Erste Schritte

Der ELO Notes Client erlaubt Ihnen die schnelle und reibungslose Ablage von E-Mails, Anhängen und weiteren Daten aus IBM Notes in einem ELO Archiv. Er kann aber auch DXL-Dateien öffnen, ein Dateiformat, das von der automatischen ELO Server Archivierung (SAND) erstellt wird.

Beachten Sie: Dieses Handbuch erläutert keine Funktionen von IBM Notes.

Start und Anmeldung

Sowohl IBM Notes als auch ELO benötigen einen laufenden Server, auf den die beiden Clients zugreifen. Für IBM Notes muss der Dominoserver, für ELO der Apache Tomcat-Server laufen. Wahrscheinlich hat Ihr Systemadministrator bereits beide Dienste eingerichtet. Ist dem nicht so, müssen Sie als Benutzer die Dienste starten. In einer Windows-Umgebung finden Sie diese Dienste über die Systemsteuerung > Dienste.

Dominoserver, startenELO Server, starten

Anmeldung ELO

Laufen beide Server, starten Sie wie gewohnt zuerst IBM Notes.

Anmeldung, ELO Client

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf die Schaltfläche Anmelden.

Der ELO Anmeldedialog erscheint. Bei einer eingerichteten SSO-Anmeldung wird automatisch eine Anmeldung durchgeführt.

Programmoberfläche

Nach dem Einloggen erscheint die Programmoberfläche mit den Mailfunktionen. Die Registertabs zeigen, dass die Startseite und das E-Mail-Postfach des Administrators geöffnet sind. In der rechten Programmspalte sehen Sie das ELO Archiv mit der Baumansicht der Seitenleiste.

Kontextmenü nutzen

Fast alle Elemente der Programmoberfläche - Symbole, Schaltflächen, Bezeichnungen - bieten ein Kontextmenü, das sich per Rechtsklick mit der Maus öffnet. Im Kontextmenü finden Sie Informationen und Funktionen, die das Element weiter erklären oder den Umgang damit erleichtern.

Ordner, Verschlagwortung, Ablage

Für Ihre E-Mails werden Sie zunächst in ELO eine neue Ordnerstruktur aufbauen, sollte diese noch nicht vorhanden sein. Ordner erstellen Sie per Kontextmenü (Rechtsklick auf einen bestehenden Ordner - Eintrag Neuer Ordner) oder über die Multifunktionsleiste (Gruppe Neu, Funktion Neuer Ordner). Ordnernamen vergeben Sie mit der automatisch erscheinenden Verschlagwortungsmaske. In die Maske werden auch weitere Verschlagwortungsinformationen (Datum, Notizen, Bearbeiter, etc.) eingegeben. Bis auf den Maskennamen können Sie alle Eingaben (Namen, Daten, Zahlen ...) wieder ändern.

Da Verschlagwortungsmasken im ELO Archiv als Organisationsprinzip dienen, müssen auch E-Mails verschlagwortet werden. Allerdings erlaubt das Programm auch die Mehrfach- und Serienablage. Ist die Verschlagwortung abgeschlossen, wird der Eintrag (E-Mail, Dokument, Ordner, ...) im Archiv abgelegt.

Mailfunktionen

Abgelegte E-Mails und Inhalte können Sie direkt aus dem Archiv heraus wieder versenden und weiterleiten. Dies geschieht per Schaltfläche und ist ebenso einfach wie in Ihrem Mailprogramm.

ELO Archiv öffnen

Sie können mit dem ELO Notes Client innerhalb Ihres ELO Archivs arbeiten. Dafür öffnen Sie das Archiv in einem eigenen Fenster.

Archiv, öffnenELO Archiv, im Client öffnen

Zwei Wege stehen Ihnen dafür zur Verfügung:

  • Archiv öffnen über das IBM Notes Menü der Schaltfläche Öffnen
  • Archiv öffnen über das Kontextmenü

Öffnen mit IBM Notes

1. Klicken Sie in IBM Notes auf die blau hinterlegte Schaltfläche Öffnen.

2. Klicken Sie auf den Eintrag ELO Client.

Das Fenster des ELO Archivs erscheint.

Öffnen mit Kontextmenü

1. Selektieren Sie ein Archivelement im Archivbaum der Seitenansicht und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf.

Das Kontextmenü erscheint.

2. Klicken Sie auf den obersten Eintrag Gehe zu.

Das Hauptfenster des ELO Notes Clients erscheint.

Information: Die weiteren Funktionen finden Sie im Kapitel Funktionsübersicht.

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