Dropzone-Ordner Administration

Das Modul erstellt im ELO Archiv automatisch einen Administrationsordner namens Dropzone. Die dort gespeicherten Angaben sind reine Textdateien und können einzeln oder als ganze Ordner in andere Archive exportiert werden. Der Dropzone-Ordner enthält folgende Untereinträge:

• Global: In diesem Ordner werden alle globalen Kacheln gespeichert. Diese Kacheln sind für alle Anwender verfügbar. Prinzipiell kann ein Administrator mehrere Global-Ordner erstellen und diese über die ELO Berechtigungen für unterschiedliche Benutzergruppen sichtbar machen. Da alle Ordner den Namen Global tragen müssen, empfiehlt es sich, die Ordner der Übersichtlichkeit halber mit Farbmarkern zu versehen.
• Store (ELO Java Client): In diesem Ordner werden die Kacheldefinitionen für die Kachelsammlung gespeichert. Die Kachelsammlung teilt sich in mehrere Bereiche auf. Diese kann der Administrator bestimmen, indem er unterhalb des Store-Ordners die gewünschten Bereichsordner anlegt. Über die Berechtigungen der Bereichsordner kann der Administrator bestimmen, welche Benutzer Kacheln in diesem Bereich der Sammlung einstellen können und welche Bereiche für den Benutzer sichtbar sind.
• User.<User-ID>: In diesem Ordner werden die persönlichen Kacheldefinitionen jedes Benutzers gespeichert. Zudem wird im Zusatztext des Benutzerordners die Konfiguration der ELO Dropzone gespeichert.

Information: Die Einstellungen in diesen Ordnern sind reine Textdateien und können einzeln oder als ganze Ordner in andere Archive exportiert werden.

Beachten Sie: Es ist für die Ablage über die ELO Dropzone zwingend notwendig, dass sich der Ordner Dropzone im Administrationsordner befindet. Sollte das nicht der Fall sein, legen Sie den Ordner manuell an.

Sinnvolle Berechtigungseinschränkungen

Damit die ELO Dropzone den Basisordner finden kann, muss dieser mindestens die Objektberechtigung Sehen (R) für die Dropzone-Benutzer beinhalten. Da die ELO Dropzone einen fehlenden User-Ordner automatisch anlegt, sollten die Benutzer auch das Recht Liste bearbeiten (L) besitzen.

Ein Benutzer benötigt auf seinen ELO Dropzone-Ordner mindestens Lesezugriff. Wenn ihm dieser entzogen wird, geht die ELO Dropzone davon aus, dass noch kein User-Ordner angelegt wurde und legt ihn erneut an. Weiterhin ist es sinnvoll, dass der Benutzer das Recht Liste bearbeiten (L) besitzt, damit neue Kacheln dort abgespeichert werden können. Entzieht man dieses Recht, verhindert der Indexserver die Speicherung neuer Kacheln. Da die ELO Dropzone aber nicht damit rechnet, dass einem Benutzer die Berechtigung entzogen wurde, kann es zu Fehlermeldungen kommen.

Berechtigung für die Kachelsammlung

Auf den Store-Ordner benötigen die Benutzer nur Lesezugriff. Lediglich Administratoren, die neue Kategorien anlegen können, müssen zusätzlich das Recht Liste bearbeiten (L) besitzen. Im Allgemeinen sollte man diesem Personenkreis aber Vollzugriff auf den Ordner geben, damit bestehende Einträge bearbeitet oder gelöscht werden können.

Über die Berechtigungen auf den Kategorien kann der Administrator bestimmen, welche Kategorien ein Benutzer sehen kann und somit Kacheln aus dieser Kategorie importieren kann. Weiterhin kann er über das Recht Liste bearbeiten (L) bestimmen, welche Benutzer eigene Kacheln in die Kachelsammlung exportieren können.

Im Beispiel haben alle Benutzer das Leserecht auf alle Kategorien. Sie besitzen das Erweiterungsrecht aber nur für die ersten beiden Kategorien. Möchte ein Benutzer eine Kachel teilen, bekommt er auch nur diese beiden als Ziel angeboten.

Die Funktion Kachel aus Sammlung laden bietet alle vier Kategorien an, da der Benutzer für alle das Leserecht besitzt.

ELO Dropzone konfigurieren

Über die Systemeinstellungen im Kontextmenü nehmen Sie allgemeine Einstellungen für alle Kacheln der ELO Dropzone vor (siehe Kapitel Installation und Konfiguration). Alternativ können Sie über Ihren Client im Administrationsordner Konfigurationseinstellungen vornehmen. Hier ist es zudem möglich, weitere Einstellungen zu konfigurieren, die Sie nicht über den Dialog Systemeinstellungen erreichen.

1. Öffnen Sie in Ihrem Client den Administrationsordner der ELO Dropzone.

• // Administration // Dropzone // Global) für die globalen Einstellungen
• // Administration // Dropzone // User.<User-ID> ) für die persönlichen Einstellungen

2. Öffnen Sie über die Verschlagwortungsmaske den Tab Zusatztext und legen Sie hier verschiedene Parameter fest.

ELO Dropzone eingeklappt starten: Öffnen Sie in der Verschlagwortungsmaske den Tab Zusatztext und geben Sie ein: start=minimized. Standardmäßig startet die ELO Dropzone ausgeklappt, der Parameter hierfür lautet: start=normal.

Animation der Anzeige einstellen: Öffnen Sie in der Verschlagwortungsmaske den Tab Zusatztext und geben Sie ein: animation=<Einstellung>. Als Wert für die Einstellung sind 0, 6 und 8 möglich. Bei 0 ermittelt die ELO Dropzone selbst eine geeignete Animationsart beim Verkleinern oder Vergrößern der Anzeige. Bei 6 wird die Größe während der Animation laufend neu berechnet. Bei 8 gibt es gar keine Animation, die Größe springt sofort um.

Ausgabeverzeichnis des PDF-Druckers: Öffnen Sie in der Verschlagwortungsmaske den Tab Zusatztext und geben Sie ein: Printer.Dir=<PDF Drucker Verzeichnis>. Über diesen Parameter geben Sie das Ausgabeverzeichnis des PDF-Druckers an. Es muss sich dabei nicht um den ELO PDF-Drucker handeln, jede beliebige Quelle für PDF-Dateien ist zulässig.

OCR-Auswertung der PDF- und TIFF-Dateien: Öffnen Sie in der Verschlagwortungsmaske den Tab Zusatztext und geben Sie ein: maxfulltextpages=<Einstellung>. Über diesen Parameter bestimmen Sie, wie viele Seiten pro Dokument bei der OCR-Vorverarbeitung höchstens ausgewertet werden sollen. Empfehlenswerte Einstellung: Zehn Seiten.

Reguläre Ausdrücke: Für die Indexerkennung kann der Administrator mehrere reguläre Ausdrücke hinterlegen. Die regulären Ausdrücke können auf die Erkennung von Fenstertiteln oder Dateipfaden angewendet werden und diese analysieren. Die Definitionen der regulären Ausdrücke werden im Zusatztext des Ordners Global abgelegt. Jede Zeile im Zusatztext enthält eine Definition. Die Definition setzt sich aus verschiedenen Bestandteilen zusammen: Zuerst den Namen der später zu verwendenden Variablen, danach ein Gleichheitszeichen, gefolgt vom eigentlichen regulären Ausdruck.

Information: Um eine Zeile auszukommentieren, stellen Sie ein # voran.

Gelöschte Kachel wiederherstellen

Gelöschte Kacheln können Sie in zwei Schritten wieder herstellen. Klicken Sie im ELO Client auf Archiv > Gelöschte Einträge einblenden. Damit wird der Kachelordner im Administrationsordner in eckigen Klammern wieder angezeigt, er ist also noch nicht aktiv. Klicken Sie auf die Funktion Wiederherstellen in derselben Gruppe. Ergebnis: Nach einem Neustart der ELO Dropzone befindet sich der Ordner wieder im Archiv, die Kachel ist wieder sichtbar.

Löschungen

Überwachte Ordner, in denen sich noch Daten befinden, werden nicht zusammen mit der Kachel gelöscht.

Prioritäten

Einträge aus Kachel-Routinen haben in Indexfeldern Priorität. Das bedeutet, dass Kachel-Einträge Vorgaben und Bedingungen von Indexfeldern überschreiben können. Ein Beispiel dafür wäre ein Indexfeld, das nur eine Zahleneingabe akzeptiert. Hier könnte eine Kachel-Routine problemlos ein Wort einsetzen.

Kacheln: Global/Persönlich

Globale Kacheln legt der Administrator an und diese Kacheln sind für alle Benutzer sichtbar. Persönliche Kacheln erstellt der Benutzer. Diese Kacheln sind nur für ihn sichtbar. Globale Kacheln stehen immer an erster Stelle und verdrängen persönliche Kacheln.

Sprache

Die Spracheinstellung der ELO Dropzone werden durch die Vorgaben von ELO gesetzt. Werden die Einstellungen nicht erkannt, so wird von ELO die Sprache Englisch eingestellt.

Report

Damit die ELO Dropzone eine Log-Datei erstellt, müssen Sie in den Systemeinstellungen den Haken bei Report aktivieren setzen. Diese Log-Datei namens ELOdropzone(x).txt wird im Temp-Verzeichnis des Benutzers erstellt. Das Verzeichnis befindet sich hier: C:\Users\<Username>\AppData\Local\Temp. Falls die ELO Dropzone nicht starten sollte, gibt es die Möglichkeit, den Report über den Windows Registrierungs-Editor zu aktivieren. Sie müssen dazu unter HKEY_CURRENT_USER\Software\JavaSoft\Prefs\ELO Digital Office\dropzone den REG_SZ Eintrag "report" mit dem Wert "true" anlegen. Die Log-Datei liegt dann im Temp-Verzeichnis des Benutzers.

Datenbankzugriff

Die ELO Dropzone kann einen direkten Datenbankzugriff durchführen. Es muss dafür keine zusätzliche Serverkomponente installiert werden. Ausgeführt wird dies über einen registered function-Zugriff. Das Indexserver-Skript, welches den Zugriff realisiert, muss sich im Ordner // Administration // IndexServer Scripting Base // _ALL befinden.

Möchten Sie eine externe Datenbank ansprechen, muss diese im ELO Indexserver (ELOix) konfiguriert werden. Diese Konfiguration im ELOix besitzt einen Namen - dieser muss im Dialog Anzeigegruppen konfigurieren im Feld Datenbank angegeben werden. Verwenden Sie die gleiche Datenbank wie ELO, können Sie das Feld leer lassen und Sie müssen nichts im ELOix konfigurieren.

Information: Lesen Sie bitte das ELO Indexserver Programmierhandbuch (ELOpress) für weitere Informationen. Im Kapitel Zugriff auf externe Datenbanken wird detailliert erläutert, wie man einen Datenbankverbindungspool über den Application Server einrichtet.

Java

Die ELO Dropzone bringt ihre eigene Java-Umgebung mit, die durch ELO gestartet wird und Konfiguration und Funktionalitäten durch ELO erhält.

Citrix-Umgebung

In einer von einem Citrix-Server gehosteten Anwendung ist Drag-and-drop vom lokalen Desktop/Explorer nicht möglich. Außer es wird über Citrix ein Desktop zur Verfügung gestellt. Nur dann können vom Citrix-Desktop an die ELO Dropzone Dokumente per Drag-and-drop übertragen werden. Die ELO Dropzone-Ablage mittels Dateisystem-Überwachung ist davon nicht betroffen, da hier kein Desktop erforderlich ist.