Metadaten sind Daten über einen Eintrag (Ordner oder Dokument). Metadaten umfassen Informationen über den Eintrag selbst, zum Beispiel wann er abgelegt wurde oder unter welchem Namen er im Funktionsbereich Ablage in einem ELO Client mit Zugriff auf die Baumstruktur erscheint. Weiterhin umfassen sie die Berechtigungsstruktur für den Eintrag, also welche Benutzer in welchem Umfang Zugriff auf den Eintrag haben. Die Qualität einer Ablage hängt stark von der Qualität der Metadaten ab. Mit Masken ist es möglich, Dokumente standardisiert zu erfassen und schnell in ELO abzulegen. Metadaten erleichtern die Suche.

Beachten Sie: Sie können die Metadaten nur anlegen, wenn Sie in einen Workflow, der einen Ordner enthält, ein neues Dokument ablegen. Die Metadaten können im ELO Task Client eingesehen, aber NICHT im Nachhinein verändert werden.

Information: Sie können keine Ordner in den ELO Task Client einfügen.

Masken

Mithilfe von Masken geben Sie Metadaten ein. Masken enthalten speziell auf Dokumenttypen zugeschnittene Vorgaben. So erhalten beispielsweise alle Dokumente eines Typs dieselben Berechtigungseinstellungen und werden über ein festes Schema in ELO abgelegt.

Felder

Die Metadaten zu einem Dokument geben Sie über Felder ein.

Welche Daten Sie eingeben und was Sie dabei beachten müssen, hängt von den Feldern ab. Es gibt unterschiedliche Typen von Feldern, die wiederum von Maske zu Maske unterschiedlich angelegt sein können.

Information: In den Feldern lassen sich Links hinterlegen. Die Links lassen sich in einem Browserfenster öffnen. Ein Link muss mit http, ftp oder https beginnen. Verwenden Sie ein Leerzeichen zur Trennung zwischen Link und Anzeigetext. Beispiel: http://www.wikipedia.de Wikipedia. Wenn Sie keinen Anzeigetext eingeben, wird der Link selbst angezeigt.

Symbole

Wenn sich innerhalb eines Felds ein Symbol befindet, bedeutet dies, dass ELO Sie bei der Eingabe des Feldinhalts unterstützt.

Es gibt folgende Arten von Hilfsmitteln:

• Kalender
• Drop-down-Menüs

Tabs

Der Dialog zur Eingabe von Metadaten ist in Tabs unterteilt.

Alle Masken enthalten die Tabs Basis, Zusatztext, Optionen und Berechtigungen. Einige Masken enthalten weitere Tabs. Die Felder in den Tabs variieren je nach gewählter Maske.

Die meisten Felder sind selbsterklärend. Hier werden nur einige Felder besprochen, die erklärungsbedürftig sind.

Tab 'Basis'

Kurzbezeichnung: Die Kurzbezeichnung ist der Name des Eintrags (Ordner oder Dokument), der im Funktionsbereich Ablage in der Baumstruktur angezeigt wird.

Information: Der Funktionsbereich Ablage steht nicht im ELO Task Client zur Verfügung.

Datum:

Bei Dokumenten: In diesem Feld erscheint automatisch das Datum, an dem ein Dokument erstellt oder zuletzt bearbeitet wurde. Wenn Sie das Datum auf den Tag ändern möchten, an dem Sie das Dokument ablegen, setzen Sie einen Haken bei der Option Datum des Dokuments anpassen (auf heutiges Datum setzen). Wenn Sie keinen Haken bei der Option setzen, sehen Sie nach dem Ablegen des Dokuments unter Datum das Datum, an dem das Dokument erstellt wurde, und unter Ablagedatum das Datum, an dem das Dokument in ELO abgelegt wurde. Ein weiterer Begriff für das Datum ist Dokumentendatum.

Nur bei Ordnern:

ELOINDEX: Dieses Feld dient dem Indexaufbau. Bei der automatischen Ablage von Dokumenten erkennt ELO durch den ELOINDEX, wo das Dokument abgelegt werden soll.

Information: Sie können keine Ordner in den ELO Task Client einfügen.

Tab 'Zusatztext'

In dieses Textfeld können Sie Informationen eintragen, die nicht durch die weiteren Felder abgedeckt werden, zum Beispiel eine genauere Beschreibung oder einen Kommentar.

Tab 'Optionen'

Mehr Informationen zu den Feldern Personenbezug, Ende Löschfrist und Ende Aufbewahrungsfrist finden Sie im Kapitel Personenbezogene Daten.

Startpunkt für die Replikation: Ist diese Option aktiviert, replizieren Sie nur den ausgewählten Eintrag und nicht die übergeordneten Ordner. Durch diese Option können Teilbereiche von Repositorys miteinander repliziert werden, die nicht in identischen Repository-Strukturen abgelegt werden. Sie müssen erst diese Option aktivieren und danach den Ordner einem Replikationskreis zuordnen (Menüband > Verwalten > Eigenschaften > Replikationskreise zuordnen).

Information: Die Replikationskreise stehen im ELO Task Client nicht zur Verfügung.

Dokumentenstatus: Im Feld Dokumentenstatus geben Sie ein, wie sich das Dokument bei Änderungen verhält.

• Keine Versionskontrolle: Von dem Dokument wird nur eine Version gespeichert. Eine neue Version ersetzt die vorige Version. Die vorige Version wird dabei gelöscht und ist nicht mehr verfügbar.

Achtung: Wenn Sie diese Option auswählen, wird mit jedem neuen Speichern die alte Version überschrieben. Auch die Funktion Dokument > Versionen > Neue Version laden erstellt keine neue Version, sondern überschreibt die aktuelle Version. Daher raten wir von der Wahl dieser Option ab.

• Versionskontrolle eingeschaltet: Wird das Dokument geändert, bleibt der Ausgangszustand in Versionen erhalten. Die Versionen eines Dokuments lassen sich wiederherstellen.
• Keine Änderung möglich: Weder das Dokument noch die dazugehörigen Metadaten lassen sich bearbeiten.

Achtung: Der Status Keine Änderung möglich kann nicht rückgängig gemacht werden.

Verschlüsselungskreis: Dieses Feld wird entsprechend der gewählten Maske automatisch befüllt und kann nicht geändert werden.

Dateiname: In dieses Feld wird automatisch der bisherige Name des Dokuments eingetragen. Nicht dieser Name wird in der Baumstruktur angezeigt, sondern der Name, den Sie im Tab Basis unter Kurzbezeichnung eintragen.

Tab 'Berechtigungen'

In diesem Tab stellen Sie ein, welche Gruppen und Benutzer welche Berechtigungen für den Eintrag haben.

Benutzer/Gruppe: Neben Benutzern und Gruppen stehen die Optionen Eigentümerrechte und Vorgängerrechte zur Verfügung. Über die Option Eigentümerrechte weisen Sie sich selbst sämtliche Rechte auf den Eintrag zu. Eigentümerrechte können übertragen werden, wenn Sie beispielsweise das Unternehmen verlassen. Über die Option Vorgängerrechte geben Sie dem neuen Eintrag die Rechte des übergeordneten Ordners.

Berechtigungen auswählen: Um die Berechtigungseinstellungen eines ausgewählten Benutzers oder einer ausgewählten Gruppe zu bearbeiten, markieren Sie den Benutzer oder die Gruppe und selektieren oder deselektieren einzelne Optionen.

Sie haben folgende Optionen zur Wahl:

• Sehen (R): Benutzer haben lesenden Zugriff auf den Eintrag. Sie können den Eintrag nicht verändern.
• Metadaten ändern (W): Benutzer können die Metadaten des Eintrags bearbeiten.
• Löschen (D): Benutzer können den Eintrag löschen.
• Bearbeiten (E) (nur Dokumente): Benutzer können den ausgewählten Eintrag bearbeiten. Das bedeutet, dass sie das Dokument auschecken und eine neue Version laden sowie die Arbeitsversion ändern können.
• Liste bearbeiten (L) (nur Ordner): Benutzer können den Inhalt des Ordners verändern. Sie können beispielsweise Dokumente in diesem Ordner erstellen oder Dokumente aus diesem Ordner verschieben, kopieren oder entfernen.
• Berechtigungen ändern (P): Benutzer können die Berechtigungen für den ausgewählten Eintrag ändern.

Information: Optionen, die im jeweiligen Fall nicht relevant sind, werden kursiv und in spitzen Klammern dargestellt.

Persönlich: Über diese Schaltfläche vergeben Sie sich selbst alleinigen Vollzugriff auf den Eintrag. Wenn andere Benutzer oder Gruppen Berechtigungen hatten, werden diese entzogen.

UND-Gruppe: Um eine UND-Gruppe zu erstellen, markieren Sie zwei Gruppen in der mittleren Spalte und klicken auf UND-Gruppe. UND-Gruppen berechtigen nur die Benutzer, die in beiden Gruppen Mitglied sind.

Mitglieder anzeigen: Um sich die Mitglieder einer Gruppe anzeigen zu lassen, klicken Sie auf die Gruppe und im Anschluss auf Mitglieder anzeigen.