Ce dialogue vous permet de créer et de démarrer un nouveau processus ad hoc.

Désignation et type

Désignation : entrez un nom pour le nouveau processus ad hoc.

Charger un processus ad hoc enregistré depuis les modèles (symbole de classeur) : la fonction Charger un processus ad hoc enregistré à partir d'un modèle vous permet d'ouvrir les processus ad hoc enregistrés comme modèles (voir ci-dessous).

Enregistrer en tant que modèle (symbole de la disquette) : la fonction Enregistrer en tant que modèle permet d'enregistrer le processus ad hoc en tant que modèle. Vous pouvez assigner un nom au modèle.

ELO crée un classeur par modèle enregistré dans le classeur utilisateur de l'auteur correspondant sous Administration // Users // <classeur avec plage de chiffres correspondante> // <Nom utilisateur> // data // AdHoc Templates. Les données du modèle sont enregistrées dans le texte supplémentaire du classeur correspondant.

Information : avec les réglages standards, les modèles enregistrés ne sont disponibles que pour l'auteur du modèle en question. Il est toutefois possible de transmettre les modèles à d'autres utilisateurs en tant que références ou copies. Les autorisations correspondantes doivent être octroyées. Les références/copies doivent être déposées dans le classeur Modèles ad hoc de l'utilisateur en question.

Supprimer le modèle sélectionné (symbole X-) : la fonction Supprimer le modèle sélectionné permet de supprimer les modèles de processus ad hoc. Dans un dialogue de sélection, vous pouvez sélectionner le modèle que vous souhaitez supprimer.

Attention : lors de la suppression, aussi bien le modèle d'origine que d'éventuelles références seront supprimés.

Priorité : définissez la priorité du processus, à savoir basse (C), moyenne (B) ou élevée (A). La liste des tâches peut être triée et filtrée en fonction de la priorité etc.

Type : déterminez quel type de processus ad hoc vous souhaitez créer. Il existe les types suivants :

• Approbation séquentielle : le processus est acheminé de manière séquentielle vers les différents acteurs. Chaque participant doit donner son approbation. En fonction du résultat, le message correspondant est envoyé au destinataire sélectionné.

• Approbation parallèle : le processus est acheminé en parallèle. Cela signifie que tous les destinataires le reçoivent en même temps. Chaque participant doit donner son approbation.

• Prise de connaissance en série : le processus est acheminé de manière séquentielle vers les différents acteurs. Les participants du processus doivent confirmer la réception du processus à tour de rôle. Tant qu'un utilisateur n'a pas pris connaissance du processus, celui-ci ne sera pas transféré aux autres acteurs.

• Prise de connaissance parallèle : le processus est envoyé parallèlement à tous les acteurs. Les participants du processus doivent confirmer la réception du processus. Après la clôture, le message correspondant est envoyé au destinataire sélectionné.

Sélection de l'utilisateur et consigne de travail

Utilisateur/groupe : le champ Ajouter un utilisateur / un groupe vous permet de rechercher l'utilisateur ou le groupe souhaité. Les propositions apparaissent pendant que vous saisissez le texte.

Pour sélectionner un utilisateur ou un groupe, cliquez sur la proposition correspondante dans la liste.

En alternative : le symbole du triangle au bout du champ Ajouter un utilisateur / groupe vous permet d'ouvrir un menu déroulant. Dans ce menu déroulant, vous voyez les utilisateurs et groupes ayant été sélectionnés en dernier lieu, et vous pouvez les sélectionner à nouveau.

Information : pour ce qui est des processus ad hoc en série, l'ordre dans la colonne Utilisateurs auxquels sera transmis le processus détermine l'ordre de la transmission. Vous pouvez modifier l'ordre par le biais des boutons Déplacer d'un niveau vers le haut (flèche pointant vers le haut) et Déplacer d'un niveau vers le bas (flèche pointant vers le bas).

Consigne de travail : entrez dans le champ Consigne de travail la consigne individuelle pour le participant marqué dans la colonne Utilisateurs auxquels vous souhaitez envoyer le processus. Le participant visualise la consigne de travail dans la section Tâches dans la colonne Désignation de noeuds, une fois qu'il a reçu le processus.

Gestion de conflits : cliquez sur Gestion de conflits pour ouvrir le dialogue du même nom. Le dialogue vous permet de définir combien de temps le processus peut rester dans la section des tâches des utilisateurs concernés. Vous pouvez désigner un utilisateur qui doit être informé en cas de dépassement de délai.

Membres du groupe : si vous avez sélectionné un groupe, vous voyez quels utilisateurs sont membres du groupe dans la section Membres du groupe.

Etendre : la fonction Etendre fait que les groupes ne sont pas affichés sous forme de groupe. A la place de ceci, vous avez un affichage des différents membres du groupe.

Information : si aucun groupe n'est sélectionné, un membre du groupe peut accepter et modifier le processus. Lorsque le groupe est élargi, chaque membre du groupe obtient le processus pour le modifier.

Options de clôture

Destinataire : le champ Destinataire vous permet de voir qui doit être informé de la clôture du processus. Pour modifier le destinataire, cliquez sur Sélectionner l'utilisateur.

Message de réussite : entrez un texte pour le message final dans le champ Message de réussite.

Message d'interruption : entrez un texte pour le message d'interruption. Cela vaut seulement pour les processus ad hoc du type Approbation.

Retirer le processus à tous les utilisateurs, dès qu'un utilisateur n'a pas donné son approbation : cette option vaut pour les processus du type Approbation parallèle. Si l'option est activée, l'utilisateur ne peut plus traiter des processus ayant déjà été interrompus.

Script de clôture : le bouton Script de clôture vous permet de sélectionner un script qui sera exécuté une fois le processus ad hoc.

OK : pour démarrer le processus ad hoc, veuillez cliquer sur OK.

Annuler : pour fermer le dialogue sans enregistrer les modifications, cliquez sur Annuler.