechseln Sie in den Dialog Systemeinstellungen bearbeiten.

Neue Kachel hinzufügen: Fügen Sie eine neue Kachel hinzu. Ob eine persönliche oder globale Kachel hinzugefügt wird, hängt davon ab, ob zuvor die Option Bearbeitungsmodus für persönliche Kacheln oder Bearbeitungsmodus für globale Kacheln gewählt wurde. Sie können bis zu 18 persönliche und 18 globale Kacheln anlegen.

Kachel aus Sammlung laden: Wechseln Sie in den Dialog Kachelsammlung. Hier finden Sie eine Übersicht über die von anderen Benutzern bereitgestellten Kacheln.

Kachel bearbeiten: Wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus der Kachel.

Kachel kopieren: Kopieren Sie eine Kachel mit den identischen Einstellungen. Eine neue Kachel wird hinzugefügt und der Konfigurator für die Kacheln erscheint.

Kachel teilen: Teilen Sie eine Ihrer angelegten Kacheln mit anderen Benutzern. Ein Dialog erscheint, in dem Sie den Zielbereich zur Veröffentlichung in der Kachelsammlung bestimmen.

Kachel löschen: Löschen Sie eine Kachel aus der ELO Dropzone.

Zuletzt abgelegte Dokumente: Zeigt eine Liste der letzten zwanzig in der ELO Dropzone abgelegten Dokumente an.

ELO Dropzone beenden: Beenden Sie die ELO Dropzone.

Globale und persönliche Kacheln

Es gibt globale und persönliche Kacheln.

Globale Kachel: Wird vom Administrator angelegt. Ist immer und für alle sichtbar. Steht immer in der Hierarchie über persönlichen Kacheln und verdrängt diese in der ELO Dropzone nach unten.

Persönliche Kachel: Wird vom Benutzer angelegt. Ist nur für ihn sichtbar. Wird von globalen Kacheln nach unten verdrängt.

Systemeinstellungen bearbeiten

Bevor Sie beginnen, Kacheln in der ELO Dropzone zu erstellen, sollten Sie über das Kontextmenü den Dialog Systemeinstellungen bearbeiten aufrufen.

Hier legen Sie allgemeine Einstellungen für alle Kacheln der ELO Dropzone fest. Über die Kachelkonfiguration passen Sie später die einzelnen Kacheln an.

Wählen Sie über die Optionsfelder aus, ob Sie persönliche oder systemweite (globale) Einstellungen vornehmen wollen.

PDF Druckerverzeichnis: Wählen Sie über das Textfeld PDF Druckerverzeichnis den Dateipfad für die Überwachung des PDF-Druckerverzeichnisses aus. Befinden sich PDF-Dokumente in diesem Verzeichnis, werden diese anhand der Vorgaben der angelegten Kacheln in der ELO Dropzone archiviert. Die Vorgaben der einzelnen Kacheln legen Sie über die Kachelkonfiguration fest.

Fehler verschieben nach: Wählen Sie über das Textfeld Fehler verschieben nach den Dateipfad aus, in den nicht erkannte PDF-Dokumente des PDF-Druckerverzeichnisses verschoben werden.

Anzahl der Volltext Seiten: Über den Wert im Feld Anzahl der Volltext Seiten bestimmen Sie, wie viele Seiten pro Dokument bei der OCR-Vorverarbeitung höchstens ausgewertet werden sollen. Ausgewertet werden die Formate PDF und TIFF.

Anzahl der Kachel-Spalten: Stellen Sie ein, wie viele Kachelspalten angezeigt werden sollen. Sie haben die Wahl zwischen einer, zwei oder drei Spalten.

Anzeige auf Bildschirm: Bei einem Betrieb mit mehreren Bildschirmen haben Sie die Möglichkeit, die ELO Dropzone auf einem anderen als dem primären Bildschirm anzuzeigen. Wird sie auf einem ungültigen Bildschirm konfiguriert, wird sie automatisch auf den primären Bildschirm zurückgeschaltet.

Minimiert starten: Setzen Sie einen Haken in das Kontrollkästchen Minimiert starten, dockt die ELO Dropzone beim Start immer über der Taskleiste an.

Animation beim Vergrößern/Verkleinern: Setzen Sie einen Haken in das Kontrollkästchen Animation beim Vergrößern/Verkleinern, um eine Animation beim Ein- und Ausklappen der ELO Dropzone zu aktivieren. Setzen Sie keinen Haken, springt die Größe sofort um.

Report aktivieren: Setzen Sie einen Haken in das Kontrollkästchen Report aktivieren, wird eine Report-Datei namens ELOdropzone(x).txt im Temp-Verzeichnis des Benutzers erstellt. Das Verzeichnis befindet sich hier: C:\Users\<Username>\AppData\Local\Temp.

OCR Analyse bei Tiff Dokumenten: Setzen Sie einen Haken in das Kontrollkästchen OCR Analyse bei Tiff Dokumenten, wird die OCR-Analyse aktiviert. Falls Sie die OCR-Analyse nicht benötigen und nicht wollen, dass ihr System unnötig langsam wird, entfernen Sie den Haken.

Fenster immer im Vordergrund halten: Setzen Sie einen Haken in das Kontrollkästchen Fenster immer im Vordergrund halten, wird die ELO Dropzone dauerhaft im Vordergrund gehalten. Nach einem Neustart der ELO Dropzone wird die Änderung aktiv.

Information: Lesen Sie im Kapitel Administration, wie Sie die Konfiguration auch über den Zusatztext der Verschlagwortungsmaske einstellen können.

Anzeigegruppen konfigurieren

Sie können für jeden Arbeitsbereich Gruppen bilden. So wird die ELO Dropzone übersichtlicher, da sich die Kacheln auf unterschiedliche Anzeigegruppen verteilen. Die Bereiche können durch den Administrator definiert werden. Der einzelne Benutzer kann dynamisch bestimmen, welche Gruppen er angezeigt haben möchte. Es besteht auch die Möglichkeit, einzelne Kacheln zwischen den Arbeitsbereichen zu verschieben. Über die einzelnen Anzeigegruppen können Sie direkte Datenbankzugriffe realisieren. Die Informationen aus der ausgewählten Datenbank können dann für die Verschlagwortung verwendet werden. Wenn Sie eigene Gruppen anlegen und bereits Kacheln definiert haben, müssen Sie die vorhandenen Kacheln explizit in die eigenen Gruppen aufnehmen. Die erste Anzeigegruppe sollte immer Start lauten. Alle Kacheln, die keiner Anzeigegruppe zugeordnet bzw. ohne Gruppendefinition sind, werden automatisch in die Gruppe Start aufgenommen. Da in der Anzeigegruppe Start keine Datenbankabfrage benötigt wird, können Sie die weiteren Felder leer lassen.

Den Dialog Anzeigegruppen konfigurieren öffnen Sie über das Kontextmenü der ELO Dropzone. Klicken Sie auf Gruppen bearbeiten.

Der Dialog Anzeigegruppen konfigurieren erscheint.

Auf der linken Seite sehen Sie die bisher angelegten Anzeigegruppen.

Plus-Symbol: Fügen Sie eine neue Anzeigegruppe hinzu.

Entfernen-Symbol: Löschen Sie eine auf der linken Seite markierte Anzeigegruppe.

Name: Geben Sie einen Namen für die Anzeigegruppe an.

Symbol: Um das Symbol der Anzeigegruppe zu ändern, klicken Sie auf das grau gefärbte Kachelsymbol.

Farbe: Um die Farbe der Anzeigegruppe zu ändern, klicken Sie auf das farbige Quadrat.

Datenbank: Möchten Sie eine externe Datenbank ansprechen, muss diese im ELO Indexserver (ELOix) konfiguriert werden. Diese Konfiguration im ELOix besitzt einen Namen - dieser muss hier angegeben werden. Verwenden Sie die gleiche Datenbank wie ELO, können Sie das Feld leer lassen und Sie müssen nichts im ELOix konfigurieren.

Information: Lesen Sie bitte das ELO Indexserver Programmierhandbuch für weitere Informationen. Im Kapitel Zugriff auf externe Datenbanken wird detailliert erläutert, wie man einen Datenbankverbindungspool über den Application Server einrichtet.

SQL Abfrage: Formulieren Sie in diesem Feld eine SQL-Abfrage. Im oberen Beispiel (siehe Abbildung) wird auf die Beispiel-Datenbank von Microsoft (Northwind) zugegriffen. Sie sollten hierbei Kenntnis davon haben, welche Tabellen und Spaltennamen in der ausgewählten SQL-Datenbank vorhanden sind. Wählen Sie die Spalten aus, die Sie in der Rückgabe als Variable verwenden wollen. Die SQL-Abfrage können Sie in einem Tool Ihrer Wahl vorbereiten und testen, beispielsweise mit dem Tool SQL Server Management Studio. Sobald die Abfrage in Tool die erwünschten Ergebnisse liefert, sollten Sie den Abfragetext gegen den Platzhalter für die Benutzereingabe tauschen. Der Platzhalter lautet {{P1}}.

Filter-Feld neben SQL-Abfrage: Wenn die Datenbankabfrage korrekt funktioniert, kann über dieses Filter-Feld das SQL-Statement getestet werden. Der erste ausgewählte Datensatz wird in der Tabelle Rückgabe eingetragen. Hiermit ist es möglich, sich Schritt für Schritt die Rückgabe zu konfigurieren. Pro ausgewähltem Datensatz können Sie dann bestimmen, wie der Bezeichner in der Rückgabe lauten soll.

Rückgabe: Definieren Sie in der Spalte Bezeichner pro Nummer die Variable. Klicken Sie in der Spalte Bezeichner doppelt in das Feld, das Sie verändern möchten. Schließen Sie die Eingabe jeweils mit der ENTER-Taste ab. Klicken Sie an eine andere Stelle, wird die Eingabe verworfen. Mit den Pfeiltasten ist es möglich, zwischen den Feldern zu navigieren und das gewünschte Feld mit der ENTER-Taste zu aktivieren, um es zu bearbeiten. Sie können beliebige Spalten aus der Datenbank als Variable umwandeln. Idealerweise stellen Sie sich die Variablen über das Filter-Feld zusammen (siehe oben). Wählen Sie die Namen der Variablen so aus, dass erkennbar ist, woher die Variablen stammen. So erhalten Sie eine Gruppierung, welche die Übersichtlichkeit erhöht und Sie vermeiden Fehler bei der Zuordnung der Variablen zu den Indexfeldern in der Kacheldefinition.

Darstellung: Konfigurieren Sie, wie die Darstellung der Anzeige aufgebaut sein soll. Sie können hierfür per Drag-and-drop die definierten Variablen aus dem Feld Rückgabe an die gewünschte Stelle im Feld Darstellung ziehen. Sie können auch feste Texte hinterlegen. Im Feld rechts daneben wird die Testausgabe dargestellt.

Speichern: Haben Sie für die Anzeigegruppe alles konfiguriert, klicken Sie auf Speichern.

Abbrechen: Die Konfiguration für die ausgewählte Anzeigegruppe wird nicht gespeichert.

Kacheltypen

Es können vier verschiedene Kacheltypen in der ELO Dropzone eingerichtet werden:

• Ablagekachel

• Suchkachel

• Skriptkachel

• Vorlagenkachel

Nachfolgend wird die Konfiguration für diese Kacheltypen geschildert.