Aufrufbar über: Menüband > Neu > Aufgabe erstellen.

Über diesen Dialog erstellen und starten Sie einen neuen Ad-hoc-Workflow. Mit einem Ad-hoc-Workflow können Sie andere Benutzer um eine Freigabe oder Kenntnisnahme bitten.

Name und Art

Bezeichnung: Geben Sie einen Namen für den neuen Ad-hoc-Workflow ein.

Gespeicherten Ad-hoc-Workflow aus Vorlage laden (Ordnersymbol): Über die Funktion Gespeicherten Ad-hoc-Workflow aus Vorlage laden öffnen Sie als Vorlage gespeicherte Ad-hoc-Workflows (s. u.).

Als Vorlage speichern (Diskettensymbol): Über die Funktion Als Vorlage speichern lässt sich der aktuelle Ad-hoc-Workflow als Vorlage speichern. Sie können einen Namen für die Vorlage vergeben.

Pro gespeicherte Vorlage erstellt ELO einen Ordner im Benutzerordner des jeweiligen Erstellers unter Administration // Users // <Ordner mit entsprechendem Zahlenbereich> // <Benutzername> // data // AdHoc Templates. Die Daten der Vorlage werden im Zusatztext des jeweiligen Ordners gespeichert.

Information: Mit Standardeinstellungen stehen gespeicherte Vorlagen nur dem Ersteller zur Auswahl. Allerdings können die Vorlagen, mit entsprechenden Berechtigungen, als Referenzen bzw. Kopien an andere Benutzer weitergegeben werden. Die Referenzen/Kopien müssen im Ordner AdHoc Templates des jeweiligen Benutzers abgelegt werden.

Eine vorhandene Vorlage löschen (X-Symbol): Über die Funktion Eine vorhandene Vorlage löschen lassen sich Ad-hoc-Workflow-Vorlagen löschen. Über einen Auswahldialog wählen Sie die Vorlage aus, die Sie löschen wollen.

Beachten Sie: Beim Löschen werden sowohl die Originalvorlage als auch eventuell vorhandene Referenzen gelöscht.

Prio: Legen Sie die Wichtigkeit des Workflows fest: A (hoch), B (mittel), C (niedrig). Anhand der Priorität kann die Aufgabenliste sortiert bzw. gefiltert werden.

Art: Wählen Sie, welche Art von Ad-hoc-Workflow Sie erstellen wollen. Es gibt folgende Arten:

• Freigabe seriell: Der Workflow wird nacheinander an die Teilnehmer geleitet. Die Teilnehmer müssen entscheiden, ob Sie eine Freigabe erteilen. Je nach Ergebnis wird die entsprechende Meldung an den gewählten Empfänger gesendet.

• Freigabe parallel: Der Workflow wird parallel verteilt. Alle Empfänger erhalten den Workflow gleichzeitig. Jeder Teilnehmer muss die Freigabe erteilen.

• Kenntnisnahme seriell: Der Workflow wird seriell (nacheinander) an die einzelnen Teilnehmer weitergeleitet. Die Teilnehmer müssen der Reihe nach den Empfang des Workflows bestätigen. Solange ein Benutzer den Workflow nicht zur Kenntnis nimmt, wir der Workflow nicht an die nachfolgenden Teilnehmer weitergeleitet.

• Kenntnisnahme parallel: Der Workflow wird parallel an alle Teilnehmer versendet. Die Teilnehmer sollen den Empfang des Workflows bestätigen. Nach Abschluss wird die entsprechende Meldung an den gewählten Empfänger gesendet.

Benutzerauswahl und Arbeitsanweisung

Benutzer/Gruppe hinzufügen: Über das Feld Benutzer/Gruppe hinzufügen suchen Sie den gewünschten Benutzer bzw. die gewünschte Gruppe. Während Sie tippen, erscheinen Vorschläge.

Um einen Benutzer oder eine Gruppe auszuwählen, klicken Sie auf den entsprechenden Vorschlag.

Alternativ: Über das Dreieckssymbol am Ende des Felds Benutzer/Gruppe hinzufügen öffnen Sie ein Drop-down-Menü. In diesem Drop-down-Menü sehen Sie die zuletzt ausgewählten Benutzer und Gruppen und können diese erneut auswählen.

Information: Bei seriellen Ad-hoc-Workflows bestimmt die Reihenfolge in der Liste die Reihenfolge der Zustellung. Über die Schaltflächen Einen Schritt nach oben verschieben (Nach oben zeigendes Pfeilsymbol) und Einen Schritt nach unten verschieben (Nach unten zeigendes Pfeilsymbol) ändern Sie die Reihenfolge.

Arbeitsanweisung: Im Feld Arbeitsanweisung tragen Sie die individuelle Arbeitsanweisung für den jeweils in der Liste markierten Benutzer ein. Der Benutzer sieht die Arbeitsanweisung im Funktionsbereich Aufgaben in der Spalte Arbeitsschritt, sobald er den Workflow erhalten hat.

Eskalationsmanagement: Über die Schaltfläche Eskalationsmanagement öffnen Sie den Dialog Eskalationsmanagement. Über den Dialog stellen Sie ein, wie lange der Workflow beim jeweiligen Benutzer bleiben darf. Sie können einen Benutzer angeben, der bei einer Fristüberschreitung informiert wird.

Mitglieder der Gruppe: Wenn Sie eine Gruppe ausgewählt haben, sehen Sie im Bereich Mitglieder der Gruppe, welche Benutzer Mitglied in der Gruppe sind.

Expandieren: Über die Schaltfläche Expandieren werden Gruppen nicht als Gruppe aufgeführt. Stattdessen werden die einzelnen Mitglieder der Gruppe aufgeführt.

Information: Ist eine Gruppe ausgewählt, kann ein Mitglied der Gruppe den Workflow annehmen und bearbeiten. Wird die Gruppe expandiert, erhält jedes Mitglied der Gruppe den Workflow zur Bearbeitung.

Abschlussoptionen

Empfänger: Im Feld Empfänger sehen Sie, welcher Benutzer nach Abschluss des Workflows informiert wird. Um den Empfänger zu ändern, klicken Sie auf Benutzer auswählen.

Erfolgsmeldung: In das Feld Erfolgsmeldung tragen Sie einen Text für die Abschlussmeldung ein.

Abbruchmeldung: In das Feld Abbruchmeldung tragen Sie einen Text für die Abbruchmeldung ein. Das gilt nur für Ad-hoc-Workflows vom Typ Freigabe.

Workflow allen Benutzern entziehen, sobald ein Benutzer keine Freigabe erteilt hat: Diese Option gibt es nur bei Workflows des Typs Freigabe parallel. Ist die Option aktiviert, wird verhindert, dass Benutzer bereits abgebrochene Freigabeprozesse bearbeiten müssen.

Ende-Skript: Über die Schaltfläche Ende-Skript wählen Sie ein Skript aus, das nach Abschluss des Ad-hoc-Workflows ausgeführt wird.

OK: Um den Ad-hoc-Workflow zu starten, klicken Sie auf OK.

Abbrechen: Um den Dialog zu schließen, ohne Änderungen zu speichern, klicken Sie auf Abbrechen.