Wenn Sie in einem Workflow als Bearbeiter ausgewählt wurden, erscheint der Workflow in Ihrem Funktionsbereich Aufgaben.

Sie können Workflows als Einzelbenutzer, als Teil einer Gruppe oder als Vertretung erhalten.

Sie können sich Workflows nach unterschiedlichen Kriterien anzeigen lassen. Klicken Sie im Menüband auf Aufgabe > x aktiv. Hier wählen Sie aus, ob Sie sich Gruppenaufgaben, Vertretungsaufgaben oder Eskalationen anzeigen lassen.

Eskalationen: Wenn Sie bei dieser Option einen Haken setzen, werden Ihnen Aufgaben angezeigt, die eskaliert sind und bei denen Sie als zu benachrichtigender Benutzer eingetragen wurden. Über die Funktion Workflow anzeigen können Sie sich anschauen, bei welchem Schritt die Eskalation entstanden ist.

Einen Workflow erkennen Sie an dem Workflow-Symbol.

Einen neuen Workflow erkennen Sie an dem grünen Punkt und der fetten Schrift.

Wenn Sie einen Workflow erhalten, haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Funktion Workflow anzeigen
• Funktion Workflow weiterleiten
• Funktion Workflow annehmen
• Funktion Workflow zurückgeben
• Funktion Workflow delegieren
• Funktion Workflow abgeben
• Funktion Workflow zurückstellen
• Workflow über Formular weiterleiten

Funktion 'Workflow anzeigen'

Sie können sich die Details zum ausgewählten Workflow anschauen.

Vorgehen

1. Markieren Sie den Workflow, den Sie anzeigen lassen möchten.

2. Klicken Sie im Menüband auf Aufgabe > Workflow anzeigen.

Wenn Sie in der verkleinerten Ansicht des Workflows auf das blaue Quadrat klicken und es mit weiterhin gedrückter Maustaste bewegen, ändern Sie dadurch den Ausschnitt in der großen Ansicht.

Wenn Sie im Workflow-Diagramm auf einen Workflow-Knoten klicken, erhalten Sie nähere Informationen über die Knoteneinstellungen.

Funktion 'Workflow weiterleiten'

Nachdem Sie Ihre Aufgabe abgeschlossen haben, leiten Sie den Workflow an den nächsten Bearbeiter weiter.

Vorgehen

1. Markieren Sie den Workflow, den Sie weiterleiten möchten.

2. Klicken Sie im Menüband auf Aufgabe > Workflow weiterleiten.

Wenn Sie einen Workflow erhalten haben und diese Schaltfläche nicht aktiv ist, hat das einen der folgenden Gründe:

• 1. Sie haben den Workflow als Teil einer Gruppe erhalten. In diesem Fall müssen Sie ihn zuerst über die Schaltfläche Workflow annehmen annehmen.
• 2. Der Workflow enthält ein Formular. Das Formular sehen Sie im Anzeigebereich. In diesem Fall leiten Sie den Workflow über die Schaltflächen innerhalb des Formulars weiter.

Funktion 'Workflow annehmen'

Wenn Sie einen Workflow als Teil einer Gruppe erhalten haben, müssen Sie ihn zuerst annehmen, bevor Sie ihn bearbeiten und weiterleiten können. Auf diese Weise wird verhindert, dass der Workflow von mehreren Benutzern gleichzeitig bearbeitet wird.

Vorgehen

1. Markieren Sie den Workflow, den Sie annehmen möchten.

2. Klicken Sie im Menüband auf Aufgabe > Workflow annehmen.

Durch das Annehmen wird die Aufgabe aus dem Funktionsbereich Aufgaben der anderen Gruppenmitglieder entfernt. Über die Funktion Workflow zurückgeben können Sie die Übernahme rückgängig machen.

Funktion 'Workflow zurückgeben'

Sie können einen Workflow wieder zurückgeben, den Sie als Teil einer Gruppe erhalten und mit der Funktion Workflow annehmen angenommen haben.

Vorgehen

1. Markieren Sie den Workflow, den Sie zurückgeben möchten.

2. Klicken Sie im Menüband auf Aufgabe > Workflow zurückgeben.

Der Workflow erscheint wieder im Aufgabenbereich aller Gruppenmitglieder, an die der Workflow geschickt wurde.

Funktion 'Workflow delegieren'

Sie können Ihren Schritt im Workflow an andere Benutzer oder Gruppen delegieren.

Vorgehen

1. Markieren Sie den Workflow, den Sie delegieren möchten.

2. Klicken Sie im Menüband auf Aufgabe > Workflow delegieren.

Als Empfänger können Sie einen Benutzer bzw. eine Gruppe oder mehrere Benutzer bzw. Gruppen auswählen. Wenn Sie mehrere Benutzer oder Gruppen auswählen, erhalten diese den Workflow in der Reihenfolge, in der sie in der Liste erscheinen. Um die Reihenfolge der Empfänger zu ändern, klicken Sie auf einen Empfänger und ändern Sie über die Pfeile nach oben oder unten seine Position.

Mitglieder anzeigen: Haben Sie eine Gruppe ausgewählt und angeklickt, können Sie die Mitglieder der Gruppe anzeigen lassen.

Benachrichtigen nach Bearbeitung des Knotens: Sie erhalten den Workflow nach der Bearbeitung zurück. Sie haben so die Möglichkeit, den Bearbeitungsstatus zu prüfen, bevor Sie den Workflow an den nächsten Empfänger weiterleiten.

In der Übersicht des Workflows unter Workflow anzeigen erscheinen Sie weiterhin als Bearbeiter Ihres Schritts. Die Benutzer, an die Sie den Workflow delegiert haben, bilden einen zusätzlichen Schritt.

Funktion 'Workflow abgeben'

Sie können Ihren Schritt im Workflow an einen anderen Benutzer oder eine andere Gruppe abgeben. Im Unterschied zur Funktion Workflow delegieren geben Sie Ihren Bearbeitungsschritt komplett ab und erhalten keine Benachrichtigung über den weiteren Verlauf des Workflows.

Vorgehen

1. Markieren Sie den Workflow, den Sie abgeben möchten.

2. Klicken Sie im Menüband auf Aufgabe > Workflow abgeben

In der Übersicht des Workflows unter Workflow anzeigen erscheinen Sie nicht mehr als Bearbeiter Ihres Schritts. Sie werden durch die Benutzer ersetzt, an die Sie den Workflow abgegeben haben.

Funktion 'Workflow zurückstellen'

Sie können einen Workflow zur späteren Bearbeitung zurückstellen.

Vorgehen

1. Markieren Sie den Workflow, den Sie zurückstellen möchten.

2. Klicken Sie im Menüband auf Aufgabe > Workflow zurückstellen.

Mit dieser Funktion legen Sie das Datum fest, bis zu dem ein Workflow aus dem Funktionsbereich Aufgaben ausgeblendet wird. Ist das Datum erreicht, wird der Workflow wieder angezeigt.

Beachten Sie: Eine Zurückstellung verhindert NICHT die Eskalation des Workflows.

Workflow über Formular weiterleiten

Wenn Sie einen Workflow erhalten, den Sie mithilfe eines Formulars weiterleiten sollen, ist die Schaltfläche Workflow weiterleiten nicht aktiv.

Vorgehen

Um diesen Workflow nach dem Bearbeiten des Formulars weiterzuleiten, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche innerhalb des Formulars.