Ce paragraphe décrit les droits utilisateurs. Voici un explicatif des droits. La structure est la même que dans la section Gestion des utilisateurs.

Droits globaux

Activer le verrouillage d'authentification : lorsque l'option Activer le verrouillage d'authentification est activée, l'utilisateur en question ne peut pas s'authentifier à l'archive. Cela vaut également pour les comptes de service.

Information : cette option n'est pas disponible à l'utilisateur administratif créé par le biais de ELO Server Setup.

Visible dans les listes utilisateur : si la case est cochée pour cette option, l'utilisateur ou le groupe apparaît dans les dialogues dans lesquels il est possible de sélectionner des utilisateurs et groupes. Si par exemple vous souhaitez qu'un utilisateur puisse modifier un noeud de processus, l'option Visible dans les listes utilisateur doit être active, afin que l'utilisateur puisse être sélectionné comme responsable.

Permettre une authentification interactive : si cette option est activée, l'utilisateur peut s'authentifier par le biais des dialogues d'authentification et par le biais des clients ELO. Si cette option n'est pas activée, l'utilisateur correspondant ne peut être utilisé que par le biais du compte de service (comme, par exemple, le compte ELO Service).

Groupe d'options (seulement les groupes) : si l'option Groupe d'options est activée, le groupe peut être utilisé pour transmettre les réglages à plusieurs utilisateurs.

Remplacement autorisé (seulement les groupes) : lorsque l'option Remplacement autorisé est activée, le groupe correspondant peut être sélectionné en tant que groupe de remplacement.

Les utilisateurs peuvent définir les groupes de remplacement. Tous les membres du groupe de remplacement peuvent effectuer un remplacement en cas d'absence d'un collègue.

Rôle fonctionnel (seulement les groupes) : si l'option Rôle fonctionnel est activé, les membres du groupe obtiennent une interrogation lors de l'authentification, à savoir s'ils souhaitent endosser le rôle fonctionnel pour cette session. Cela permet aux utilisateurs de décider s'ils souhaitent utiliser ELO avec un rôle, et si oui, lequel.

Cela est recommandé lorsqu'un utilisateur doit remplir plusieurs rôles dans ELO, qui requièrent différentes autorisations et droits.

Appliquer les droits utilisateurs de : le champ de recherche Recherche de permet de rechercher d'autres utilisateurs ou groupes, à partir desquels vous pouvez copier les réglages concernant les droits utilisateur.

Transmission

Il existe toujours deux cases pour les droits ci-dessous. La première se réfère aux droits personnels de l'utilisateur. La seconde case à cocher affiche les autorisations extraites à partir de l'affiliation aux groupes de l'utilisateur. Si vous passez sur la deuxième case avec la souris, une infobulle avec les informations de groupe du droit en question apparaît.

Gestion des utilisateurs

Information : les boutons d'information placés à côté des différents droits utilisateurs permettent d'obtenir plus d'informations.

Administrateur principal : ce droit devrait être réservé à l'administrateur système. L'utilisateur principal a automatiquement des droits primordiaux et peut s'attribuer chaque droit, ainsi qu'aux autres utilisateurs. L'administrateur principal peut gérer tous les utilisateurs et groupes, ainsi que leurs droits. Par ailleurs, l'administrateur principal a d'autres possibilités, par exemple déverrouiller des cryptages ou créer des cercles de cryptage.

Modifier les données utilisateur : cette option permet à l'utilisateur de créer de nouveaux utilisateurs et de les gérer. Les nouveaux utilisateurs peuvent seulement disposer les mêmes droits, ou de moins de droits.

Modifier le mot de passe : l'utilisateur a le droit de modifier son mot de passe, dans le Menu ELO, Modifier le mot de passe.

Administrateur SAP : ce droit sert à connecter ELO à SAP par le biais du module ELO ArchiveLink. Grâce à ce droit, vous avez la possibilité de gérer le masque pour l'interface SAP. Le masque pour les documents gérés par SAP est visible pour tous, mais seulement modifiable par l'utilisateur possédant ce droit.

Remarque : le droit Administrateur SAP ne suffit pas. Un administrateur SAP a besoin d'autres droits. De plus, assignez le droit Modifier les masques. Si vous souhaitez que l'administrateur SAP puisse créer des listes de mots-clés, attribuez lui le droit Modifier les listes de mots-clés.

Utilisateur DMS Desktop, pas de processus : seuls les utilisateurs utilisant uniquement les composants de ELO DMS Desktop devraient obtenir ce droit. Ce droit retire le droit de participer à des processus. Veuillez prendre en compte les possibilités de votre licence ELO.

Utilisateur ELO Desktop Client Plus : ce droit permet l'utilisation de la version avancée du client Desktop ELO. Par exemple, le client Desktop Plus permet d'utiliser les processus.

Les utilisateurs du client Desktop ELO Plus requièrent une licence correspondante.

Autorisations classeur/document

Modifier la structure d'archive: ce droit permet de modifier ou de créer la structure des dossiers (armoires, classeurs etc.). Il n'inclut pas le droit de créer une nouvelle archive.

Modifier les documents : l'utilisateur peut traiter des documents ou encore créer de nouveaux documents.

Modifier les autorisations : l'utilisateur peut modifier les réglages des autorisations, seulement si un utilisateur possède ce droit.

Afficher toutes les entrées, ignorer les autorisations : ce droit devrait être réglé à l'administrateur principal. Ce droit annule toutes les autorisations existantes concernant les objets. Vous avez les autorisations intégrales pour toutes les entrées ELO et vous avez le droit d'exécuter toutes les activités dans ELO.

Autorisation d'importation : l'utilisateur peut importer un jeu de données d'exportation dans l'archive actuelle. Toutes les données se trouvant dans le jeu de données sont importées. Les données sur lesquelles l'utilisateur n'a pas d'autorisation sont également importées. Ces données ne sont pas visibles pour lui. Il est donc possible d'importer toutes les données, indépendamment des droits.

Autorisation d'exportation : l'utilisateur a le droit d'exporter les objets et documents ELO sur lesquels il possède l'autorisation d'accès dans l'archive.

Options de classeur/document

Changer de masque après le dépôt : ultérieurement, l'utilisateur peut assigner un autre masque à un document. Il se pourrait cependant que les métadonnées soient perdues.

Modifier les listes de mots-clés : si vous possédez ce droit, vous pouvez modifier les listes de mots-clés. Cela inclut la liste de mots-clés globale, la liste de mots-clés lors de la création d'un masque, la liste de mots-clés lors de l'entée des métadonnées, la liste de mots-clés de processus et les listes de mots-clés de commentaires de version, les numéros de versions et les commentaires de version.

Modifier le délai de conservation : l'utilisateur peut modifier et définir le délai de conservation des documents. Il a seulement accès au champ de date Fin du délai de conservation placé sur l'onglet Options du dialogue Métadonnées. La date peut être modifiée à l'aide de la fonction de calendrier du champ.

Modifier le statut de document : l'utilisateur ne peut pas modifier le statut de document des entrées (pas de contrôle de version, contrôle de version, pas de modification possible).

Modifier le chemin de document : ce droit permet de modifier le champ Chemin de document sur l'onglet Options dans les métadonnées d'un document.

Ceci est seulement possible dans la section Boîte de réception, si les métadonnées n'ont pas encore été entrées pour le document. Le champ est désactivé pour les documents dont les métadonnées ont déjà été entrées.

Attention : un déplacement ultérieur vers un autre chemin de document n'est possible que par le biais de la fonction Déplacer les fichiers document (Client Java ELO > Gérer > Système). Pour ceci, le droit Administrateur principal est requis.

Auteur pour les documents de validation : vous avez seulement la possibilité de modifier les documents de validation si vous possédez ce droit. Vous avez la possibilité de modifier les anciennes versions d'un document soumis au versioning sans que cela soit visible pour les autres utilisateurs.

Afficher "Texte supplémentaire" : ce droit a pour effet que l'utilisateur a le droit de voir l'onglet Informations supplémentaires sur les masques. Sur l'onglet Informations supplémentaires sont enregistrées le cas échéant des valeurs permettant de diriger les processus, ou des valeurs pour le traitement automatique.

Supprimer

Supprimer un classeur : l'utilisateur a le droit de supprimer les classeurs.

Supprimer des documents : l'utilisateur a le droit de supprimer des documents.

Supprimer les documents non modifiables : ce droit permet à l'utilisateur de supprimer de l'archive les documents non modifiables.

Supprimer les versions : ce droit permet à l'utilisateur de supprimer dans le dialogue de version les versions d'un document soumis au versioning.

Processus

Gérer les processus : l'utilisateur a le droit de créer et de gérer des processus et des modèles de processus. Il a également le droit de modifier les processus.

Démarrer les processus : l'utilisateur a la droit de démarrer des processus et processus ad hoc.

Extension des autorisation de processus : si vous possédez ce droit, alors vous pouvez voir les documents pour lesquels vous n'avez pas d'autorisations. C'est le cas, par exemple lorsque l'utilisateur est entré comme responable et que le processus ne réfère au document correspondant.

Afficher les processus de tous les utilisateurs : avec ce droit, l'utilisateur peut utiliser les processus des autres utilisateurs.

Paramètres système

Modifier les données de base : ce droit permet l'accès à la gestion de la police, options de rapport et gestion de clés.

Modifier les profils de numérisation : ce droit permet de modifier les profils de numérisation dans le dialogue correspondant du client Java ELO. Le dialogue Profils de numérisation se trouve dans le client Java ELO dans la section Boîte de réception, dans l'onglet Déposer > Numériser.

Utiliser le débogueur : ce droit permet à l'utilisateur de modifier les scripts dans ELO. Par ailleurs, ce droit lui permet d'accès au débogueur JavaScript (raccourci clavier : Ctrl + ALT + D).

Modifier les champs et masques : l'utilisateur a le droit de modifier et d'éditer les masques et modèles de champs. Pensez aux conséquences d'une modification ultérieure des masques dans une archive !

Assigner les cercles de réplication : ce droit concerne le module ELO Replication. Les cercles de réplication créés dans ELO Replication, doivent être assignés aux entrées dans le client Java ELO. Si non, un échange avec d'autres archives ne sera pas possible.

ELO Analytics

Gérer les recherches (Discover) : ce droit vous permet de créer et de configurer les requêtes à la base de données Lucene. Les requêtes sont la base pour l'évaluation des données de l'archive ELO.

Gérer les visualisations : ce droit vous permet de gérer la visualisation des résultats de recherche de la base de données Lucene.

Gérer les tableaux de bord : ce droit vous permet de gérer les tableaux de bord. Les résultats de recherche des visualisations souhaitées sont assignés sur les tableaux de bord.

Afficher les tableaux de bord : ce droit vous permet d'afficher les tableaux de bord configurés. Vous avez seulement le droit de visualiser les résultats des évaluations.