Der ELO Client for Microsoft Outlook bietet Ihnen verschiedene Suchoptionen. Um den Suchbereich zu öffnen, klicken Sie unterhalb des Archivbaums in der Funktionsbereichsleiste auf den Funktionsbereich Suche.

Alternativ: Befinden Sie sich im Funktionsbereich Archiv, können Sie über die Suchleiste in einem Standard-Eingabefeld oberhalb der Listenansicht eine Suche durchführen.

iSearch

Der Dialog erscheint in der Listenansicht. Es werden über zwei Tabs folgende Suchoptionen angeboten: iSearch und Verschlagwortung durchsuchen.

In der Multifunktionsleiste erscheint gleichzeitig der neue Tab ELO Suche. Über den Tab können Sie Ihre Suche verfeinern und weitere Suchoptionen festlegen. Folgende Bereiche stehen Ihnen in dem Tab ELO Suche zur Verfügung:

Verschlagwortungssuche: Über die Schaltfläche Verschlagwortung durchsuchen rufen Sie die Verschlagwortungssuche auf.

iSearch Bereich: Wählen Sie aus, welchen Bereich des Archivs Sie durchsuchen möchten. Gesamtes Archiv durchsucht das ganze Archiv, Aktueller Ordner nur den im Archivbaum ausgewählten Ordner, Unterordner nur den im Archivbaum ausgewählten Ordner und dessen Unterordner.

iSearch verfeinern: Verfeinern Sie Ihre Suche und filtern nach verschiedenen Kriterien wie Absender, Empfänger, Datum, Maske, Eintragstyp oder Indexfeld. Über die Schaltfläche Weitere fügen Sie weitere iSearch-Filter hinzu. Die hinzugefügten Filter erscheinen daraufhin unterhalb des Standard-Eingabefelds.

iSearch Optionen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Outlook durchsuchen, um neben dem ELO Archiv auch das Outlook-Postfach zu durchsuchen. Die Schaltfläche Suchoptionen öffnet einen Dialog. Hier wählen Sie über Kontrollkästchen die Felder aus, die bei der Suche mit dem Standard-Eingabefeld durchsucht werden sollen.

Information: Haken Sie in den Suchoptionen das Kontrollkästchen Versionskommentar und Versionsnummer an, wird nur der Kommentar der Arbeitsversion durchsucht.

Suchen: Über die Schaltfläche Zuletzt verwendete Suchvorgänge können Sie sich über ein Drop-down-Menü die zuletzt verwendeten Suchanfragen anzeigen lassen. Über die Schaltfläche Favoriten können Sie Such-Favoriten aufrufen, hinzufügen und verwalten.

Schließen: Durch Klick auf die Schaltfläche Suche schließen wird der Tab ELO Suche geschlossen. Diese Schaltfläche erscheint nur bei der Durchführung einer Suche über die Suchleiste im Funktionsbereich Archiv. Das Suchergebnis wird nach Schließen des Tabs gespeichert und ist über den Funktionsbereich Suche erreichbar.

Beispielsuche mit der iSearch

Im Folgenden wird anhand eines Beispiels dargestellt, wie eine Suche über die iSearch ablaufen kann.

Es soll nach E-Mails mit einer bestimmten Kurzbezeichnung von einem bestimmten Absender gesucht werden, die in einem definierten Zeitraum abgelegt wurden. Die Suche soll daraufhin als Favorit gespeichert werden.

1. Klicken Sie in der Funktionsbereichsleiste auf Suche, um eine Suche mit der iSearch durchzuführen.

Der Tab ELO Suche erscheint.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Gesamtes Archiv, um die Suche im gesamten Archiv durchzuführen.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Outlook durchsuchen, um neben dem ELO Archiv auch das Outlook-Postfach zu durchsuchen.

4. Um beispielsweise nach der Kurzbezeichnung Rechnung zu suchen, geben Sie den Begriff in das Standard-Eingabefeld ein. Über ein Drop-down-Menü erhalten Sie während der Eingabe Suchbegriffe vorgeschlagen. Bestätigen Sie den Suchbegriff mit Klick auf die Lupe.

Die Suchergebnisse erscheinen, unterteilt in die Tabs ELO (Treffer im ELO Archiv) und Outlook.

5. Schränken Sie die Suche auf den Eintragstyp E-Mail ein. Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche Eintragstyp.

Im Eingabefeld erscheint der Filter Eintragstyp mit einem blau hinterlegten Platzhalter in Klammern.

6. Wählen Sie über ein automatisch aufgeklapptes Drop-down-Menü den gewünschten Eintragstyp (hier: E-Mail) aus. Der Objekttyp wird in Klammern eingetragen. Bestätigen Sie den Suchfilter mit Klick auf die Lupe.

Die Suchergebnisse erscheinen.

7. Schränken Sie Ihre Suche mit dem Filter Von ein. Tragen Sie in den Platzhalter in Klammern den gewünschten Absender ein und starten Sie die Suche.

Die Suchergebnisse der kombinierten Filtersuche erscheinen.

8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere, um einen weiteren Filter hinzuzufügen. Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü den Filter Datum aus.

Ein weiteres Suchfeld unterhalb des Standard-Eingabefelds erscheint.

9. Klicken Sie auf das Dreiecksymbol am Ende des Suchfelds, um die vordefinierten Zeiträume für den Filter Datum auszuwählen.

Die Liste mit den vordefinierten Zeiträumen für den Filter Datum erscheint.

Sie können den gewünschten Zeitraum auch frei eintragen.

10. Tragen Sie den Zeitraum in das Suchfeld Datum ein. In diesem Beispiel tragen Sie manuell April 2016 ein.

Das Suchergebnis erscheint. In diesem Beispiel erhalten Sie im Tab ELO einen Treffer. Sie haben die Beispielsuche abgeschlossen.

Optional: Sie können die Listenansicht zusätzlich oder alternativ filtern.

1. Klicken Sie auf das Dreieckssymbol am Ende eines Indexfelds.

Der Tabellenfilter für ein Indexfeld erscheint.

2. Geben Sie in das Feld Filtertext einen Wert ein.

Die Filterbedingung springt automatisch auf Enthält.

Optional: Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurücksetzen, um den Filtertext zu löschen. Die Bedingung Enthält wird dadurch wieder auf Kein Filter zurückgesetzt.

3. Klicken Sie auf das Dreieckssymbol im Feld Bedingung.

In einem Drop-down-Menü erscheint die verfügbaren Bedingungen für dieses Indexfeld.

Information: Die verfügbaren Bedingungen variieren je nach gewähltem Indexfeld.

Favorit anlegen

Um die Sucheinstellung zu speichern, legen Sie die Suche als Favorit an.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche ELO Suche > Favoriten > Favorit hinzufügen.

Der Dialog Favorit hinzufügen erscheint.

2. Geben Sie einen passenden Namen für den Favoriten an.

Im Drop-down-Menü unter der Schaltfläche Favoriten finden Sie nun den angelegten Such-Favoriten.

Verschlagwortung durchsuchen

Verschlagwortungsmasken enthalten Informationen, um Dokumente und Ordner genauer zu beschreiben und zu strukturieren. Deshalb werden für verschiedenen Dokumententypen auch verschiedene Verschlagwortungsmasken verwendet. Oftmals ergibt eine Suche über die Verschlagwortungsmasken ein genaueres Ergebnis als bei der ELO Suche.

1. Starten Sie die Verschlagwortungssuche mit einem Klick auf die Schaltfläche Verschlagwortung durchsuchen im Tab ELO Suche.

Der Dialog Verschlagwortung durchsuchen erscheint.

Voreingestellt ist die Suche aktiv. Sie können auch im Zusatztext suchen. Bei den Optionen finden Sie weitere Suchmöglichkeiten, die nachfolgend dargestellt werden.

2. Wählen Sie per Mausklick eine Verschlagwortungsmaske in der linken Spalte.

3. Schreiben Sie Ihren Suchbegriff in ein passendes Textfeld.

Wird keine Suchmaske gewählt, dann durchsucht ELO alle Verschlagwortungsmasken nach dem eingegeben Suchbegriff.

4. Klicken Sie auf OK.

Die Suche startet.

Die Ergebnisse Ihrer Suche erscheinen als Tabelle im Bereich Suche - Verschlagwortung durchsuchen.

Zusatztext: Hier können Sie die Zusatztexte der Verschlagwortungsmasken durchsuchen.

Optionen: Hier können Sie Verschlagwortungsinformationen durchsuchen, die automatisch angelegt worden sind. Das sind Objekttyp, Datum, Verfallsdatum und Benutzer. Ebenfalls hier können Sie die Suche auf bestimmte Ordner im ELO Archiv einschränken. Durch die Eingabe von UND bzw. ODER können Sie auch Suchbegriffe verbinden oder ausschließen.