Aufbau und Aussehen Ihres Archivs hängen stark von der individuellen Konfiguration ab. Hier wird der Zustand im Standard beschrieben.

Für jeden Besucher wird eine Besucherakte angelegt.

Besucherakten werden unter // Besuchermanagement // Besucher abgelegt.

Dynamische Ordner sortieren die Besucherakten und Gruppenordner nach Fristen.

Je nach Status werden die Besucherakten und Gruppenordner in unterschiedlichen Farben dargestellt:

• Grau: PR - Vorangemeldet
• Grün: CI - Eingecheckt
• Blau: CO - Abgemeldet
• Rot: CA - Voranmeldung storniert

Das Formular Besucher enthält Informationen über den Termin des Besuchers und über den Besucher selbst.

Information: Wenn Sie mit dem Mauszeiger über das Besucherbild fahren, wird es Ihnen größer angezeigt.

Neben dem Formular kann die Besucherakte weitere Dokumente zum jeweiligen Besucher enthalten, zum Beispiel unterzeichnete Unterlagen oder einen Besucherausweis.

Das Formular Besuchergruppe enthält Informationen über den Termin der Gruppe und eine Liste der Gruppenmitglieder.

Neben dem Formular kann der Gruppenordner weitere Dokumente zur jeweiligen Gruppe enthalten, zum Beispiel Besucherausweise oder E-Mails.

Darüber hinaus enthält ein Gruppenordner nach dem Einchecken für jedes Gruppenmitglied eine eigene Besucherakte. Diese Besucherakte ist aufgebaut wie die Besucherakten von Einzelbesuchern.