Auf dem Tab Berechtigungen im Dialog Verschlagwortung werden die Gruppen und Benutzer aufgelistet, die Zugriffsrechte für den gewählten Eintrag besitzen. Benutzer mit entsprechenden Benutzerrechten können die Einstellungen ändern.

Benutzer/Gruppe: Über das Feld Benutzer/Gruppe auswählen suchen Sie den gewünschten Benutzer bzw. die gewünschte Gruppe. Während Sie tippen, erscheinen Vorschläge. Neben Benutzern und Gruppen stehen die Optionen Eigentümerrechte und Vorgängerrechte zur Verfügung.

Über die Option Eigentümerrechte weist sich der Benutzer selbst sämtliche Rechte auf den Eintrag zu. Eigentümerrechte können übertragen werden, wenn der Benutzer beispielsweise das Unternehmen verlässt.

Über die Option Vorgängerrechte geben Sie einem neu in das Archiv kommenden Eintrag die Rechte des übergeordneten Archivobjekts.

Um einen Benutzer oder eine Gruppe auszuwählen, klicken Sie auf den entsprechenden Vorschlag.

Alternativ: Über das Dreieckssymbol am Ende des Feldes Benutzer/Gruppe auswählen öffnen Sie ein Drop-down-Menü. In diesem Drop-down-Menü sehen Sie die Benutzer und Gruppen in alphabetischer Reihenfolge und können diese per Klick auswählen.

In der mittleren Spalte sehen Sie, welche Benutzer oder Gruppen bereits Berechtigungen für den gewählten Eintrag besitzen und welche Berechtigungseinstellungen jeweils gelten.

Um die Berechtigungseinstellungen zu bearbeiten, markieren Sie einen Eintrag in der mittleren Spalte und selektieren oder deselektieren Sie einzelne Optionen.

Es gibt folgende Optionen:

• Sehen (R): Benutzer mit der Berechtigung Sehen haben lesenden Zugriff auf den ausgewählten Eintrag. Sie können den Inhalt des Eintrags sehen.
• Verschlagwortung ändern (W): Benutzer mit der Berechtigung Verschlagwortung ändern können die Verschlagwortung des ausgewählten Eintrags bearbeiten.
• Löschen (D): Benutzer mit der Berechtigung Löschen können den ausgewählten Eintrag löschen.
• Bearbeiten (E): Diese Berechtigung ist nur für Dokumente relevant. Benutzer mit der Berechtigung Bearbeiten können den ausgewählten Eintrag bearbeiten.
• Liste bearbeiten (L): Diese Berechtigung ist nur für Ordner relevant. Benutzer mit der Berechtigung Liste bearbeiten können den Inhalt des jeweiligen Ordners verändern. Sie können beispielsweise Dokumente in diesem Ordner erstellen oder Dokumente aus diesem Ordner verschieben.
• Berechtigungen ändern (P): Benutzer mit der Berechtigung Berechtigungen ändern können die Berechtigungen auf den ausgewählten Eintrag ändern.

Information: Optionen, die im jeweiligen Fall nicht relevant sind, werden kursiv und in spitzen Klammern dargestellt.

Persönlich: Über die Schaltfläche Persönlich vergeben Sie sich selbst alleinigen Vollzugriff auf den jeweiligen Eintrag. Alle anderen Berechtigungen werden entzogen.

UND-Gruppe: UND-Gruppen sind sinnvoll, wenn Sie nur die Benutzer einer Gruppe berechtigen wollen, die auch in einer anderen Gruppe Mitglied sind. Um eine UND-Gruppe zu erstellen, markieren Sie zwei Gruppen in der mittleren Spalte und klicken Sie auf UND-Gruppe.

Mitglieder anzeigen: Haben Sie eine Gruppe ausgewählt, können Sie die Mitglieder der Gruppe über die Schaltfläche Mitglieder anzeigen anzeigen lassen.

Berechtigungen entziehen: Um einem Benutzer bzw. einer Gruppe sämtliche Berechtigungen zu entziehen, klicken Sie auf das X-Symbol hinter dem ausgewählten Benutzer bzw. der ausgewählten Gruppe.