Sie können Vertretungen anlegen, die sofort oder erst später aktiv werden.

Vorgehen

1. Klicken Sie im Menüband auf Profilmenü [Ihr Name] > Vertreter einsetzen.

2. Wählen Sie über das Eingabefeld bzw. über das Drop-down-Menü Ihre Vertretung aus.

Sie können sich durch andere Benutzer oder durch Gruppen vertreten lassen.

So lange Sie keine Einstellungen für einen Vertreter vorgenommen haben, ist sein Status Unvollständig. Der Vertreter kann mit diesem Status noch nicht eingesetzt werden. Sie können die Einstellungen sofort oder später vornehmen.

Sie können unterschiedliche Einstellungen für unterschiedliche Vertreter vornehmen. So können Sie Ihre Vertretungen bereits im Voraus planen und die Einstellungen auch nachträglich bearbeiten.

3. Um genauere Einstellungen für Ihre Vertreter vorzunehmen, klicken Sie auf den jeweiligen Vertreter.

Einstellungen

Es gibt folgende Möglichkeiten, einen Vertreter einzusetzen:

• Zeitraum: Sie legen einen Zeitraum fest, in dem ein anderer Benutzer automatisch Ihre Vertetung übernimmt.
• Vertretungsberechtigung: Sie geben einem anderen Benutzer generell das Recht, Sie zu vertreten. Er muss die Vertretung in diesem Fall selbst aktivieren und deaktivieren.

Zeitraum: Die Option Aktive Vertretung in diesem Zeitraum aktiviert die Eingabefelder für den Zeitraum. Wenn Sie den Haken an der Option entfernen, sind die Eingaben nicht aktiv. Bereits eingetragene Zeiträume bleiben dennoch erhalten und können später aktiviert werden.

Sie können folgende Zeiträume definieren:

• Einen konkreten Zeitraum mit Anfang und Ende
• Einen unbegrenzten Zeitraum mit Anfang
• Mehrere konkrete und/oder unbegrenzte Zeiträume

Information: Sie können das ausgewählte Datum um eine Uhrzeit ergänzen. Die Uhrzeit tippen Sie hinter das Datum in der folgenden Form: 09.04.2020 15:30.

Wenn Sie eine Vertretung mit unbegrenztem Zeitraum definiert haben, beenden Sie die Vertretung, indem Sie über die X-Schaltfläche den Zeitraum löschen.

Information: Zeiträume werden nicht automatisch gelöscht, sondern müssen über die X-Schaltfläche gelöscht werden.

Vertretungsberechtigung: Wenn Sie die Option Darf aktivieren/deaktivieren auswählen, darf der Vertreter die Vertretung selbst aktivieren und deaktivieren. Er ist somit prinzipiell berechtigt, Sie zu vertreten, ohne dass Sie dafür einen Zeitraum definieren.

Berechtigungen: Sie können individuell einstellen, wie viele Rechte Sie Ihrer Vertretung einräumen.

Sie müssen mindestens eine der folgenden drei Optionen aktivieren:

• Berechtigungsübernahme: Über das Drop-down-Menü wählen Sie aus, für welche Ihrer Gruppen die Vertretung gilt. Der Vertreter erhält die mit der Gruppe zusammenhängenden Benutzerrechte, Berechtigungen für Einträge, Anmerkungen, Feed-Beiträge und Gruppenaufgaben. Auf diese Weise ist es möglich, mehrere Vertreter für den gleichen Zeitraum zu erstellen und die Berechtigungen für unterschiedliche Gruppen zu verteilen. Es stehen Ihnen nur die Gruppen zur Wahl, für die eine Vertretung erlaubt ist.
• Zugriff auf die Postbox: Wenn Sie diese Option aktivieren, hat Ihr Vertreter Zugriff auf Ihre Postbox. Die Postbox gibt es nur im ELO Java Client.
• Persönliche Aufgaben und Workflows: Wenn Sie diese Option aktivieren, erhält Ihr Vertreter Zugriff auf Aufgaben und Workflows, die Sie nicht als Zugehöriger einer Gruppe erhalten, sondern für die Sie persönlich eingetragen sind.

Wenn Sie aktuell vertreten werden, erkennen Sie das an der orangen Figur neben Ihrem Profilmenü [Ihr Name].

Auch auf Ihrer Startseite Mein ELO wird Ihnen angezeigt, dass Sie vertreten werden.

Weitergabe von Vertretungen

Vertretungen werden nicht automatisch weitergereicht.

Das bedeutet: Emil Eilig hat Ida Igel als seine Vertreterin eingesetzt. Ida Igel setzt wiederum Jonas Jupiter als ihren Vertreter ein. Jonas Jupiter erhält nicht die Aufgaben, Rechte usw., die Ida Igel als Vertreterin von Emil Eilig erhält.

Darf weiterleiten: Über diese Option erlauben Sie Ihrem Vertreter, die Vertretung an einen anderen Benutzer abzugeben.

Auch in diesem Fall wird die Vertretung nicht automatisch weitergereicht, sondern muss aktiv weitergeleitet werden.

Setzen Sie diese Option mit Bedacht ein, um zu verhindern, dass Rechte unkontrolliert im Unternehmen weitergereicht werden.