Ten glosariusz ELO objaśnia i definiuje ważne pojęcia, wyrażenia oraz hasła związane z ELO.

Administrator

Użytkownik z maksymalnym zakresem praw, którego nie można usunąć. Administrator jest jedynym użytkownikiem, którego konto jest tworzonej już w momencie instalacji. Tylko administrator może tworzyć nowe repozytoria lub dokonywać rozszerzeń baz danych po aktualizacji.

Adnotacje

Patrz karteczka i notatka boczna.

Baza danych

Baza danych stanowi w pewnym sensie centralę systemu ELO, jego centrum administracyjne. Tu zapisywane są informacje dotyczące każdego folderu oraz każdego dokumentu, od metadanych po miejsce zapisu. ELOprofessional oraz ELOenterprise korzystają z serwera Microsoft SQL, Oracle, PostgresSQL lub DB2.

Dokument

Dokumentami są zarówno wszystkie informacje dostępne w formie papierowej (faktury, korespondencja, rysunki, obrazy itp.) jak i ich elektroniczne odpowiedniki dostępne w postaci plików.

Drag and drop

W dosłownym tłumaczeniu oznacza to Przeciągnij i upuść: Plik zostaje wybrany przy użyciu kursora myszy i za jego pośrednictwem przy wciśniętym lewym przycisku myszy przeciągnięty/przeniesiony w dowolne inne miejsce na ekranie komputera – zwolnienie lewego przycisku myszy oznacza Drop (upuszczenie).

Duplikat

Duplikat do dokument, który występuje wewnątrz ELO więcej niż jednorazowo.

Formularz

Formularz zawiera metadane typowe dla danego dokumentu jak nazwa skrócona (nazwa pliku) oraz inne cechy. Tak oto formularz dla wiadomości e-mail zawiera standardowo pola od/do, czyli nadawcę i odbiorców, natomiast formularz dla faktur pola reprezentujące numer rachunku, sumę, termin płatności itp.

Historia wersji

Historia wersji (otwarcie poprzez: Dokument > Wersje > Wersje dokumentu) zawiera wersje dokumentu utworzone do tej pory. Można ją w razie potrzeby prześledzić bądź też uczynić z niej aktualną wersję (roboczą).

Interfejs

Patrz interfejs OLE.

Interfejs OLE

Zbiór poleceń oraz struktur poleceń, które umożliwiają automatyzację przebiegów poprzez obsługę skryptów lub nawiązanie połączenia między ELO i innymi programami. Korzystanie z nich wymaga znajomości zasad programowania.

Karteczka

Karteczka jest odpowiednikiem popularnych żółtych post-it notes, które można umieszczać na dokumentach. W ELO dostępne są zarówno karteczki ogólne (żółte) jak i karteczki osobiste (zielone) – te pierwsze są widoczne dla każdej osoby oglądającej dokument. Notatka osobista jest natomiast widoczna tylko dla jej autora.

Kod kreskowy

Kod kreskowy tekstu umożliwiającego optoelektroniczny odczyt, który składa się z równoległych kresek i przerw o różnej szerokości. Umożliwia to równoczesne kodowanie informacji i ich odczyt maszynowy. Dalsze informacje są zawarte w podręczniku ELO Barcode.

Kontrola duplikatów

Kontrola duplikatów pozwala zweryfikować, czy plik występuje już w ELO. Jeżeli tak, dokument można albo zapisać mimo to, zapisać jako referencję albo nie można go zapisać ponownie.

Kopia zapasowa danych

Skuteczne tworzenie kopii bezpieczeństwa zapobiega utracie danych w większej skali. Należy przeprowadzać je regularnie i w krótkich odstępach czasu. Rodzaj i zakres niezbędnych działań są zależne od danego systemu.

Kronika zmian

W tym obszarze metadanych zaznacza się, co, gdzie i przez jakiego użytkownika zostało zmienione przy danym wpisie w metadanych – czyli np. utworzenie nowej wersji, dodanie nowego załącznika w postaci pliku itp.

Metadane

Metadane są informacjami dotyczącymi wpisu w ELO. Metadane są istotne dla znajdowania wpisów przez wyszukiwanie. Metadane składają się z nazwy (nazwy skróconej) pliku oraz ewentualnych dodatkowych informacji zawartych w dalszych polach, w tekście dodatkowym oraz w opcjach metadanych względnie kronice zmian.

Moduły dodatkowe

Moduły funkcjonalne, które nie są objęte standardowym zakresem dostawy ELO. Wymagają one dodatkowych instalacji oraz wiedzy specjalistycznej na dany temat.

Nazwa skrócona

Nazwa pliku wewnątrz ELO – jest ustalana w formularzu.

Notatka boczna

Notatka boczna jest szczególną formą karteczki. Umieszczana jest ona na marginesie dokumentu na pasku środkowym między strukturą drzewa a podglądem dokumentu. Tym samym jest stale widoczna podczas oglądania dokumentu – niezależnie od strony dokumentu, do której się odnosi (w przeciwieństwie do karteczki). Z tego względu jest ona zalecana dla uwag, które mają być od razu zauważone.

Obieg

Na obieg (przebieg pracy) składa się pewna liczba wstępnie zdefiniowanych kroków edycji dokumentu. Są one realizowane przez właściwe osoby edytujące; w dalszej kolejności obieg zostaje przekazany. Każdy obieg ma punkt startowy oraz punkt końcowy. Obiegi są uprzednio definiowane w konfiguratorze obiegów. Przykładem prostego obiegu byłaby faktura przychodząca, która zostaje przyjęta w punkcie 1 obiegu (zatwierdzenie wpłynięcia), sprawdzona w punkcie 2 pod względem poprawności i w zależności od wyniku przekazana do księgowości do punktu 3 w celu dokonania płatności lub do punktu 4 do referenta w celu wyjaśnienia. Jasno zdefiniowany obieg jest sprawdzonym środkiem zapewniającym automatyzację przebiegów.

Obsługa skryptów

Obsługa skryptów umożliwia daleko idącą automatyzację działania programów dzięki zdefiniowanym poleceniom i planom przebiegu – analogicznie do scenariusza filmowego, który określa, kto w którym miejscu w filmie ma wygłosić daną kwestię i coś zrobić. Znajomość zasad programowania jest warunkiem efektywnego korzystania z obsługi skryptów.

Pełnotekstowa baza danych

W pełnotekstowej bazie danych zapisane są pojęcia, które występują wewnątrz dokumentu. Umożliwia to wyszukiwanie według słów, które występują wewnątrz dokumentu, ale nie w jego nazwie, czyli np. w dokumencie Aktualności z 01.04.2016 r. według słów jak Stuttgart lub kolej.

Pieczątki

Pieczątki ELO są odpowiednikiem prawdziwych pieczątek. Występują w różnej postaci przy karteczkach i notatkach bocznych.

Podgląd

Podgląd dokumentu zapisanego w ELO. Podgląd wyświetla się po wybraniu dokumentu. Uwaga: Nie wszystkie typy dokumentu umożliwiają tego rodzaju podgląd.

Podpis, cyfrowy/elektroniczny

Podpisywanie (sygnowanie) odpowiada podpisowi cyfrowemu i może w sposób skuteczny prawnie zastąpić podpis odręczny. W ELO możliwy jest zapis podpisanych dokumentów.

Pole

Część metadanych, która umożliwia wpisywanie i wyszukiwanie określonych specyficznych informacji (np. numeru rachunku faktury) za pośrednictwem uprzednio zdefiniowanego pola.

Prawa administratora

Pod tym pojęciem kryje się głównie prawo Administrator główny w zarządzaniu użytkownikami, które obejmuje zaawansowane uprawnienia w ramach systemu ELO. Prawa administratora umożliwiają zakładanie kont innych użytkowników i przydzielanie im praw oraz zarządzanie nimi. W przeciwieństwie do użytkownika Administrator można usuwać innych użytkowników z prawami administratora.

Prawo dostępu

Patrz uprawnienia.

Profile skanowania

Profile skanowania ELO za pośrednictwem odpowiednich ustawień wstępnych umożliwiają skanowanie bez stosowania wyświetlania własnego oprogramowania producenta. W przypadku stosowania większej liczby profili można w taki sposób zmieniać ustawienia wykorzystywane do skanowania bez uciążliwego wprowadzania parametrów, np. z trybu czarno-białego w rozdzielczości 200 dpi jednostronnie (pojedynczo) na tryb kolorowy o rozdzielczości 300 dpi dwustronnie (podwójnie).

Przeglądarka dokumentów

Program zintegrowany z ELO, który umożliwia wyświetlanie (podgląd) dokumentów w ELO.

Przypomnienie

Termin przypomnienia ma zapewnić, by np. koledze – bądź też samemu autorowi – w określonym terminie został przedłożony dokument do sprawdzenia lub przeredagowania (np. faktury dostawcy w celu zatwierdzenia przed upływem terminu skonta). W ELO oznacza to, że dokument pojawia się w obszarze funkcji Zadania i może być stamtąd edytowany.

Przyznawanie uprawnień / Zarządzanie uprawnieniami

Pod pojęcie przyznawania uprawnień / zarządzania uprawnieniami należy rozumieć ustalanie względnie zarządzanie możliwościami dostępu do dokumentów i folderów. Innymi słowy: kto może oglądać, czytać, dokonywać zmian? Do tego mogą być wykorzystywane zarówno prawa odnoszące się do użytkowników (Zarządzanie użytkownikami) jak i prawa odnoszące się do wpisów (w przypadku których np. zapewnia się wgląd do folderu tylko określonym użytkownikom).

Replikacja

Jako replikację oznacza się porównanie danych między większą liczbą równorzędnych, niezależnych od siebie repozytoriów przy użyciu tzw. stref replikacji. Umożliwia to równoczesną pracę przy użyciu tych samych danych w różnych lokalizacjach przedsiębiorstwa, a następnie porównanie ze sobą dokonanych zmian. Wersja każdorazowo najnowsza zgodnie z Universal Time Code (UTC) staje się przy tym aktualną wersją na wszystkich systemach ELO porównanych przy użyciu danej strefy replikacji. Ewentualnie istniejące równolegle utworzone wersje trafiają do historii wersji.

Strefa szyfrowania / szyfrowanie

Strefy szyfrowania służą do szyfrowania dokumentów. Tylko poprawne wprowadzenie hasła przypisanego do (przyporządkowanej do dokumentu) strefy szyfrowania umożliwia wgląd w dany dokument. W przypadku poprawnego wprowadzenia hasła trakcie całej sesji w ELO zapytanie o nie pojawia się tylko raz. W przypadku wyjścia z ELO i wejścia w późniejszym czasie zapytanie pojawia się ponownie. Przyporządkowanie do strefy szyfrowania jest dokonywane podczas zapisu dokumentu. W systemie plików nie można odczytywać zaszyfrowanych dokumentów bez korzystania z ELO.

Strefy replikacji

Strefy replikacji stanowią oznaczenie – wszystkie elementy strefy replikacji są porównywane między lokalizacjami i repozytoriami, które posiadają tę strefę replikacji. Do utworzenia stref replikacji niezbędne są moduł ELO Replication oraz zaawansowana znajomość ELO.

System plików

Organizacja zapisu na nośniku danych na komputerze, np. struktura folderów na stacji dysków <C:>.

System zarządzania dokumentami (DMS)

Zarządzanie dokumentami obejmuje wszystkie aspekty cyfrowego przetwarzania względnie administrowania dokumentów. Począwszy od rejestrowania dokumentów papierowych za pomocą skanera poprzez przetwarzanie dokumentów wygenerowanych wcześniej cyfrowo (np. dokumentów Microsoft Office) po archiwizację danych. Systemy wykorzystywane do tych celów określa się mianem systemów zarządzania dokumentami, w skrócie DMS.

Szafka na akta

Wygląda jak szafka i jest też w taki sposób wykorzystywana: Szafka na akta ELO jest elementem graficznym z własną nazwą, który funkcjonuje analogicznie do prawdziwej szafki na akta. Służy ona do zapisywania folderów, zakładek i dokumentów.

Szukaj

Wyszukiwanie jest obok zapisu główną funkcją każdego systemu DMS. W ELO dostępne są różne rodzaje wyszukiwania, istotne są przy tym iSearch, szukanie pełnotekstowe, szukanie bezpośrednie oraz przeszukiwanie wszystkich dokumentów o tym samym formularzu.

Szukanie pełnotekstowe

Szukanie pełnotekstowe przeszukuje pełnotekstową bazę danych według wcześniej podanego pojęcia, które jest zawarte w dokumencie. Aby było to możliwe, dokumenty muszą zostać wcześniej włączone do indeksu pełnotekstowego. Szukanie pełnotekstowe nie jest możliwe w przypadku wszystkich typów plików.

TWAIN

Oznaczenie ustandaryzowanego protokołu interfejsu, przy użyciu którego pracuje większość systemów skanerów. Korzystanie z profili skanowania ELO zakłada stosowanie sterownika skanera kompatybilnego z TWAIN.

Uprawnienia

Uprawnienia umożliwiają ustalanie wewnątrz ELO dostępu do wpisu. Tak oto każdy użytkownik ELO widzi tylko te wpisy, do których dostęp poprzez uprawnienia zapewni mu administrator ELO. Rozróżnia się między uprawnieniami odnoszącymi się do użytkowników i uprawnieniami odnoszącymi się do wpisów.

Uprawnienie do dostępu

Uprawnienie do dostępu obejmuje identyfikator (nazwa) użytkownika (Name) oraz unikatowe hasło dla każdego użytkownika ELO. Tylko właściwa kombinacja tych dwóch informacji umożliwi użytkownikowi korzystanie z ELO.

UTC

UTC to ujednolicony, skoordynowany czas obowiązujący na całym świecie. Opiera się on na zegarach atomowych działających np. w Instytucie Fizyczno-Technicznym w Brunszwiku. Jedna z definicji tego pojęcia to Universal Time Code.

Użytkownik

Użytkownik może po zalogowaniu pracować w ELO. Jego uprawnienia, podobnie jak jego konto, są generalnie tworzone przez użytkownika Administrator.

Użytkownik

Patrz użytkownik.

Wpis

Pojęcie nadrzędne dla folderów i dokumentów w ELO – wpisem może być jedno lub drugie.

Wypożyczanie/zwracanie

W przypadku wypożyczenia dokument zostaje pobrany z obszaru funkcji Zapis w celu umożliwienia jego edycji. Zostaje zatem otwarty przy użyciu stosownej aplikacji – przykładowo w przypadku dokumentów Word w Microsoft Word – i może być edytowany. Dla dalszych użytkowników dokument jest zablokowany na czas edycji. Zapobiega to równoczesnemu dokonywaniu zmian w dokumencie przez większą liczbę użytkowników. Zwrócenie dokumentu jest równoznaczne z odłożeniem pobranego dokumentu. W zależności od ustawienia systemu ELO zostaje przy tym zachowana wersja poprzednia, co umożliwia „cofnięcie” procesu edycji.

Zapis

Proces zapisu oznacza: Dokumenty zostają opatrzone cechami (metadanymi), które umożliwiają ich odnalezienie (patrz Wyszukiwanie), a następnie zapisanie w ELO. System odpowiada zwyczajnemu zapisowi fizycznych dokumentów. Zapisane dokumenty są częścią repozytorium oraz bazy danych.

Obszar funkcji Zapis przedstawia, mówiąc obrazowo, pomieszczenie w budynku. W tym wirtualnym pomieszczeniu stoją szafki na akta z folderami i dokumentami. W obszarze funkcji Zapis zarządzasz swoimi dokumentami.

Zarządzanie użytkownikami

Pod tym pojęciem kryje się przydzielanie i administrowanie uprawnień, które użytkownik ma w ramach systemu ELO. Jest to zadanie użytkownika Administrator lub jednego / większej liczby użytkowników z uprawnieniami administratora. Zarządzanie użytkownikami jest dostępne w ELO Administration Console.

Zarządzanie wersjami

ELO pracuje domyślnie z wykorzystaniem wersji, tzn. gdy dokument zostanie wypożyczony i wyedytowany, a następnie zwrócony, pierwotny plik pozostaje zachowany. Nie zostaje nadpisany. Dzięki temu w razie potrzeby można mieć dostęp do różnych wersji dokumentu (patrz Historia wersji).