Kachel konfigurieren
Über diesen Dialog konfigurieren Sie Ihre ELO Dropzone-Kacheln.
Kacheltypen
Es können vier verschiedene Kacheltypen in der ELO Dropzone eingerichtet werden:
- Ablagekachel
- Suchkachel
- Skriptkachel
- Vorlagenkachel
Die Konfiguration erfolgt über sechs Tabs:
- Typ
- Anzeige
- Maske
- Aktivierung
- Zeilen
- Ziel
Tab Typ
In dem Tab Typ wählen Sie, wofür Sie die Kachel verwenden wollen.
- Ablagekachel: Für die vereinfachte Ablage neuer Dokumente.
- Suchkachel: Für eine vordefinierte Suche im ELO Archiv.
- Skriptkachel: Für den Aufruf von Automatisierungsschritten mittels Skript.
- Vorlagenkachel: Für das Erzeugen neuer Microsoft-Word-Dokumente aus der ELO Dropzone heraus. Mit einem Klick auf die Vorlagenkachel erzeugt man neue Dokumente, die dann nach dem Speichern mit den vorkonfigurierten Verschlagwortungsinformationen versehen werden.
Information: Auf den folgenden Tabs werden je nach gewähltem Kacheltyp die jeweils verfügbaren Optionen freigegeben. Nicht benötigte Felder werden automatisch gesperrt.
Tab Anzeige
Über den Tab Anzeige bestimmen Sie das Aussehen Ihrer Kachel. Es stehen Ihnen mehrere Symbole und Farben zur Verfügung.
Name: Legen Sie hier Ihren Kachelnamen fest.
Gruppe: Klicken Sie in das Feld Gruppe und ordnen Sie über das Drop-down-Menü die Kachel der gewünschten Anzeigegruppe zu.
Ziel: Klicken Sie in das Feld Ziel und wählen Sie über das Drop-down-Menü aus, ob die Kachel eine Ablage im Archiv bewirken soll oder ob eine Microsoft Outlook-Mail (mit oder ohne Attachment) erzeugt werden soll.
Beschreibung: Klicken Sie in das Feld Beschreibung und beschreiben Sie dort, für welchen Zweck Sie die Kachel benutzen wollen. Die Beschreibung einer Kachel ist vor allem hilfreich, falls Sie die Kachel anderen Benutzern über die Kachelsammlung zur Verfügung stellen möchten.
Symbol: Klicken Sie auf das Kachelsymbol, um das Symbol zu ändern. 18 Symbole stehen zur Auswahl.
Farbe: Klicken Sie auf das Farbsymbol, um die Kachelfarbe zu ändern. 18 Farben stehen zur Auswahl.
Tab Maske
Über den Tab Maske wählen Sie eine Verschlagwortungsmaske aus.
Maske: Hier erscheint der Name der mit der Kachel verbundenen Verschlagwortungsmaske.
Verfügbare Masken: Klicken Sie auf eine der verfügbaren Verschlagwortungsmasken. Die ausgewählte Maske wird in das linke Feld übernommen und wird mit der Kachel verbunden.
Tab Aktivierung
Der Tab Aktivierung bietet zusätzliche Optionen für die Definition Ihrer Kacheln an. Die Auswahl an Optionen hängt vom jeweiligen Kacheltyp ab.
Verzeichnisüberwachung für Ablagekachel: Aktivieren Sie die Option Dokumente\ELO Ordnerüberwachung für Office Dokumente, wird die Ablagekachel zur Überwachungskachel. Die ELO Dropzone überwacht im Windows-Dateisystem folgenden Pfad: C:\Users\<Windows-Benutzer>\Documents\ELO\<Kachelname>. Befinden sich Microsoft-Office-Dokumente in diesem Verzeichnis, werden diese anhand der Vorgaben der Kachel archiviert. Wird die Verschlagwortung eines Dokuments aus der Ordnerüberwachung mit Abbrechen beendet, wird das Dokument im Dateisystem im Ordner Nicht archiviert gespeichert: C:\Users\<Windows- Benutzer>\Documents\ELO\Nicht archiviert.
PDF Druckerverzeichnis überwachen: Über den Bereich PDF Druckerverzeichnis überwachen lassen sich Dokumente in einem Ausgabeverzeichnis eines virtuellen PDF-Druckers automatisiert archivieren. Das Ausgabeverzeichnis legen Sie über die Systemeinstellungen fest: Kontextmenü > Systemeinstellungen > PDF Druckerverzeichnis.
1. Ziehen Sie einen regulären Ausdruck des Typs Text als Variable in das Feld Erkennung.
Anhand der Variable werden die entsprechenden Dokumente im Ausgabeverzeichnis erkannt. Bleibt das Feld Erkennung leer, wird das PDF Druckerverzeichnis nicht überwacht.
Optional: Per Rechtsklick in das Feld Zum Drucker öffnen Sie das Auswahlmenü mit den vorhandenen Druckern. Über diesen Drucker kann das Dokument ausgedruckt werden.
2. Wählen Sie den gewünschten Drucker aus.
Optional: Ist die Option Als Mail versenden aktiviert, werden die erkannten Dokumente aus dem Druckerverzeichnis an eine E-Mail angehängt und verschickt.
PDF Druckerverzeichnis, als Mail versendenUm die Option zu aktivieren, ist ein Skript notwendig. Für das Anlegen eines Skripts sind Administrator-Rechte erforderlich.
Für den ELO Java Client müssen Sie das Skript JS.SendMail unter // Administration // Java Client Scripting Base ablegen.
Dieses Musterskript sieht folgendermaßen aus.
function fromVBS_SendMail(param) {
var data = fromString(param);
var fileName = data["File.Path"];
var name = data["File.NameNoExt"];
if (fileName) {
workspace.sendMail(name, "", "", [fileName]);
return;
}
}
function fromString(param) {
var result = new Object();
var lines = param.split("\n");
for (var i = 0; i < lines.length; i++) {
var line = lines[i];
var ipos = line.indexOf("\t");
if (ipos > 0) {
var key = line.substring(0, ipos);
var value = line.substring(ipos + 1);
result[key] = value;
}
}
return result;
}
Für ELOoffice müssen Sie ein VB-Skript mit dem Namen JS.SendMail über das ELO Menü > Systemeinstellungen > Skripte anlegen.
Das Skript dafür sieht folgendermaßen aus.
Set ELO = CreateObject("ELO.office")
Set oOutlook=CreateObject("Outlook.Application")
msg = ELO.GetCookie("JS.PARAM")
Data = Split(msg, vbLf)
for i = 0 to UBound(Data)
Line = Data(i)
if Left(Line, 9) = "File.Path" Then
Parts = Split( Line, vbTab )
Set oMail=oOutlook.CreateItem(0)
oMail.Subject = "From Dropzone"
call oMail.Attachments.Add(Parts(1), 0, 1)
oMail.Display
end if
Next
Für den ELO Windows Client müssen Sie das Skript JS.SendMail über das ELO Menü > Systemeinstellungen > Skripte anlegen. Hierfür benötigen Sie Administrator-Rechte.
Verwenden Sie dafür obiges VB-Skript JS.SendMail (siehe ELOoffice). Sie müssen es an einer Stelle ändern: Tragen Sie in der ersten Zeile des Skripts statt ELO.office
den Objektnamen ELO.professional
ein.
Aktivierung über Tastenkombination (Suche, Vorlagen oder Skripte): Für Such- , Skript- und Vorlagenkacheln lassen sich über Tastenkombinationen Aktionen aktivieren. Die gewählte Aktion wird ausgeführt und der jeweilige Inhalt in einer Variable übergeben.
Beachten Sie: Bedenken Sie bei der Auswahl der Tastenkombinationen, dass die Tastenkombinationen in anderen Programmen vorbelegt sein können.
Es können folgende Aktionen bei der Anlage einer Tastenkombination für die Suche über das Drop-down-Menü gewählt werden:
- Zwischenablage übernehmen
- Mit STRG+C kopieren
- Mit Doppelklick kopieren
- OCR-Fensterinhalt
- Nur aktivieren
Zwischenablage übernehmen
Der Inhalt der Windows-Zwischenablage wird übernommen.
1. Wählen Sie im Drop-down-Menü des Bereichs Aktivierung über Tastenkombination (Suche, Vorlagen oder Skripte) den Menüpunkt Zwischenablage übernehmen aus.
2. Klicken Sie in das Feld im Bereich Aktivierung über Tastenkombination (Suche, Vorlagen oder Skripte).
Der Cursor blinkt im Feld.
3. Führen Sie die gewünschte Tastenkombination aus.
Die Tastenkombination wird im Feld angezeigt.
4. Wechseln Sie in den Tab Zeilen.
5. Belegen Sie im Bereich Belegung der Indexfelder ein Indexfeld mit der Variable {Clipboard.ALL}. In diesem Beispiel soll das Indexfeld Kurzbezeichnung durchsucht werden.
Sie haben nun die Suche über die Zwischenablage aktiviert.
Mit STRG+C kopieren
Simuliert einen Kopiervorgang mit STRG+C.
1. Wählen Sie im Drop-down-Menü des Bereichs Aktivierung über Tastenkombination (Suche, Vorlagen oder Skripte) den Menüpunkt Mit STRG+C kopieren aus.
2. Klicken Sie in das Feld im Bereich Aktivierung über Tastenkombination (Suche, Vorlagen oder Skripte).
Der Cursor blinkt im Feld.
3. Führen Sie die gewünschte Tastenkombination aus.
Die Tastenkombination wird im Feld angezeigt.
4. Wechseln Sie in den Tab Zeilen.
5. Belegen Sie im Bereich Belegung der Indexfelder ein Indexfeld mit der Variable {Clipboard.ALL}.
Sie haben nun die Suche über STRG+C aktiviert.
Mit Doppelklick kopieren
Simuliert von der aktuellen Mausposition aus einen Kopiervorgang mit Doppelklick.
1. Wählen Sie im Drop-down-Menü des Bereichs Aktivierung über Tastenkombination (Suche, Vorlagen oder Skripte) den Menüpunkt Mit Doppelklick kopieren aus.
2. Klicken Sie in das Feld im Bereich Aktivierung über Tastenkombination (Suche, Vorlagen oder Skripte).
Der Cursor blinkt im Feld.
3. Führen Sie die gewünschte Tastenkombination aus.
Die Tastenkombination wird im Feld angezeigt.
4. Wechseln Sie in den Tab Zeilen.
5. Belegen Sie im Bereich Belegung der Indexfelder ein Indexfeld mit der Variable {Clipboard.ALL}.
Sie haben nun die Suche über Doppelklick aktiviert.
Information: Bitte bedenken Sie, dass per Doppelklick lediglich ein Wort an der Cursorposition markiert wird. Daher ist die Suche nach mehreren Wörtern nicht möglich.
OCR-Fensterinhalt
Wertet per OCR den aktiven Fensterinhalt aus, beispielsweise von TIFF- oder JPG-Bildern.
1. Wählen Sie im Drop-down-Menü des Bereichs Aktivierung über Tastenkombination (Suche, Vorlagen oder Skripte) den Menüpunkt OCR-Fensterinhalt aus.
2. Klicken Sie in das Feld im Bereich Aktivierung über Tastenkombination (Suche, Vorlagen oder Skripte).
Der Cursor blinkt im Feld.
3. Führen Sie die gewünschte Tastenkombination aus.
Die Tastenkombination wird im Feld angezeigt.
4. Wechseln Sie in den Tab Zeilen.
5. Belegen Sie im Bereich Belegung der Indexfelder ein Indexfeld mit der Variable {Clipboard.ALL}.
Sie haben nun die Suche über den OCR-Fensterinhalt aktiviert.
Nur aktivieren
Aktiviert die festgelegte Tastenkombination, ohne eine Clipboard-Aktion auszuführen.
1. Wählen Sie im Drop-down-Menü des Bereichs Aktivierung über Tastenkombination (Suche, Vorlagen oder Skripte) den Menüpunkt Nur aktivieren aus.
2. Klicken Sie in das Feld im Bereich Aktivierung über Tastenkombination (Suche, Vorlagen oder Skripte).
Der Cursor blinkt im Feld.
3. Führen Sie die gewünschte Tastenkombination aus.
Die Tastenkombination wird im Feld angezeigt.
Sie haben nun die Suche über Nur aktivieren aktiviert.
Tab Zeilen
Belegung der Indexfelder: Belegen Sie die Indexfelder der gewählten Verschlagwortungsmaske per Drag-and-drop mit Variablen aus externen Daten. Im linken Bereich sehen Sie alle Indexfelder der gewählten Verschlagwortungsmaske. Im Bereich Verfügbare Variablen sehen Sie die vorhandenen Variablen.
Um weitere Variablen zu importieren, laden Sie ein Musterdokument über die Schaltfläche Laden. Laden Sie beispielsweise ein Word-Dokument, öffnet sich Word kurz, um das Dokument zu analysieren. Danach schreibt die ELO Dropzone die ausgelesenen Metadaten zusätzlich in die Liste der verfügbaren Variablen.
Die Variablen werden in den Indexfeldern in geschweiften Klammern angezeigt. Diese Angabe bedeutet, dass ELO ab sofort bei jeder Verarbeitung über diese Kachel weiß, welche Daten für die Verschlagwortung an welcher Stelle auszulesen sind. Sie können auf diese Art auch mehrere Variablen in ein Indexfeld setzen.
Sie können auch eine Angabe nur teilweise auslesen lassen. Etwa die ersten drei Buchstaben eines Vor- oder Nachnamens. Dafür setzen Sie innerhalb der geschweiften Klammer ganz rechts die Angabe, welches Wort und mit welcher Buchstabenanzahl ausgelesen werden soll. Beispielsweise {All.Author(1,3)}
- diese Angabe liest ab dem ersten Zeichen nur die ersten drei Buchstaben aus.
Tab Ziel
Der Tab Ziel wird je nach Kacheltyp unterschiedlich verwendet.
Folgendermaßen wird der Tab Ziel für eine Ablagekachel verwendet. Auf Funktionen, die für die anderen Kacheln relevant sind, wird gesondert hingewiesen.
Zielpfad im Archiv: Geben Sie eine Archivposition für den eintreffenden Dokumenttyp ein. Mit der Schaltfläche Trennzeichen erzeugen Sie ein Pilcrow-Zeichen zur Trennung von Ordnerebenen. Am Ende des Pfadaufbaus darf kein Trennzeichen stehen.
Alternativ: Mit der Schaltfläche Pfad übernehmen wird der ausgewählte Pfad im ELO Archiv als Ablageziel übernommen.
Verfügbare Variablen: Im Bereich Verfügbare Variablen sehen Sie die vorhandenen Variablen. Sie können diese Variablen per Drag-and-drop auf den Zielpfad im Archiv ziehen. Mit der Schaltfläche Laden können Sie ein Beispieldokument in die Konfiguration laden. Automatisch liest ELO die darin enthaltenen Metadaten aus. Sie können nun einzelne Angaben per Drag-and-drop in die Indexfelder ziehen. Ist der Ablagepfad im Archiv nicht vorhanden, wird er automatisch angelegt.
Ablage/Suche im Archiv: Ist im Bereich die Option Direktablage oder Suche ohne Dialog aktiviert, wird ohne Nachfrage direkt archiviert. Setzen Sie einen Haken bei der Option Originaldatei nach der Ablage löschen, wird die Originaldatei nach der Ablage gelöscht.
Automatisches Einchecken nach der Bearbeitung: Dieses Kontrollkästchen ist nur bei einer Vorlagenkachel aktiv. Nach der Bearbeitung in Microsoft Word wird das Dokument automatisch wieder eingecheckt.
Datumsbegrenzung: Dieses Feld ist nur bei einer Suchkachel aktiv. Über das Drop-down-Menü können Sie den Zeitraum Ihrer Suche einschränken. Sechs Optionen stehen zur Verfügung: Unbeschränkt, Eine Woche, Ein Monat, Ein Quartal, Ein Jahr, Drei Jahre.
Datenbanksuche: Führen Sie eine Datenbankabfrage aus. Der hier eingegebene Wert überstimmt die manuelle Eingabe über das Feld Direkte Eingabe.
Skriptaufruf nach Aktivierung oder Ablage: Hier kann der Name eines ausführenden Skripts hinterlegt werden.
Tragen Sie den gewünschten Skriptaufruf im Bereich Skriptname nach Aktivierung oder Ablage ein.
Der Skriptaufruf folgt folgender Konvention:
JS.<Name>