Ouvrir

Pour appeler le dialogue Configuration, cliquez sur l'onglet Archive ELO > Groupe Outils > Configuration.

Le dialogue Configuration vous permet d'ajuster les réglages utilisateurs locaux de façon centrale. Vous pouvez déterminer vous-même les réglages personnels, tous les autres réglages sont effectués par votre administrateur système.

Le cas échéant, contactez votre administrateur système, si vous souhaitez modifier certains réglages qui ne sont pas réalisables dans le dialogue Configuration.

Information : les autorisations de la configuration sont expliquées dans le chapitre Administration.

Parcourir

Vous pouvez parcourir les réglages de configuration. Entrez le mot-clé recherché dans le champ d'entrée avec le symbole de la loupe. La section de configuration est masquée. Automatiquement, une liste avec des thèmes provenant de la configuration apparaît. Vous pouvez effectuer les réglages souhaités directement dans le résultat de recherche.

Configuration - Général

Ici, vous trouverez les sections Modèles de document, Lien ELO, Copier, Documents Office et Mon ELO.

Modèles de document

Définissez le chemin de dépôt des modèles de document. Nous vous recommandons de gérer tous vos modèles de documents dans un classeur ELO distinct. Le bouton Parcourir vous permet de sélectionner le chemin souhaité. La fonction Document depuis en modèle permet d'ouvrir automatiquement le classeur déterminé.

Lien ELO

Les champs d'option dans la section Lien ELO vous permettent de sélectionner si les liens ELO, donc les fichiers ECD sous forme de pièces-jointes, doivent être ouverts directement dans Outlook ou dans un autre client ELO. Si le client Windows et le client Java sont installés sur un ordinateur, le réglage se réfère au client qui a été défini en tant qu'application standard pour ouvrir des fichiers ECD.

Copier

Les champs d'options vous permettent de sélectionner dans la zone Copie si vous souhaitez que les autorisations soient remplacées par les autorisations du classeur cible.

Mon ELO.

Pour abonner automatiquement un fil d'actualité, vous devez cocher les événements qui peuvent être déclenchés par l'utilisateur :

• Déposer un document
• Créer un classeur
• Création d'une nouvelle version de document
• Création d'un article ou d'un commentaire de fil d'actualité

Configuration - Check-in

Contient les sections Date de document et Check-in automatique.

Date de document

Déterminez si la date d'un document doit être automatiquement actualisée lors du dépôt.

Check-in automatique

Un document soumis au check-out est verrouillé pour d'autres utilisateurs. Cette fonction apporte une solution à ce problème : les documents sont automatiquement soumis au check-in, donc ajoutés à l'archive, après un certain temps.

Une condition préliminaire est d'avoir activé la fonction Check-in automatique actif.

Une liste des documents pour lesquels le check-in automatique est possible peut être définie dans Formats de fichiers disponibles. Pour effectuer un check-in automatique de certains formats, cliquez sur Ajouter. Avec Supprimer, vous pouvez faire marche-arrière pour le format de fichier marqué.

Vous pouvez définir le laps de temps entre les processus de check-in automatique par le biais de la fonction Intervalle (en min)

Information : pour modifier les formats de fichier, vous devez désactiver le check-in automatique.

Configuration - Indexation

Vous trouverez ici les sections Préréglages pour l'indexation, attribution du maque d'indexation à un type de fichier et Assignation d'un type d'entrée aux e-mails avec pièces-jointes.

Préréglage des masques d'indexation

Chaque nouvelle entrée dans l'archive ELO (fichier, e-mail, classeur) doit être indexée. Définissez ici les masques d'indexation préréglés pour les Nouveaux classeurs et Nouveaux documents. Cliquez sur le symbole du triangle pour ouvrir un menu déroulant comportant les masques d'indexation existants.

Recherche

Il est également possible de rechercher les documents à l'aide d'un masque d'indexation. Sous Recherche d'indexation, vous pouvez déterminer le masque souhaité.

Attribution du masque d'indexation à un type de fichier

Ici, vous déterminez également si des types de fichier précis doivent être liés aux masques d'indexation. Ceci est utile pour le dépôt de formats de fichier qui ne sont pas courants, mais cela permet aussi d'économiser du temps pour les dépôts fréquents.

Tout d'abord, entrez le type de fichier souhaité. Puis, associez-le à un masque d'indexation par le biais du menu déroulant. Cliquez sur Enregistrer, et cette association apparaîtra dans le champ de texte placé en-dessous.

Pour modificer ces associations, cliquez sur la paire de sélection, puis sur Modifier. Procédez de la même manière si vous souhaitez supprimer l'association du type de fichier et du masque d'indexation.

Cochez la case Prendre en charge dans l'indexation le contenu des contrôles depuis Word pour adopter les valeurs des contrôles provenant des champs de formulaires Microsoft Word lors du dépôt dans ELO. Si un contrôle de Word est associé à un champ d'indexation dans ELO, le contenu est synchronisé automatiquement.

Assignation d'un type d'entrée vers les e-mails contenant des pièces-jointes

Ici, vous définissez le type d'entrée utilisé de façon standard pour les e-mails avec pièces-jointes. Sélectionnez le type d'entrée souhaité par le biais du menu déroulant. Les e-mails contenant des pièces jointes seront alors déposés avec le type d'entrée sélectionné. Le symbole d'entrée de la pièce-jointe peut ainsi être affiché.

Configuration - affichage (1)

La partie supérieure de la Configuration > Affichage contient les thèmes suivants :

• Arborescence
• Zone d'affichage
• Recherche
• Dialogues
• Taille de document
• Affichage de liste

Arborescence

Déterminez, ici, si l'arborescence ELO doit afficher également les documents ou seulement des classeurs.

Entrées supprimées

Ici, vous pouvez déterminer si les entrées supprimées doivent être encore visibles après la suppression.

Basculer automatiquement vers ELO

Vous pouvez définir que l'interface ELO apparaîsse automatiquement dans le client Outlook lors d'un clic sur une entrée dans l'arborescence.

Zone d'affichage

Déterminez ici si la zone d'affichage doit être placée sur le côté droit ou en bas.

Recherche

Limitez ici l'envergure des résultats de recherche.

Dialogues

Vous pouvez activer et désactiver les dialogues par le biais des cases à cocher.

Taille de document

En cas de documents volumineux, le client ELO pour Microsoft Outlook requiert un certain temps pour charger l'affichage. Pour éviter des temps d'attente trop longs, vous pouvez faire en sorte qu'apparaisse une demande préalable pour les fichiers lourds.

Affichage de liste

Ici, vous pouvez déterminer si les classeurs et documents doivent être affichés ensemble ou séparément dans l'affichage de liste.

Configuration - affichage (2)

La partie inférieure de la Configuration > Affichage contient les thèmes suivants :

• Colonnes de tableau
• Nombre de champs de priorité
• Nombre de colonnes d'indexation

Colonnes de tableau

Cinq différents types de tableaux s'affichent dans l'affichage de liste : Archive, En traitement, Recherche / iSearch / ELO, Recherche / iSearch / Outlook et Recherche / parcourir l'indexation / ELO. Vous pouvez déterminer pour chaque type, quels détails doivent être affichés dans les tableaux de l'affichage de liste. Cliquez sur le bouton Modifier. Un dialogue nommé Modifier le tableau apparaît alors, vous permettant de déplacer, de modifier, de masquer ou encore d'activer l'affichage des colonnes de tableaux.

Information : la configuration des tableaux apparaît seulement s'ils ont auparavant été affichés dans le client.

Nombre de champs de priorité

La zone de sélection numérique vous permet de déterminer combien de colonnes à priorité élevée doivent être affichées au maximum dans le tableau.

Nombre de colonnes d'indexation

En vous servant de la zone de sélection numérique, veuillez indiquer combien de colonnes d'indexation doivent être affichées dans les tableaux de résultats de recherche de la recherche d'indexation.

Configuration - archive

L'archive contient les thèmes :

• Vérification de doublons lors du dépôt
• Dépôt d'e-mails
• Archivage d'e-mail automatique
• Glisser-déposer au sein de l'archive

Vérification de doublons lors du dépôt

Les champs d'options vous proposent les options suivantes :

• Un dialogue de sélection apparaît lors du de la vérification de doublons.
• Le fichier est toujours déposé en double.
• Une référence est toujours créée à partir du fichier.

Dépôt d'e-mails

Ici, vous pouvez définir la gestion des e-mails avec pièces jointes. Les pièces-jointes peuvent être déposées avec les e-mails ou être archivées de façon distincte. Les champs d'options vous proposent les options suivantes :

• Un dialogue de sélection apparaît lors du dépôt.
• L'e-mail et les pièces-jointes sont déposées ensemble.
• L'e-mail et les pièces jointes sont déposés de façon distincte.
• Uniquement les pièces jointes en tant que documents individuels sont déposées

Les cases à cocher permettent de déterminer ce qui doit advenir des e-mails après leur dépôt :

• Supprimer l'e-mail dans Outlook après son archivage dans ELO
• [A] devant la désignation pour les pièces-jointes
• Ajouter l'objet de l'e-mail dans le nom de la pièce-jointe
• Préfixe mail archivé : le préfixe [ELO] permet de reconnaître les e-mails archivés dans le client Outlook. Vous pouvez modifier le préfixe par le biais du champ d'entrée.

Archivage d'e-mail automatique

Vous pouvez archiver automatiquement les e-mails d'un classeur Outlook. Ici, vous pouvez déterminer quel classeur Outlook doit être assigné à quel chemin de dépôt dans ELO.

Remarque : dans les cas suivants, l'archivage automatique des e-mails n'est pas possible : (1) le classeur Outlook à archiver est un classeur Microsoft Exchange public, un classeur IMAP, un classeur dans un compte hotmail MSN ou un classeur Microsoft SharePoint Foundation. (2) Le niveau d'autorisation pour le classeur est seulement Lire. (3) Le Store Provider ne supporte pas les éléments masqués.

Pour que l'utilisation de l'archivage des e-mails soit utilisé à bon escient, nous vous recommandons de définir (dans Microsoft Outlook) des règles de déplacement automatique des e-mails dans des classeur définis.

Tout d'abord, veuillez déterminer par le biais de la case à cocher si vous souhaitez que des références soient créées pour d'autres destinataires. Si la case est cohées, une référence est créée dans l'archive pour chaque destinataire de l'e-mail.

Un aperçu vous permet de voir les assignations existantes d'un classeur Outlook à un chemin d'archive ELO.

Définir le dépôt dans l'archive automatique

1. Cliquez sur le bouton Nouveau, pour définir une nouvelle assignation.

Le dialogue 'Définir le dépôt automatique dans l'archive' apparaît.

2. Veuillez sélectionner un classeur Outlook pour lequel vous souhaitez définir un archivage automatique.

3. Par le biais du bouton Parcourir, vous pouvez définir un chemin de dépôt fixe dans ELO.

4. Cliquez sur OK, pour enregistrer l'assignation d'un classeur Outlook à un chemin de dépôt.

La nouvelle assignation peut être visualisée dans l'aperçu dans la section Archive de la configuration.

Extension dynamique

Ce dialogue vous permet de définir des extensions dynamiques pour le chemin de dépôt.

1. Cliquez sur le bouton Nouveau niveau de classeur pour créer un nouveau niveau de classeurs. Onze différentes variables vous sont disponibles par le biais d'un menu déroulant.

En option : cliquez sur le bouton Supprimer le niveau de classeur, pour supprimer un niveau de classeur créé par mégarde.

2. Cliquez sur OK, pour enregistrer l'assignation d'un classeur Outlook à un chemin de dépôt.

Le dépôt d'archive automatique est ainsi défini. Lors de la prochaine entrée d'un e-mail dans la classeur Outlook définie, le dépôt d'archive démarre automatiquement.

Détails sur l'assignation

Si un dépôt d'archive automatique a déjà été effectué, un aperçu modifié apparaît dans la configuration de la section Archive lors d'un clic sur une assignation.

Cliquez sur le bouton Supprimer, si vous souhaitez supprimer une assignation. Pour activer ou désactiver les assignations, veuillez cliquer sur le bouton Activer ou Désactiver.

Des détails apparaissent pour chaque assignation :

• Le statut affiche si le service est actif.
• Répertoire Outlook
• Chemin vers le classeur Outlook
• Classeur d'archive
• Chemin vers le classeur d'archive
• Extension dynamique, si créée.

Un aperçu de rapports vous montre quelle entrée a été déposée automatiquement dans l'archive, et à quel moment.

Glisser-déposer au sein de l'archive

Vous pouvez déterminer comment le client doit gérer le déplacement d'entrées par le biais de glisser-déposer. Sélectionnez une des options suivantes :

• Un dialogue de sélection apparaît lors du dépôt par glisser-déposer.
• Le fichier est toujours déplacé.
• Une référence est toujours créée.
• Le fichier est toujours copié.

Configuration - Administration (1)

La partie supérieure de la Configuration > Administration contient le sujet suivant :

Activer ou désactiver les fonctions Cette section est seulement visible pour les utilisateurs possédant les droits d'administrateur.

Activer ou désactiver les fonctions

Cliquez dans la case à cocher pour activer ou désactiver les différentes fonctions. Si la coche est activée, la fonction correspondante est disponible. Si au contraire vous retirez la coche, la fonction ne sera plus affichée sur l'interface.

Tout activer : toutes les fonctions sont activées.

Tout désactiver : toutes les fonctions sont désactivées.

Configuration - Administration (2)

La partie inférieure de la Configuration > Administration contient les thèmes suivants :

• Collaboration avec d'autres clients
• Aperçu du fichier journal

Collaboration avec d'autres clients

Les fichiers doivent être extraits de l'archive ELO pour pouvoir être modifiés. Ils sont alors soumis au check-out et enregistrés en tant que fichiers temporaires dans un classeur de l'ordinateur local, pendant la durée du traitement. Ici, vous pouvez :

Ajouter : vous pouvez définir de nouvaux répertoires de check-out sur l'ordinateur.

Supprimer : vous permet de supprimer les répertoires de check-out.

Activer : vous pouvez ajouter des répertoires à la liste.

Désactiver : supprimer de la liste les répertoires de check-out

Ouvrir le répertoire : affiche le contenu du répertoire de check-out.

Mise en garde : les répertoires de check-out sont automatiquement purgés et vidés. Tous les fichiers qui n'ont pas été soumis au check-out par ELO DMS Desktop sont supprimés.

Aperçu du fichier-journal : enregistrez ici le chemin sous lequel vos fichiers de rapport sont enregistrés.

Chemin de fichier journal : Ici, vous pouvez voir et le cas échéant modifier le chemin actuel vers le fichier de rapport. Pour modifier le chemin et le cas échéant le classeur, cliquez sur Parcourir. Un dialogue apparaît, vous permettant d'ouvrir le système de fichiers de votre ordinateur et de créer de nouveaux classeurs.

INiveau d'information : vous pouvez définir le niveau de journalisation par le biais du menu déroulant. Il existe quatre différents niveaux, allant de la désactivation de la création de rapport jusqu'à un niveau de journalisation très précis.

Fichier journal : affiche dans un tableau le fichier rapport d'aujourd'hui.

Trois boutons se trouvent à côté du fichier journal.

• Actualiser : actualise le fichier journal ouvert.
• Ouvrir : veuillez naviguer vers le fichier journal requis dans le répertoire, puis confirmer le dialogue avec Ouvrir. Le fichier apparaît dans la section Fichier journal.
• Envoyer per e-mail : envoie le fichier journal ouvert (au format txt) en tant que pièce-jointe avec le programme de messagerie standard.

Détails : une ligne sélectionnée provenant du fichier journal peut être visualisée ici. Les Détails sont actifs une fois que vous avez sélectionné une ligne. Les détails suivants sont affichés :

• Message
• Classe
• Mode
• Ligne
• Date
• Application
• Message d'erreur