Über den Dialog Ad-hoc-Workflow starten starten Sie einen neuen Ad-hoc-Workflow.

Ad-hoc-Workflows sind durch ELO vordefiniert und können mit geringem Aufwand eingerichtet werden. Allerdings sind die Gestaltungsmöglichkeiten dadurch geringer als bei Standard-Workflows.

Der Dialog Ad-hoc-Workflow starten teilt sich in drei Bereiche:

• Bezeichnung und Art
• Benutzerauswahl
• Abschluss

Bezeichnung und Art

Bezeichnung: Über das Feld Bezeichnung benennen Sie den Ad-hoc-Workflow.

Art: Über das Feld Art wählen Sie aus, wie der Ad-hoc-Workflow gestaltet sein soll.

Folgende Arten des Ad-hoc-Workflows stehen zur Auswahl:

Freigabe seriell: Der Workflow wird seriell (nacheinander) an die einzelnen Teilnehmer weitergeleitet. Ein Teilnehmer hat die Möglichkeit, den Ablauf vorzeitig zu beenden, wenn er z. B. ein Dokument nicht freigibt.

Freigabe parallel: Der Workflow wird parallel verteilt. Alle Empfänger erhalten den Workflow gleichzeitig. Jeder Teilnehmer muss die Freigabe erteilen.

Kenntnisnahme seriell: Der Workflow wird seriell (nacheinander) an die einzelnen Teilnehmer weitergeleitet. Die Teilnehmer müssen der Reihe nach den Empfang des Workflows bestätigen. Solange ein Benutzer den Workflow nicht zur Kenntnis nimmt, wird der Workflow nicht an die nachfolgenden Teilnehmer weitergeleitet.

Kenntnisnahme parallel: Der Workflow wird parallel verteilt, also alle Empfänger erhalten den Workflow gleichzeitig.

Benutzerauswahl

Arbeitsanweisung: Über das Feld Arbeitsanweisung lässt sich bei Bedarf ein kurzer Hinweistext eintragen.

für Benutzer/Gruppe: Über das Drop-down-Menü im Feld für Benutzer/Gruppe wählen Sie den/die Empfänger des Ad-hoc-Workflows.

Im Feld unter für Benutzer/Gruppe sehen Sie, welche Empfänger bereits ausgewählt sind. Mit einem Klick auf das X-Symbol können Sie die Benutzer wieder löschen.

Individuelle Arbeitsanweisung eingeben: Über das Feld Individuelle Arbeitsanweisung eingeben lässt sich bei Bedarf für den gewählten Empfänger ein individueller Hinweistext eintragen. Bestätigen Sie den Text mit der ENTER-Taste.

Reihenfolge: Über die Pfeilsymbole verschieben Sie den gewählten Empfänger innerhalb der Empfängerliste.

Expandieren: Über die Schaltfläche Expandieren erhalten Sie die einzelnen Mitglieder einer ausgewählten Gruppe. Klicken Sie dafür auf die entsprechende Gruppe im Anzeigefeld und im Anschluss auf Expandieren. Sie können nun einzelne Mitglieder über die X-Schaltfläche löschen.

Eskalationsmanagement: Über die Schaltfläche Eskalationsmanagement können Sie Eskalationen für Ad-hoc-Workflows einstellen.

Mitglieder anzeigen: Haben Sie eine Gruppe ausgewählt, können Sie die Mitglieder der Gruppe über die Schaltfläche Mitglieder anzeigen anzeigen lassen.

Abschluss

Empfänger: Über das Drop-down-Menü im Feld Empfänger wählen Sie aus, wer nach Abschluss des Ad-hoc-Workflows benachrichtigt werden soll.

Erfolgsmeldung: Über das Feld Erfolgsmeldung lässt sich bei Bedarf ein Text eintragen. Den Text erhält der oben bestimmte Empfänger, wenn der Ad-hoc-Workflow erfolgreich abgeschlossen wurde.

Abbruchmeldung (nur Freigabe-Workflows): Über das Feld Abbruchmeldung lässt sich bei Bedarf ein Text eintragen. Den Text erhält der oben bestimmte Empfänger, wenn der Ad-hoc-Workflow abgebrochen wurde.

Workflow allen Benutzern entziehen, sobald ein Benutzer keine Freigabe erteilt hat. (Nur bei der Art Freigabe parallel): Ist die Option aktiviert, müssen alle Empfänger die Freigabe erteilen. Ansonsten wird der Ad-hoc-Workflow komplett abgebrochen.

Ende-Skript: Über das Feld Ende-Skript lässt sich bei Bedarf der Name eines Skripts eintragen, das nach Abschluss des Ad-hoc-Workflows ausgeführt werden soll.