Le dialogue Insérer un fichier pour permet d'ajouter un document au classeur sélectionné. Ce dialogue vous permet d'associer le masque et de saisir les métadonnées pour le document.

Vous avez les possibilités suivantes pour sélectionner le fichier :

1 Fichier : cliquez sur le symbole du classeur pour sélectionner un fichier.

2 Déposer le fichier ici : vous pouvez déplacer des documents par le biais de glisser-déposer sur ce champ.

Version : indiquez de quelle version de document il s'agit.

Commentaire de version : le cas échéant, entrez des remarques importantes sur la version chargée du document.

Version ne pouvant être supprimée : si vous souhaitez que la version chargée du document ne soit pas supprimée de l'historique, activez cette case.

Modifier la date de document : activez cette case à cocher si vous souhaitez que la version téléchargée du document soit dotée de la date actuelle.

Ici, vous sélectionnez un masque. Cette zone est active une fois que vous avez sélectionné un fichier.

Filtrer : ce champ vous permet de limiter la liste des masques disponibles ou de rechercher un masque.

Ensuite, vous pouvez remplir le masque sélectionné. Cette zone est active une fois que vous avez sélectionné un fichier.

Voici un bref explicatif sur les champs standards. D'autres champs apparaissent en fonction du masque.

Onglet 'Base'

Désignation : le nom de fichier s'affiche ici par défaut. Si nécessaire, entrez une autre désignation.

Date : sélectionnez la date de document à l'aide de la fonction calendrier.

Onglet 'Texte supplémentaire'

Si nécessaire, entrez des informations supplémentaires sur le document dans le champ d'entrée.

Onglet 'Options'

Données personnelles : s'il existe des données personnelles dans une entrée, veuillez entrer dans ce champ une caractéristique adéquate pour identifier la personne concernée.

Fin du délai de suppression : la fin du délai de suppression vous permet de définir jusqu'à quand l'entrée doit être supprimée au plus tard. La date souhaitée peut être entrée par le biais d'un dialogue de calendrier. Pour ceci, cliquez sur le bouton avec le symbole de calendrier placé à droite du champ de texte.

Remarque : si les champs Données personnelles et Fin du délai de suppression ne sont pas remplis, ou pas remplis intégralement, un dialogue désactible vous informe qu'aucune donnée personnelle n'a été entrée.

Fin du délai de conservation : vous pouvez définir une date d'expiration pour l'entrée. La date souhaitée peut être entrée par le biais d'un dialogue de calendrier. Pour ceci, cliquez sur le bouton avec le symbole de calendrier placé à droite du champ de texte.

Remarque : Le délai de conservation doit être révolu avant le délai de suppression.

Type d'entrée : le type d'entrée reconnu par le client s'affiche ici. Le cas échéant, sélectionnez un autre type d'entrée dans le menu déroulant.

Couleur de l'écriture : ici, vous pouvez déterminer la couleur avec laquelle le document doit être affiché dans ELO.

Nom de fichier : ici, apparaît le nom du fichier.

Statut de document : dans le champ Statut de document vous voyez le statut de document.

• Pas de contrôle de version : seule une version de document est enregistrée. Une nouvelle version remplace la version précédente. La version précédente est supprimée et n'est plus disponible.
• Contrôle de version activé : lorsque le document est modifié, l'état d'origine reste conservé dans les différentes versions. Il est possible de restaurer les versions d'un document.
• Pas de modification possible : ni le document ni ses métadonnées ne peuvent être modifiés.

Attention : si vous sélectionnez l'option Pas de contrôle de version, l'ancienne version est enregistrée lors de chaque nouvel enregistrement. De même, la fonction Affichage > Document > Versions > Charger une nouvelle version ne crée pas de nouvelle version, mais elle écrase la version actuelle. C'est pourquoi nous vous recommandons de ne pas utiliser cette option.

Attention : il n'est pas possible de modifier le statut Pas de modification possible.

Placer dans le plein texte : déterminez si le document doit être placé dans le plein texte.

Onglet 'Autorisations'

Sur l'onglet Autorisations, vous pouvez voir quels réglages ont été effectués pour l'entrée sélectionnée (classeur ou document).

Sélectionner un utilisateur ou un groupe : ce champ permet de sélectionner un utilisateur ou un groupe dont vous souhaitez effectuer les réglages des autorisations.

Dans la section se trouvant sous le champ Sélectionner un utilisateur/un groupe vous voyez, pour quels utilisateurs/groupes ont déjà été effectués des réglages. Cliquez sur un utilisateur ou un groupe dans la liste pour modifier les réglages de messagerie.

Vous pouvez effectuer les réglages suivants :

• Voir : les utilisateurs avec l'autorisation Voir ont un accès en lecture sur l'entrée sélectionnée. Vous pouvez visualiser le contenu de l'entrée.
• Modifier les métadonnées : les utilisateurs avec l'autorisation Modifier les métadonnées peuvent modifier les métadonnées de l'entrée sélectionnée.
• Supprimer : les utilisateurs avec l'autorisation Supprimer vous permettent de supprimer l'entrée sélectionnée.
• Modifier : les utilisateurs avec l'autorisation Modifier peuvent modifier l'entrée sélectionnée.
• Listes (L) : cette autorisation n'est pertinente que pour les classeurs. Les utilisateurs avec l'autorisation peuvent modifier le contenu du classeur correspondant. Par exemple, il faut posséder l'autorisation Listes pour créer des documents dans ce classeur ou pour déplacer des documents à partir de ce classeur.
• Modifier les autorisations (P) : les utilisateurs ayant le droit Modifier les autorisations peuvent modifier les autorisations pour l'entrée sélectionnée.

Information : les options qui ne sont pas pertinentes sont représentées en italique et entre crochets.

Créer un groupe ET : les groupes ET sont sensés si vous souhaitez autoriser seulement les utilisateurs d'un groupe qui sont également membres d'un autre groupe. Pour créer un groupe ET, marquez deux groupes, puis cliquez sur Créer un groupe ET.

Personnels : cliquez sur ce bouton pour vous attribuer à vous seul un accès intégral à l'entrée en question. Toutes les autres autorisations sont retirées.

Supprimer : cliquez sur Personnel pour supprimer tous les réglages des autorisations de l'utilisateur/du groupe sélectionné.