Referenzieren

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Mit dieser Funktion erzeugen Sie eine Referenz auf ein im Archiv markiertes Dokument oder auf einen im Archiv markierten Ordner. Eine Referenz ist eine Verknüpfung zwischen einer Kopie und einem Originaldokument, wobei das Dokument physikalisch nur einmal im Archiv vorhanden ist. Alle Änderungen am Dokument wirken sich automatisch auf die Referenzen aus. Die Ablage von Dubletten wird vermieden.

1. Öffnen Sie den Funktionsbereich Archiv.

2. Markieren Sie ein Dokument oder einen Ordner.

3. Klicken Sie auf Referenzieren.

Der Tab Zwischenablage/Referenzieren erscheint.

Im Feld Original wird der Name des ausgewählten Dokuments oder Ordners angezeigt. Sie werden aufgefordert einen Zielordner im Archiv auszuwählen.

4. Markieren Sie den Ordner im Archiv, in dem die Referenz erstellt werden soll.

Der Ordner wird im Feld Zielordner angezeigt.

5. Klicken Sie auf Referenz einfügen.

Der Tab Zwischenablage/Referenzieren wird geschlossen. Die Referenz wird im ausgewählten Zielordner angelegt. Die Referenz ist mit einem Pfeilsymbol gekennzeichnet.