Anlegen von Masken

1. Welche Masken benötigen Sie?

2. Welche Felder mit welchen Einstellungen haben die Masken?

3. Welche Felder sollen in mehrern Masken verwendet werden?

4. Legen Sie zuerst alle Felder an.

5. Legen Sie anschließend die Masken an.

6. Ordnen Sie jetzt die Felder den Masken zu.

Beachten Sie: Bei der Konfiguration von Masken sollte die Anzahl der verwendeten Masken einen zweistelligen Bereich nicht überschreiten. Für jede Maske wird ein separater Suchindex aufgebaut. Eine große Anzahl von Masken erfordert daher einen großen Bedarf an Arbeitsspeicher und Festplattenspeicherplatz für die ELO iSearch.

Beschreibung: Im Administrationsbereich Masken und Felder werden die Masken für die Dokumente angelegt und verwaltet.

Information: Die für die Erstellung der Masken benötigten Feldvorlagen sollten Sie vor dem Anlegen der Maske erstellen. Feldvorlagen können in unterschiedlichen Masken verwendet werden.

Maske anlegen

1. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Maske hinzufügen.

Der Dialog Neue Maske erscheint.

2. Geben Sie unter Name einen Namen für die neue Maske ein.

3. Tragen Sie alle weiteren Informationen für die Maske in den Dialog Neue Maske ein.

Information: Berücksichtigen Sie die nachfolgenden Angaben bei den jeweiligen Eingabefeldern und Optionen.

4. Um die Maske zu speichern, klicken Sie auf Speichern.

Basisdaten der Maske

Name: Hier wird der Name der Maske eingetragen.

Übersetzungsvariable: In diesem Feld kann eine Variable festgelegt werden, die bei der individuellen Anpassung des Programms in Skripten oder Anpassungen für Übersetzungen beispielsweise des Maskennamens verwendet werden kann.

Letzte Änderung: Hier finden Sie den Zeitpunkt der letzten Änderung an der Maske.

ID: Identifikationsnummer der Maske. Sie wird automatisch vom System vergeben.

GUID: Hier finden Sie die vom System festgelegte GUID des Maske.

Daten als Tabelle speichern: Über die Schaltfläche Daten als Tabelle speichern legen Sie fest, dass die Daten der Einträge, die mit dieser Maske abgelegt werden, nicht über die übliche Datenbankstruktur (Tabelle objkeys) gespeichert werden. Stattdessen wird eine flachere Datenbanktabelle für diese Einträge angelegt. Diese Datenbanktabelle arbeitet mit einer Spalte pro Indexwert und nur einer Zeile pro Dokument. Diese Art der Datenspeicherung kann in speziellen Fällen notwendig sein, um die Leistungsfähigkeit bei der Suche zu verbessern.

Achtung: Es ist keine Rückkonvertierung in die übliche Datenbankstruktur möglich. Prüfen Sie sorgfältig, ob diese Einstellung in Ihrem Fall notwendig ist. Für nähere Informationen Beachten Sie die Dokumentation Metadatentabelle.

Verwendung

Verwendung

Ordner: Ist diese Option aktiviert, kann die Maske für die Eingabe von Metadaten bei Ordnern verwendet werden.

Dokumente: Ist diese Option aktiviert, kann die Maske für die Ablage eines Dokuments verwendet werden.

Suche: Ist diese Option aktiviert, kann die Maske als Suchmaske verwendet werden.

Relation: Ist diese Option aktiviert, kann die Maske zum Herstellen einer Verknüpfung des Typ Relation genutzt werden. In Feldern des Typs Relation können nur Masken ausgewählt werden, bei denen diese Option aktiviert ist.

Relationsfelder stellen eine Verbindung zu den jeweiligen Relationsmasken her. Über Relationsfelder können die Prioriätsfelder der verknüpften Maske als Stichwortliste dargestellt werden. Man erkennt Relationsfelder am Kettensymbol.

Information: Per Doppelklick überträgt man einen Eintrag aus der Stichwortliste ins Feld. Es wird nur die Kurzbezeichnung in das Feld übernommen. Über die Spalten kann die Stichwortliste sortiert werden.

Einschränkung

Verwendung durch Elternelement bestimmt: Ist die Option Verwendung durch Elternelement bestimmt aktiviert, steht diese Maske nur dann zur Verfügung, wenn Sie einen Untereintrag in einem Ordner ablegen oder anlegen, der eine Einschränkung auf diese Maske vorgibt.

Siehe die Option Maskenauswahl für Untereinträge einschränken.

Maskenauswahl für Untereinträge einschränken: Hier tragen Sie ein, welche Masken für die Untereinträge verwendet werden dürfen.

Über das Feld Name der Maske eingeben wählen Sie die gewünschte Maske aus. Während Sie tippen, schlägt Ihnen ELO die passenden Masken vor.

Mit einem Klick auf einen Vorschlag fügen Sie die jeweilige Maske der Liste hinzu. Über das X-Symbol hinter der jeweiligen Maske entfernen Sie diese wieder aus der Liste.

Felder

Im linken Programmbereich wird eine Vorschau der Maske angezeigt. Hier können Sie auch die Maske direkt durch das verschieben der Felder verändern. Felder und die Namen der Felder können mit der Maus verschoben werden.

Information: Vor der Verwendung der Felder in dem Bereich Masken und Felder müssen unbedingt im Bereich Feldvorlagen die Vorlagen für die Felder festgelegt werden. Vor der Anlage der Felder sollte ein vollständiges Konzept mit allen Einstellungen für die Masken vorliegen.

Felder verschieben

1. Klicken Sie auf das jeweilige Feld.

2. Positionieren Sie den Mauszeiger über dem Feld.

Der Mauszeiger verändert sich in einen Kreuz mit vier Pfeilspitzen.

3. Drücken Sie die linke Maustaste und halten Sie die Maustaste gedrückt.

4. Verschieben Sie das Feld - an die gewünschte Stelle in der Maske.

5. Lassen Sie die Maustaste los.

Das Feld befindet sich jetzt an dem gewünschten Platz in der Maske.

Information: Die Feldbezeichnungen verschieben Sie auf dieselbe Weise.

Felder anlegen

1. Wählen Sie den gewünschten Tab der Maske.

Beachten Sie: Maximal können pro Maske 200 Felder verwendet werden. Bei der Nummerierung der Felder sind die Nummern 51 bis 60 als versteckte Felder für Skripte reserviert.

Optional: Legen Sie über die Schaltfläche Tab hinzufügen - rechts neben der Vorschau der Maske - einen neuen Tab an.

2. Klicken Sie auf die untere Schaltfläche Feld hinzufügen, um der Maske ein neues Feld hinzufügen.

Das Feld wird angelegt und mit der Markierung Neu versehen.

Im Bereich Eigenschaften des Feldes lassen sich die Eigenschaften des Feldes bearbeiten.

3. Tragen Sie die nötigen Informationen für das neuen Feld ein.

Information: Die Einstellungen entnehmen Sie den nachfolgenden Erläuterungen zu den Eigenschaften der Felder.

Eigenschaften des Feldes

Feldgruppe: Über das Feld Feldgruppe wählen Sie eine Gruppenbezeichnung aus der Liste der vorhandenen Feldvorlagen aus. Mit Hilfe der Gruppenbezeichnung wird beispielsweise das Suchen über mehrere Masken, falls alle dieselbe Feldvorlage verwenden, möglich. Außerdem können Sie über die Gruppenbezeichnung dem Benutzer eine Stichwortliste für mehrere Masken zur Verfügung stellen.

Beachten Sie: Eine Feldgruppe darf pro Maske nur ein Mal verwendet werden.

Information: Einen Teil der Einstellungen für die Felder finden Sie in dem Bereich Feldvorlagen.

Name: Tragen Sie hier den Namen des Feldes ein.

Übersetzungsvariable (Name): Um den Namen des Feldes mehrsprachig anbieten zu können, tragen Sie hier einen entsprechenden Variablennamen ein. Die dazugehörige Variable muss in einer Properties-Datei in den gewünschten Sprachen vorliegen.

Darstellung: Legen Sie hier den Status des Feldes fest. Mit der Eigenschaft Normaler Zugriff ist das Feld sichtbar und Daten können manuell eingegeben werden. Ist die Eigenschaft auf Nicht editierbar eingestellt, können keine manuellen Eingaben in das Feld gemacht werden. Das Feld kann aber z. B. über ein Skript mit Informationen gefüllt werden. Ist die Eigenschaft auf Unsichtbar eingestellt, ist das Feld für den Benutzer nicht sichtbar, kann aber über ein Skript trotzdem gefüllt werden.

Tooltip: Hier kann ein Text hinterlegt werden, der angezeigt wird, wenn der Benutzer den Mauszeiger über das Feld bewegt (Mouseover).

Übersetzungsvariable (Tooltip): Um den Tooltip mehrsprachig anbieten zu können, tragen Sie hier einen entsprechenden Variablennamen ein. Die dazugehörige Variable muss in einer Properties-Datei in den gewünschten Sprachen vorliegen.

Feld mit hoher Priorität: Aktivieren Sie im Bereich Masken und Felder die Option Feld mit hoher Priorität, um die Information aus den Feldern nacheinander in der Baumansicht anzuzeigen.

Feld beim Einchecken anzeigen: Das Feld wird beim Einchecken angezeigt. Sie können zu diesem Zeitpunkt noch Informationen in die Metdadaten eintragen.

Pflichtfeld: Hier legen Sie fest, ob ein Feld ein Pflichtfeld ist. Diese Einstellung sollte in dem Bereich der Feldvorlagen festgelegt werden.

Eingabe auf Untereinträge vererben: Ist die Option Eingabe auf Untereinträge vererben aktiviert, können Metadaten an Untereinträge weitergegeben werden.

Eingaben von Elternelement erben zulässig: Ist die Option Eingaben von Elternelement erben zulässig aktiviert, können Einträge mit dieser Maske Metadaten von übergeordneten Einträgen übernehmen.

Standardwert: Soll ein Feld automatisch mit einem bestimmten Wert vorausgefüllt sein, tragen Sie den entsprechenden Wert in das Feld Standardwert ein.

Positionierung

Im Bereich Positionierung bearbeiten Sie die genaue Position des Feldes. Als Orientierungshilfe schalten Sie das Raster in der Vorschau ein (Schaltfläche Raster an- und ausschalten).

Information: Damit eine Änderung in diesem Bereich in der Vorschau zu sehen ist, müssen Sie die Maske speichern.

Tab: Über das Drop-down-Menü wählen Sie aus, auf welchem Tab das Feld angezeigt werden soll.

Label-Spalte: Dieser Wert bestimmt die horizontale Anfangsposition des Feldnamens.

Label-Zeile: Dieser Wert bestimmt die vertikale Anfangsposition des Feldnamens.

Eingabespalte: Dieser Wert bestimmt die horizontale Anfangsposition des Feldes.

Eingabezeile: Dieser Wert bestimmt die vertikale Anfangsposition des Feldes.

Eingabebreite: Dieser Wert bestimmt die Breite des Feldes in Spalten. Ist der Wert 0 eingetragen, wird die Spaltenbreite automatisch an den vorhandenen Platz angepasst.

Maskenberechtigung

Im Bereich Maskenberechtigung legen Sie die Zugriffsrechte für die Maske fest.

Benutzer oder Gruppe hinzufügen: Über das Feld Benutzer oder Gruppe hinzufügen suchen Sie nach Benutzern und Gruppen. Während Sie tippen, schlägt Ihnen ELO die passenden Benutzer und Gruppen vor. Um einen Benutzer oder eine Gruppe hinzuzufügen, klicken Sie auf einen Vorschlag.

Berechtigte Benutzer oder Gruppe: Im Feld Berechtigte Benutzer oder Gruppe sehen Sie die Benutzer und Gruppen mit Berechtigungen für die Maske. Über die Kontrollkästchen neben dem Feld Berechtigte Benutzer oder Gruppe bearbeiten Sie die Berechtigungseinstellungen.

UND-Gruppe: Über die Schaltfläche UND-Gruppe verbinden Sie zwei oder mehrere Gruppen. Die vergebenen Berechtigungen gelten in diesem Fall nur für Benutzer, die in allen als UND-Gruppe verbundenen Gruppen Mitglied sind.

Eigentümerrechte: Über die Schaltfläche Eigentümerrechte fügen Sie Berechtigungen für den Ersteller der Maske hinzu.

Mitglieder der Gruppe: Der Bereich Mitglieder der Gruppe zeigt alle Benutzer der ausgewählten Gruppe an.

Optionen der Einträge

Eintragstyp (Nur für Ordnermasken): Über das Drop-down-Menü Eintragstyp lässt sich für Ordner ein Eintragstyp vordefinieren.

Schriftfarbe: Farbe für die Anzeige des Dokumententyps.

Dokumentenstatus/Sortierung: Wählen Sie hier für eine Maske für Dokumente den Dokumentenstatus aus, mit dem das Dokument abgelegt werden soll. Legen Sie für eine Maske für Ordner die Sortierreihenfolge für Dokumente fest, die in diesem Ordner abgelegt werden.

Dokumentenpfad: Wählen Sie hier den Dokumentenpfad aus, der mit der Maske verwendet werden soll. Voreingestellt ist immer der Pfad basis.

Lebensdauer: Definieren Sie hier die Lebensdauer des Dokuments. Nach dem definierten Zeitraum wird das Dokument aus ELO entfernt. Diese Funktion ist vor allem für Dokumente gedacht, die an eine bestimmt Aufbewahrungsfrist gebunden sind, wie z. B. Verträge.

Kurzbezeichnung übersetzen: Mit dieser Option können Sie festlegen, dass die Kurzbezeichnung mit in die Übersetzungstabelle mit aufgenommen wird.

Schnellvorschau für Dokumente des Ordners ermöglichen: Mit dieser Option können Sie festlegen, dass bei der Anzeige vom Inhalt eines Ordners im rechten Bildschirmbereich nicht eine Liste der enthaltenen Dokumente, sondern das erste Dokument in dem Ordner angezeigt wird.

Verschlüsselungskreis: Wählen Sie hier den Verschlüsselungskreis aus, mit dem das mit der Maske abgelegte Dokument verschlüsselt werden soll. Optional steht auch die Einstellung Keine Verschlüsselung zur Verfügung.

In Volltext aufnehmen: Wenn diese Option aktiviert wird, dann wird das abgelegte Dokument in die Volltextdatenbank und damit in die Volltextsuche aufgenommen.

Freigabedokument: Diese Einstellung korrespondiert mit dem Recht Autor für Freigabedokumente. Dokumente mit dieser Option können von einem Autor für Freigabedokumente entsprechend bearbeitet werden. Bei Freigabedokumenten besteht für den Bearbeiter die Möglichkeit, vorhergehende Versionen eines versionsverwalteten Dokuments weiterhin zu bearbeiten, ohne dass dies für die anderen Benutzer sichtbar ist.

Berechtigungen der Einträge

Legen Sie hier die Rechte für das abzulegende Dokument fest.

Beachten Sie: Diese Einstellungen müssen mit den Berechtigungen für die Maske und mit den Berechtigungen für die Feldvorlagen abgestimmt werden.

Benutzer oder Gruppe hinzufügen: Über das Feld Benutzer oder Gruppe hinzufügen suchen Sie nach Benutzern und Gruppen. Während Sie tippen, schlägt Ihnen ELO die passenden Benutzer und Gruppen vor. Um einen Benutzer oder eine Gruppe hinzuzufügen, klicken Sie auf einen Vorschlag.

Berechtigte Benutzer oder Gruppe: Im Feld Berechtigte Benutzer oder Gruppe sehen Sie die Benutzer und Gruppen mit Berechtigungen. Über die Kontrollkästchen neben dem Feld Berechtigte Benutzer oder Gruppe bearbeiten Sie die Berechtigungseinstellungen.

UND-Gruppe: Über die Schaltfläche UND-Gruppe verbinden Sie zwei oder mehrere Gruppen. Die vergebenen Berechtigungen gelten in diesem Fall nur für Benutzer, die in allen als UND-Gruppe verbundenen Gruppen Mitglied sind.

Eigentümerrechte: Über die Schaltfläche Eigentümerrechte fügen Sie Berechtigungen für den Ersteller des Eintrags hinzu.

Vorgängerrechte: Über die Schaltfläche Vorgängerrechte stellen Sie die Berechtigungen so ein, dass die Einstellungen vom übergeordneten Eintrag übernommen werden.

Mitglieder der Gruppe: Der Bereich Mitglieder der Gruppe zeigt alle Benutzer der ausgewählten Gruppe an.

Ablageregeln

Ablagepfad automatisch anlegen: Aktivieren Sie diese Option, dann wird bei der automatischen Ablage von Dokumenten ein nicht vorhandener Ablagepfad automatisch erzeugt.

Referenzpfad automatisch anlegen: Bei der automatischen Ablage von Dokumenten wird bei der Erzeugung einer Referenz ein nicht vorhandener Pfad für eine Referenz automatisch angelegt.

Indexaufbau: Im Feld Indexaufbau sehen Sie den aktuell angelegten Indexaufbau. Sie legen den Indexaufbau über das Feld Ablagepfad fest. Bei Bedarf lassen sich weitere Pfade über die Schaltfläche Referenzpfad hinzufügen anlegen.

Ablagepfad: Über das Feld Ablagepfad definieren Sie eine Regel für die automatische Ablage von Dokumenten in ELO. Es wird der Ablagepfad eingetragen, in dem die mit dieser Maske abgelegten Dokumente automatisch abgelegt werden.

Beispiel: [¶Rechnungen¶]+LD(7,4)+[¶]+L1(1,1)

Der Indexaufbau wird mit festen oder variablen Bestandteilen definiert.

Information: Nähere Informationen zur Syntax des Indexaufbaus finden Sie im Kapitel Indexaufbau und Felder.

Referenzpfad hinzufügen: Zusätzlich zum Ablagepfad können Sie weitere Pfade für die Ablage anlegen. Über die Schaltfläche Referenzpfad hinzufügen fügen Sie Felder für weitere Pfade hinzu.

Information: Um einen Referenzpfad oder den Ablagepfad aus dem Indexaufbau zu entfernen, klicken Sie auf das X-Symbol hinter dem jeweiligen Feld.

Standard-Workflow: Wählen Sie hier den Workflow aus, der gestartet werden soll, wenn ein Dokument mit dieser Maske abgelegt wird.

Check-in-Workflow: Wählen Sie hier den Workflow aus, der beim Check-in gestartet werden soll.

Barcode Info

Barcode Info: Hier finden Sie die mit dem Barcode-Assistenten definierten Regeln. Die Barcode-Regeln legen Sie über die Schaltfläche neben dem Anzeigefeld fest.

Information: Weitere Informationen zu den Einstellungen finden Sie in der Dokumentation zu ELO Barcode.

Übersicht Felder

Hier finden Sie eine Übersicht zu den der Maske zugeordneten Feldvorlagen. Der Tabelle können Sie die Feld-IDs entnehmen, die Sie für den Indexaufbau gegebenenfalls benötigen.