Vous pouvez entrer et modifier les métadonnées d'une entrée dans le dialogue Métadonnées. Le dialogue se compose de la section Sélection de masque et de différents onglets.

Sélection de masque

Vous voyez les masques disponibles dans la section Sélection de masque (sur la partie gauche du dialogue). Selon l'objet marqué dans l'archive, seront affichés les masques pour classeurs ou documents. Chaque masque a ses propres champs et réglages.

Masquer/afficher les masques : vous pouvez ouvrir ou fermer la section Sélection de masque via le symbole de la flèche.

Filtrer : le champ Filtrer vous permet de rechercher en fonction des masques.

Réinitialiser le filtre : le bouton Réinitialiser le filtre vous permet de supprimer le texte de filtre actuellement utilisé. La liste des masques apparaît telle quelle, sans être filtrée.

Onglets

Les masques sont composés d'onglets. Différents onglets apparaissent, en fonction du masque. Il existe les onglets standards suivants :

• Base
• Texte supplémentaire
• Options
• Droits
• Historique des modifications
• Autres informations

Ci-dessous, vous trouverez une description des onglets standards. D'autres onglets apparaissent, en fonction du réglage du masque.

Onglet 'Base'

Lorsque vous ouvrez le dialogue Métadonnées, s'ouvre tout d'abord l'onglet Base. Il contient au moins les champs standards :

• Désignation : titre de l'entrée. Est affiché dans l'arborescence.
• Date : la date de document se réfère à la date actuelle du fichier. Lorsque le document est modifié, il est possible d'actualiser la date de document.
• Date de dépôt : la date de dépôt se réfère à la date de dépôt du document dans ELO.
• Version actuelle : affiche le numéro de version, si celui-ci a été entré. Il ne s'agit pas du compteur de version.
• Utilisateur : affiche l'utilisateur ayant modifié le document en dernier lieu.

Autres champs

D'autres champs apparaissent, en fonction du réglage du masque. Il est possible que d'autres champs se trouvent sur d'autres onglets.

Les champs influencent le type de données que vous entrez. Il existe différents types de champs qui peuvent être configurés différemment en fonction du masque.

Champ de texte : il est possible d'entrer des lettres, des chiffres et des caractères spéciaux dans un champ de texte. Il est également possible de limiter l'entrée dans les champs d'entrée. Par exemple, définir une longueur maximale pour l'entrée.

Champ de date : les champs de date acceptent uniquement des entrées de date. Les champs de date disposent d'une fonction calendrier.

Champ obligatoire : les champs peuvent être configurés de manière à ce que vous deviez entrer un nombre précis de caractères pour clôturer l'entrée des métadonnées.

Les champs obligatoires sont dotés d'une étoile rouge et l'arrière-plan du champ s'affiche en rouge. Par ailleurs, la dernière ligne du dialogue affiche d'éventuels conflits.

Listes de mots-clés : vous reconnaissez les champs avec listes de mots-clés au symbole de la liste placé derrière le champ en question.

Les listes de mots-clés servent à homogénéiser et à accélérer l'entrée des métadonnées.

Information : Un champ pour lequel a été créée une liste de mots-clés peut être configuré de manière à ce que le champ soit saisi seulement avec la liste de mots-clés.

Vous pouvez entrer plusieurs mots-clés dans ces champs, il vous faut les séparer par le signe Pilcrow (¶).

Remarque : les mots-clés qui contiennent un signe Pilcrow, sont traités comme une liste de mots-clés, étant donné que le signe Pilcrow est utilisé comme caractère de séparation entre plusieurs valeurs.

Ouvrir la liste de mots-clés automatiquement : si l'option Ouvrir la liste de mots-clés automatiquement est activée, la liste de mots-clés s'ouvre automatiquement, dès que vous commencez à effectuer une entrée dans un champ lié à une liste de mots-clés.

Information : l'option Ouvrir automatiquement la liste de mots-clés peut être activée et désactivée d'un clic de souris ou par le biais du raccourci Ctrl + K

Lorsque l'option Ouvrir automatiquement la liste de mots-clés est désactivée, vous devez ouvrir la liste de mots-clés d'un clic sur le symbole de liste à la fin du champ en question.

Alternative : vous pouvez ouvrir la liste de mots-clés par le biais de la touche F7.

Onglet 'Texte supplémentaire'

L'onglet Texte supplémentaire peut servir à différentes choses.

Par exemple, l'onglet peut être utilisé comme champ de texte pour des informations supplémentaires. Dans certains cas, il est possible d'enregistrer les réglages pour les scripts ici.

Onglet 'Options'

Dans l'onglet Options, vous déterminez les caractéristiques d'une entrée. Selon que vous entrez les métadonnées d'un document ou d'un classeur, vous disposez de diverses options.

Options générales

Les réglages suivants sont disponibles pour tous les classeurs et documents sur l'onglet Options:

Données personnelles : s'il existe des données personnelles dans une entrée, veuillez entrer dans ce champ une caractéristique adéquate pour identifier la personne concernée.

Fin du délai de suppression : la fin du délai de suppression vous permet de définir jusqu'à quand l'entrée doit être supprimée au plus tard. La date souhaitée peut être entrée par le biais d'un dialogue de calendrier. Pour ceci, cliquez sur le bouton avec le symbole de calendrier placé à droite du champ de texte.

Remarque : si les champs Données personnelles et Fin du délai de suppression ne sont pas remplis, ou pas remplis intégralement, un dialogue désactible vous informe qu'aucune donnée personnelle n'a été entrée. Vous pouvez désactiver le dialogue via Ruban > Menu utilisateur [votre nom] > Configuration > Dialogues.

Fin du délai de conservation : vous pouvez définir un délai de conservation pour l'entrée. La date souhaitée peut être entrée par le biais d'un dialogue de calendrier. Pour ceci, cliquez sur le bouton avec le symbole de calendrier placé à droite du champ de texte.

Remarque : Le délai de conservation doit être révolu avant le délai de suppression.

Information : Vous trouverez plus d'informations sur les champs Données personnelles, Fin du délai de suppression et Fin du délai de conservation dans le paragraphe

Type d'entrée : avec cette option, vous pouvez déterminer le type d'entrée, par exemple, s'il s'agit d'un document Word ou PDF. Suivant les réglages effectués, le symbole du document est affiché dans l'affichage de liste d'ELO.

Couleur de l'écriture : sélectionnez une couleur pour l'entrée d'objet, afin de mettre en valeur votre structure de dépôt.

Traduire la désignation : lorsque l'option Traduire la désignation est activée, la désignation de l'entrée est affichée dans la langue d'affichage sélectionnée.

Remarque : afin que la traduction puisse être affichée, une traduction doit être entrée pour la désignation dans le tableau de traduction. Par ailleurs, le masque doit être configuré en conséquence. Le cas échéant, veuillez contacter votre administrateur système.

ID d'objet et GUID : le premier numéro dans ce champ est l'ID d'objet ELO. Cette indication vous sert d'information et ne peut pas être modifiée. L'ID d'objet est requise lors de la vérification de la somme de contrôle.

La chaîne de caractère entre parenthèses indique le GUID de l'entrée. Pour le GUID (= Globally Unique Identifier), il s'agit d'un numéro d'identification univalent. Il est attribué automatiquement et ne peut pas être modifié. Ainsi, chaque entrée peut être identifiée de façon univalente, même au-delà des limites de l'archive.

Déposé par : l'utilisateur qui a créé le document est entré ici.

Options pour documents

Les options suivantes sont uniquement disponibles pour les documents :

Statut de document : sélectionnez le statut de traitement de l'entrée via le menu déroulant.

• Pas de contrôle de version : seule une version de document est enregistrée. La version précédente est supprimée et n'est plus disponible.
• Contrôle de la version activé : une nouvelle version est créée lorsque le document est traité. Les modifications sont documentées. Il est possible de restaurer les anciennes versions.
• Pas de modification possible : ELO fait qu'il n'est pas possible d'apporter des modifications au document ou aux métadonnées de ce document.

Remarque : le statut de document Pas de modification possible ne peut pas être annulé.

Chemin de document : vous voyez ici quel chemin de document a été défini pour l'entrée.

Cryptage : ici, se trouve le cercle de verrouillage qui détermine le verrouillage de document. L'utilisateur doit posséder le mot de passe pour ce cercle de codage afin de pouvoir visualiser un document.

Placer dans le plein texte : déterminez si le document doit être placé dans le plein texte. Le contenu du fichier est indexé et peut être recherché.

Document de validation : si cette option est activée, les nouvelles version du document ne deviennent pas automatiquement la version de travail. Les utilisateurs avec le droit Auteur pour les documents de validation peuvent définir quelle version de document doit être la version de travail.

Nom de fichier : ici s'affiche le nom du document, comme il pourrait par exemple être nommé à l'extérieur d'ELO.

Options pour classeur

Les options suivantes sont uniquement disponibles pour les classeurs :

Tri : ici, vous pouvez déterminer la manière de trier le contenu du classeur :

• Date de dépôt : l'entrée dont la date de dépôt est la plus récente se trouve en bas.
• Date de dépôt décroissante: : l'entrée dont la date de dépôt est la plus récente se trouve en haut.
• Alphabétiquement : l'ordre de tri est de A-Z.
• Alphabétique inverse : l'ordre de tri est de Z-A.
• Date : l'entrée avec la date de document la plus récente se trouve en bas.
• Date décroissante : l'entrée avec la date de document la plus récente se trouve en bas.
• Manuellement : les entrées peuvent être déplacées librement dans le classeur. Pour ceci, le classeur doit avoir été ouvert dans l'affichage de liste.

Permettre l'aperçu rapide pour les documents du classeur : cette option permet de déterminer que le premier document du classeur soit affiché dès que vous cliquez sur celui-ci.

Point de démarrage pour la réplication : cette option vous permet de définir un classeur comme point de démarrage pour la réplication. Après le prochain processus de réplication, celui-ci se trouve dans la Base de réplication de l'archive cible. C'est là que le nouveau classeur doit être ajouté dans l'archive cible par l'administrateur. Ainsi, vous avez la possibilité de reproduire des parties d'archives, même si celles-ci ne sont pas déposées dans des structures identiques.

Onglet 'Autorisations'

Sur l'onglet Autorisations s'affichent les groupes et utilisateurs qui possèdent des droits d'accès pour l'entrée sélectionnée. Les utilisateurs avec les droits utilisateur correspondants peuvent modifier les réglages.

Utilisateur/groupe : le champ Ajouter un utilisateur / un groupe vous permet de rechercher l'utilisateur ou le groupe souhaité. Les propositions apparaissent pendant que vous saisissez le texte.

Pour sélectionner un utilisateur ou un groupe, cliquez sur la proposition correspondante dans la liste.

En alternative : le symbole du triangle au bout du champ Ajouter un utilisateur / groupe vous permet d'ouvrir un menu déroulant. Dans ce menu déroulant, vous voyez les utilisateurs et groupes ayant été sélectionnés en dernier lieu, et vous pouvez les sélectionner à nouveau.

Dans la colonne du milieu, vous voyez quels utilisateurs ou groupes possèdent déjà des autorisations pour l'entrée.

Pour modifier les réglages des autorisations, veuillez marquer une entrée dans la colonne du milieu, puis sélectionner ou désélectionner les différentes autorisations.

Il existe les autorisations suivantes :

• Visualiser : les utilisateurs avec l'autorisation Visualiser ont un accès en lecture sur l'entrée sélectionnée. Vous pouvez visualiser le contenu de l'entrée.
• Modifier les métadonnées : les utilisateurs avec l'autorisation Modifier les métadonnées peuvent modifier les métadonnées de l'entrée sélectionnée.
• Supprimer : les utilisateurs avec l'autorisation Supprimer vous permettent de supprimer l'entrée sélectionnée.
• Modifier : les utilisateurs avec l'autorisation Modifier peuvent modifier l'entrée sélectionnée.
• Modifier les listes (L) : cette autorisation n'est que pertinente pour les classeurs. Les utilisateurs avec l'autorisation peuvent modifier le contenu du classeur correspondant. Par exemple, vous pouvez créer des documents dans ce classeur ou déplacer des documents à partir de ce classeur.
• Définir les autorisations (P) : lorsqu'un utilisateur possède l'autorisation Définir les autorisations pour une entrée, il peut modifier les autorisations des autres utilisateurs pour cette entrée.

Information : les options qui ne sont pas pertinentes sont représentées en italique et entre crochets.

Personnel (symbole utilisateur orange) : le bouton Personnel vous permet de vous attribuer à vous seul un accès intégral à l'entrée en question. Toutes les autres autorisations sont retirées.

Créer un groupe ET : les groupes ET sont sensés si vous souhaitez autoriser seulement les utilisateurs d'un groupe qui sont également membres de l'autre groupe. Pour créer un groupe ET, marquez deux groupes dans la colonne du milieu, puis cliquez sur Créer un groupe ET.

Membres du groupe : si vous avez sélectionné un groupe, vous voyez quels utilisateurs sont membres du groupe dans la colonne Membres du groupe.

Pour sélectionner un membre d'un groupe, veuillez effectuer un double-clic sur l'utilisateur en question dans la colonne Membres du groupe.

Retirer les autorisations : pour retirer toutes les autorisations à un utilisateur ou à un groupe, veuillez cliquer sur le symbole X se trouvant derrière l'utilisateur ou le groupe sélectionné.

Onglet 'Historique des modifications'

Pour les documents soumis au versioning, les modifications apportées aux métadonnés sont documentées. Cette documentation se trouve sous l'onglet Historique des modifications.

La section supérieure montre quels utilisateurs ont effectué des modifications à quel moment. En bas, apparaissent les modifications apportées par l'utilisateur en question.

Onglet 'Informations complémentaires'

L'onglet Autres infos met à disposition d'autres champs dans la base de données(Maps). Ces champs peuvent être utilisés pour les scripts, processus et autres.

Information : seuls les utilisateurs avec le droit Afficher les “Informations complémentaires” peuvent voir l'onglet Informations complémentaires.

Autres fonctions

Les fonctions supplémentaires suivantes se trouvent dans le dialogue Métadonnées :

Remplir les métadonnées selon les dernières entrées enregistrées/affichées (F3) : l'entrée actuellement sélectionnée est indexée avec le même masque et les mêmes métadonnées que la dernière entrée enregistrée ou affichée. Cette fonction est utile si vous déposez beaucoup de documents du même type.

Epingler (F8) : pour remplir un champ dans plusieurs documents avec la même valeur dans la boîte de réception, veuillez activer la fonction Epingler en appuyant sur la touche F8.

Un symbole d'épingle apparaît.

Dès que vous indexez le prochain document avec le même champ, la valeur ayant été entrée auparavant est automatiquement insérée.

Attention : la valeur n'est enregistrée que pour une session. Dès que le client Java ELO est fermé, le logiciel "oublie" la valeur.

Utiliser la dernière entrée (F9) : pour utiliser la valeur d'un champ lors de la prochaine entrée de métadonnées, veuillez utiliser la touche F9.

Attention : la valeur n'est enregistrée que pour une session. Dès que le client Java ELO est fermé, le logiciel "oublie" la valeur.

Ajouter un séparateur de l'index de colonne (Ctrl + P) : pour enregistrer plusieurs valeurs dans un champ, veuillez séparer les différentes valeurs avec un signe Pilcrow (¶). Pour ceci, veuillez utiliser le raccourci clavier Ctrl + P.

Alternative : dans le menu contextuel du champ (touche droite de la souris), veuillez appeler la fonction Ajouter les séparateurs de l'index de colonne.

Charger les métadonnées (STRG + L) : la fonction Charger les métadonnées vous permet de charger un fichier de métadonnées (*.es8) dans les métadonnées actuelles du document. Les métadonnées d'un objet ELO sont enregistrées dans des fichiers ES8.

Enregistrer les métadonnées (STRG + S) : la fonction Enregistrer les métadonnées vous permet d'enregistrer un fichier avec les métadonnées du classeur ou document actuel sous forme d'un fichier ES8.

Annuler (Ctrl + Z) : le raccourci Ctrl + Z vous permet d'annuler la dernière action effectuée dans un champ.

Répéter (Ctrl + Y) : le raccourci Ctrl + Z vous permet de répéter la dernière action annulée dans un champ.

Appliquer & Suivant (ALT = W) : pour enregistrer les métadonnées et basculer vers les métadonnées du prochain document dans la boîte de réception, cliquez sur Appliquer & Suivant.

OK : pour enregistrer les métadonnées, cliquez sur OK.

Annuler : pour fermer le dialogue sans enregistrer les modifications, cliquez sur Annuler.