Öffnen

Um den Dialog Konfiguration aufzurufen, klicken Sie in der Multifunktionsleiste den Tab ELO Archiv > Gruppe Extras > Konfiguration (Zahnrad-Symbol).

Über den Dialog Konfiguration können Sie an zentraler Stelle die lokalen Benutzereinstellungen anpassen. Viele persönliche Einstellungen können Sie selbst festlegen, alle weiteren Einstellungen werden von Ihrem Systemadministrator vorgenommen.

Fragen Sie gegebenenfalls Ihren Systemadministrator, falls Sie bestimmte Einstellungen ändern möchten und dies nicht über den Dialog Konfiguration möglich ist.

Information: Das Berechtigungskonzept in der Konfiguration wird im Kapitel Administration erklärt.

Durchsuchen

Sie können die gesamten Konfigurationseinstellungen durchsuchen. Geben Sie das gesuchte Stichwort in das Eingabefeld mit dem Lupensymbol ein. Der Konfigurationsbereich wird ausgeblendet. Es erscheint automatisch eine Liste mit Themen aus der Konfiguration. Sie können direkt im Suchergebnis die gewünschten Einstellungen vornehmen.

Konfiguration - Allgemein

Hier finden Sie die Bereiche Dokumentenvorlagen, ELO Link, Kopieren, Office-Dokumente und Mein ELO.

Dokumentenvorlagen

Hier legen Sie fest, an welchem Ort Ihre Dokumentenvorlagen gespeichert werden sollen. Sie sollten Ihre Dokumentenvorlagen in einem separaten ELO Ordner verwalten. Wählen Sie über die Schaltfläche Durchsuchen den gewünschten Pfad aus. Über die Funktion Dokument aus Vorlage wird dann automatisch der festgelegte Ordner geöffnet.

ELO Link

Über die Optionsfelder können Sie im Bereich ELO Link auswählen, ob die ELO Links, also die als Anhang erhaltenen und angeklickten ECD-Dateien, direkt in Outlook oder in einem anderen ELO Client geöffnet werden sollen. Sollte mehr als ein Client (Windows- und Java-Client auf einem PC) installiert sein, bezieht sich die Einstellung auf den Client, der als Standardanwendung zum Öffnen von ECD-Dateien auf dem System definiert wurde.

Kopieren

Über die Optionsfelder können Sie im Bereich Kopie auswählen, ob beim Kopieren von Einträgen die Berechtigungen durch die des Zielordners ersetzt oder ob die bisherigen Berechtigungen beibehalten werden sollen.

Mein ELO

Um einen Feed automatisch zu abonnieren, setzen Sie ein Häkchen für die bestimmten Ereignisse, die durch den Benutzer ausgelöst werden können:

• Ablegen eines Dokuments
• Erstellen eines Ordners
• Erstellen einer neuen Dokumentenversion
• Erstellen eines Feed-Beitrags oder -Kommentars

Konfiguration - Einchecken

Hier finden Sie die Bereiche Dokumentendatum und Automatisches Einchecken.

Dokumentendatum

Legen Sie hier fest, ob sich das Datum eines Dokuments beim Ablegen automatisch aktualisiert.

Automatisches Einchecken

Ein ausgechecktes Dokument ist für andere Benutzer gesperrt. Gesperrte Dokumente können nach einer bestimmten Zeit automatisch wieder entsperrt und ins Archiv eingecheckt werden.

Voraussetzung ist, dass Sie die Funktion Automatisches Einchecken aktiv aktiviert haben.

Für welche Dokumente das automatische Einchecken gilt, definieren Sie über die Liste Zur Verfügung stehende Dateiformate. Um Dateiformate automatisch einzuchecken, klicken Sie auf Hinzufügen. Mit Entfernen können Sie diese Aktion für das jeweils markierte Dateiformat rückgängig machen.

Den Zeitabstand des automatischen Eincheckens legen Sie über die Funktion Durchführungsintervall (in Minuten) fest.

Information: Um die Auswahl der Dateiformate zu ändern, müssen Sie das automatische Einchecken deaktivieren.

Konfiguration - Verschlagwortung

Hier wird die Voreinstellung für die Verschlagwortung, die Zuordnung der Verschlagwortungsmaske zu einem Dateityp und die Zuordnung eines Eintragstyps zu E-Mails mit Anlagen eingestellt.

Verschlagwortungsmasken Voreinstellung

Jeder neue Eintrag im ELO Archiv (Datei, E-Mail, Ordner) muss verschlagwortet werden. Legen Sie hier die voreingestellten Verschlagwortungsmasken für Neue Ordner und Neue Dokumente fest. Mit Klick auf das Dreieckssymbol öffnet sich ein Drop-down-Menü mit den vorhandenen Verschlagwortungsmasken.

Suche

Über eine Verschlagwortungsmaske können Dokumente auch gesucht werden. Bestimmen Sie unter Verschlagwortungssuche die dafür gewünschte Verschlagwortungsmaske.

Zuordnung der Verschlagwortungsmaske zu einem Dateityp

Hier legen Sie fest, ob bestimmte Dateitypen und Verschlagwortungsmasken fest miteinander verbunden sein sollen. Dies ist für die Ablage ungewöhnlicher Dateiformate nützlich, kann aber auch bei häufig wiederholten Ablagen Zeit sparen.

Tragen Sie zunächst den gewünschten Dateityp ein. Verbinden Sie diesen dann über das Drop-down-Menü mit einer Verschlagwortungsmaske. Mit Klick auf Speichern erscheint diese Verbindung im darunter liegenden Textfeld.

Diese Verbindungen können Sie neu festlegen, indem Sie das Auswahlpaar anklicken und dann auf Bearbeiten klicken. Entsprechend gehen Sie bei der Aufhebung der Verbindung von Dateityp und Verschlagwortungsmaske vor.

Setzen Sie ein Häkchen bei Inhalt der Steuerelemente aus Word in die Verschlagwortung übernehmen, werden die Werte der Steuerelemente aus den Microsoft Word-Formularfeldern bei der Ablage in ELO in die Verschlagwortung übernommen. Ist ein Steuerelement aus Word einem Indexfeld in ELO zugeordnet, wird der Inhalt automatisch synchronisiert.

Zuordnung eines Eintragstyps zu E-Mails mit Anlagen

Hier definieren Sie den standardmäßig verwendeten Eintragstyp für E-Mails mit Anlagen. Wählen Sie über das Drop-down-Menü den gewünschten Eintragstyp aus. E-Mails mit Anlagen werden dann mit dem ausgewählten Eintragstyp abgelegt. Dadurch lässt sich das Eintrags-Symbol der Anlage anzeigen.

Konfiguration - Anzeige (1)

Der obere Teil der Konfiguration > Anzeige enthält folgende Themen:

• Archivbaum
• Anzeigebereich
• Suche
• Dialoge
• Dokumentengröße
• Listenansicht

Archivbaum

Legen Sie hier fest, ob der ELO Archivbaum nur Ordner anzeigen soll oder auch Dokumente.

Gelöschte Einträge

Legen Sie hier fest, ob gelöschte Einträge auch nach der Löschung noch sichtbar sein sollen.

Automatisch zu ELO wechseln

Legen Sie hier fest, dass bei einem Klick auf einen Eintrag im Archivbaum automatisch die ELO Oberfläche im Outlook Client erscheint.

Anzeigebereich

Legen Sie hier fest, ob der Anzeigebereich auf der rechten Seite oder unten angezeigt werden soll.

Suche

Begrenzen Sie hier den Umfang der Suchergebnisse.

Dialoge

Hier können Sie über Kontrollkästchen verschiedene Dialoge aktivieren und deaktivieren.

Dokumentengröße

Bei großen Dokumenten benötigt der ELO Outlook Client eine gewisse Zeit, bis die Ansicht geladen ist. Um Wartezeiten zu verhindern, können Sie hier einstellen, ob eine vorherige Nachfrage bei großen Dokumenten erscheinen soll.

Listenansicht

Legen Sie hier fest, ob in der Listenansicht die Ordner und Dokumente entweder getrennt voneinander oder gemischt angezeigt werden sollen.

Konfiguration - Anzeige (2)

Der untere Teil der Konfiguration > Anzeige enthält folgende Themen:

• Tabellenspalten
• Anzahl Prioritätsfelder
• Anzahl Indexspalten

Tabellenspalten

In der Listenansicht werden fünf verschiedene Typen von Tabellen angezeigt: Archiv, Bearbeitung, Suche / iSearch / ELO, Suche / iSearch / Outlook und Suche / Verschlagwortung durchsuchen / ELO. Legen Sie hier für jeden Typ fest, welche Details in den Tabellen der Listenansicht angezeigt werden sollen. Mit Klick auf die Schaltfläche Ändern erscheint der Dialog Tabelle ändern, in dem Sie Tabellenspalten verschieben, verbreitern, sowie ein- und ausblenden können.

Information: Die Konfiguration der Tabellen erscheint erst, wenn sie zuvor im Client einmal angezeigt wurden.

Anzahl Prioritätsfelder

Legen Sie über das Drehfeld fest, wie viele Spalten mit hoher Priorität maximal in der Tabelle angezeigt werden dürfen.

Anzahl Indexspalten

Geben Sie über das Drehfeld ein, wie viele Indexspalten in den Suchergebnistabellen der Verschlagwortungssuche angezeigt werden sollen.

Konfiguration - Archiv

Der Bereich Archiv enthält die Themen:

• Dublettenprüfung bei der Ablage
• Ablage von E-Mails
• Automatische E-Mail Archivierung
• Drag&Drop innerhalb des Archivs

Dublettenprüfung bei der Ablage

Wählen Sie über die Optionsfelder zwischen folgenden Optionen aus:

• Bei der Dublettenprüfung erscheint jedes Mal ein Auswahldialog.
• Die Datei wird immer doppelt abgelegt.
• Von der Datei wird immer eine Referenz erzeugt.

Ablage von E-Mails

Legen Sie die Behandlung von E-Mails mit Anhängen fest. Anhänge können zusammen mit den E-Mails oder getrennt abgelegt werden. Wählen Sie über die Optionsfelder zwischen folgenden Optionen aus:

• Bei der Ablage erscheint jedes Mal ein Auswahldialog.
• Es werden die E-Mail und die Anlagen zusammen abgelegt.
• Die E-Mail und die Anlagen werden getrennt voneinander abgelegt.
• Es werden nur die Anlagen als Einzeldokumente abgelegt.

Legen Sie über die folgenden Kontrollkästchen fest, was nach der Ablage von E-Mails geschehen soll:

• Nach der Archivierung in ELO E-Mail in Outlook löschen
• [A] vor Kurzbezeichnung bei Anlagen
• E-Mail Betreff in Anlagennamen einfügen
• Präfix archivierte E-Mail: Um archivierte E-Mails im Outlook Client zu kennzeichnen, ist standardmäßig das Präfix [ELO] vorangestellt. Über das freie Eingabefeld können Sie das Präfix ändern.

Automatische E-Mail Archivierung

Sie können E-Mails eines Outlook-Ordners automatisch archivieren. Hier legen Sie fest, welcher Outlook-Ordner welchem Ablagepfad in ELO zugeordnet werden soll.

Beachten Sie: In folgenden Fällen ist die automatische E-Mail-Archivierung nicht möglich: (1) Es handelt sich bei dem zu archivierenden Outlook-Ordner um einen öffentlichen Microsoft Exchange-Ordner, einen IMAP-Ordner, Ordner in einem MSN Hotmail-Konto oder einem Microsoft SharePoint Foundation-Ordner. (2) Die Berechtigungsstufe für den Ordner ist nur auf Lesen gestellt. (3) Der Store Provider unterstützt keine versteckten Elemente.

Um eine sinnvolle Nutzung der automatischen E-Mail-Archivierung zu gewährleisten, empfiehlt es sich, vorab in Microsoft Outlook Regeln zum automatischen Verschieben der E-Mails in bestimmte Ordner zu definieren.

Legen Sie zuerst über das Kontrollkästchen fest, ob Referenzen für weitere Empfänger angelegt werden sollen. Ist das Häkchen gesetzt, wird bei einer E-Mail mit einem größeren Empfängerkreis für jeden weiteren Empfänger eine Referenz im Archiv angelegt.

In einer Übersicht sehen Sie die schon vorgenommenen Zuordnungen eines Outlook-Ordners zu einem ELO Archivpfad.

Automatische Archivablage definieren

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, um eine neue Zuordnung zu definieren.

Der Dialog Automatische Archivablage definieren erscheint.

2. Wählen Sie einen Outlook-Ordner aus, für den Sie die automatische Archivierung definieren wollen.

3. Definieren Sie über die Schaltfläche Durchsuchen einen festen Ablagepfad in ELO.

4. Klicken Sie auf OK, um die Zuordnung eines Outlook-Ordners mit einem Ablagepfad zu speichern.

Die neue Zuordnung ist nun in der Übersicht im Bereich Archiv der Konfiguration zu sehen.

Dynamische Erweiterung

Über diesen Dialog ist es auch möglich, dynamische Erweiterungen für den Ablagepfad zu definieren.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Ordnerebene, um eine neue Ordnerebene zu erstellen. Hierzu stehen Ihnen elf Variablen über ein Drop-down-Menü zur Verfügung.

Optional: Klicken auf die Schaltfläche Ordnerebene löschen, um eine versehentlich angelegte Ordnerebene zu löschen.

2. Klicken Sie auf OK, um die Zuordnung eines Outlook-Ordners mit einem Ablagepfad zu speichern.

Die automatische Archivablage ist damit definiert. Beim nächsten Eingang einer Mail im definierten Outlook-Ordner startet automatisch die Archivablage.

Details zur Zuordnung

Wurde schon eine automatische Archivablage durchgeführt, erscheint in der Konfiguration im Bereichs Archiv bei Klick auf eine Zuordnung eine veränderte Übersicht.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen, falls Sie eine Zuordnung löschen möchten. Um die Zuordnungen zu aktivieren oder zu deaktivieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Aktivieren oder Deaktivieren.

Es erscheinen zu jeder Zuordnung Details:

• Der Status zeigt, ob der Dienst aktiv ist.
• Outlook-Ordner
• Pfad zum Outlook-Ordner
• Archivordner
• Pfad zum Archivordner
• Dynamische Erweiterung, falls angelegt.

In einer Protokollübersicht sehen Sie, welcher Eintrag zu welchem Zeitpunkt im Archiv automatisch abgelegt wurde.

Drag&Drop innerhalb des Archivs

Legen Sie fest, wie der Client das Verschieben von Einträgen per Drag-and-drop handhabt. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:

• Bei Drag-and-drop erscheint jedes Mal ein Auswahldialog.
• Die Datei wird immer verschoben.
• Es wird immer eine Referenz erzeugt.
• Die Datei wird immer kopiert.

Konfiguration - Administration (1)

Der obere Teil der Konfiguration > Administration enthält folgendes Thema:

Funktionen aktivieren oder deaktivieren. Dieser Bereich ist nur für Benutzer mit Administratorenrechten sichtbar.

Funktionen aktivieren oder deaktivieren

Die Funktionen in der Liste lassen sich per Klick auf das jeweilige Kontrollkästchen deaktivieren bzw. aktivieren. Ist der Haken gesetzt, steht die entsprechende Funktion zur Verfügung. Ist der Haken entfernt, wird die entsprechende Funktion auf der Benutzeroberfläche nicht mehr angezeigt.

Alle aktivieren: Alle Funktionen werden aktiviert.

Alle deaktivieren: Alle Funktionen werden deaktiviert.

Konfiguration - Administration (2)

Der untere Teil der Konfiguration > Administration enthält folgende Themen:

• Zusammenarbeit mit anderen Clients
• Übersicht Protokolldatei

Zusammenarbeit mit anderen Clients

Werden Dateien aus dem ELO Archiv bearbeitet, müssen sie dem Archiv entnommen werden. Sie werden dann ausgecheckt und als temporäre Dateien während der Bearbeitung in einem Ordner auf dem lokalen Computer gespeichert. Hier können Sie:

Hinzufügen: Legen Sie neue Checkout-Verzeichnisse auf dem Rechner fest.

Löschen: Löschen Sie Checkout-Verzeichnisse.

Aktivieren: Nehmen Sie Verzeichnisse in die Liste auf.

Deaktivieren: Entfernen Sie Checkout-Verzeichnisse aus der Liste.

Verzeichnis öffnen: Zeigt den Inhalt des Checkout-Verzeichnisses an.

Beachten Sie: Die Checkout-Verzeichnisse werden automatisch aufgeräumt. Dabei werden alle Dateien, die nicht vom ELO DMS Desktop ausgecheckt wurden, gelöscht.

Übersicht Protokolldatei: Hier finden Sie Informationen zu den Protokolldateien.

Protokolldateipfad: Sie können den aktuellen Pfad zur Protokolldatei (Logfile) ansehen und gegebenenfalls ändern. Um den Pfad und gegebenenfalls auch Ordner zu ändern, klicken Sie auf Durchsuchen. Es erscheint ein Dialog, mit dem Sie das Dateisystem Ihres Rechners öffnen und neue Ordner anlegen können.

Informationsniveau: Legen Sie über das Drop-down-Menü fest, mit welchem Informationsniveau die Protokolldateien geschrieben werden sollen. Vier Stufen sind möglich, die von der gänzlichen Abschaltung bis zu einer detaillierten Protokollierung reichen.

Protokolldatei: Zeigt in einer Tabelle die Protokolldatei des aktuellen Tages an.

Rechts neben der Protokolldatei befinden sich drei Schaltflächen:

• Aktualisieren: Aktualisiert die geöffnete Protokolldatei.
• Öffnen: Navigieren Sie im Verzeichnis zur gewünschten Protokolldatei und bestätigen Sie den Dialog mit Öffnen. Die Datei erscheint im Bereich Protokolldatei.
• Per E-Mail versenden: Versendet die geöffnete Protokolldatei als E-Mail-Anhang im TXT-Format mit dem Standard-E-Mail-Programm.

Details: Hier können Sie eine ausgewählte Zeile aus der Übersicht der Protokolldatei aufgeschlüsselt betrachten. Erst bei der Auswahl einer Zeile werden die Details aktiv. Folgende Details werden angezeigt:

• Nachricht
• Klasse
• Methode
• Zeile
• Datum
• Anwendung
• Fehlernachricht