Ce chapitre vous explique les composants de l'interface. Si nous parlons d'une entrée, il peut s'agir de documents ou de classeurs.

1 Liste des tâches

La liste des tâches comprend tous les processus. Vous voyez tous les processus qui ne sont adressés qu'à vous. Si vous cochez la case de Tâches de groupe, les processus du groupe auquel vous appartenez seront également affichés.

Une tâche de groupes est marquée avec un rectangle gris comportant le nom du groupe. Le nom du processus se trouve devant le rectangle.

Une nouvelle tâche est dotée d'un marquage bleu à gauche de la tâche et du titre en caractère gras.

Une tâche contient les informations suivantes :

• Titre du processus
• Titre de l'entrée
• Date de création du processus

Par ailleurs, les symboles soulignent les aspects suivants :

• Le type d'entrée, par exemple un document Word ou PDF, un e-mail ou un document numérisé
• Priorité du processus, par exemple A,B, ou C
• Processus soumis à un conflit, marqué par un point d'exclamation blanc sur fond rouge, et doté d'une échéance

2 Ruban

Le ruban vous permet d'accéder à toutes les fonctions requises pour le traitement de vos processus.

Ces fonctions sont :

• Actualiser
• Traiter le processus
• Accepter le processus
• Déléguer le processus
• Rendre le processus
• Enregistrer sous

3 Menu utilisateur

Le menu utilisateur vous permet de vous déconnecter ou de modifier le mot de passe.

4 Affichages (formulaire/entrée)

Les boutons Formulaire et Entrée vous permettent de basculer entre les affichages. Lors de la sélection d'une tâche de formulaire, le formulaire est toujours visible dans la section d'affichage. Pour basculer vers l'entrée, veuillez sélectionner le bouton Entrée.

5 Affichages (document/plein texte)

Les boutons Document et Plein texte vous permettent de basculer entre les affichages. Lors de la sélection d'une entrée, le document est toujours visible. Pour basculer vers le plein texte, veuillez sélectionner le bouton Plein texte.

6 Fil d'actualité

Le fil d'actualité vous permet d'échanger avec vos collègues sur la tâche en question et l'entrée correspondante dans le client workflow ELO.

Ici, vous obtenez toutes les informations importantes concernant le processus. Il existent les types de messages suivants :

• Les articles rédigés par vous-même ou par un autre utilisateur.
• Commentaires sur un article
• Sondages
• Evénements, par exemple, lors du dépôt d'une nouvelle version de document ou lors de la modification de la version de travail)

Information : pour ce qui est des tâches à base de formulaires, le fil d'actualité est seulement affiché lorsque le bouton Entrée est sélectionné en haut à droite. Lorsque Formulaire est sélectionné, le formulaire et d'autres étapes sont affichés.

1 Rédiger un article : le champ d'entrée Rédiger un article vous permet de rédiger un ou plusieurs articles sur une entrée de votre liste des tâches. Pour envoyer un article, utilisez le bouton Créer ou la combinaison de touches Ctrl + Entrée.

Information : il n'est pas possible de supprimer les articles.

Les nouveaux articles sont marqués d'un point vert devant le nom de l'utilisateur ayant rédigé l'article.

Il est possible de formater le texte des articles et commentaires avec la syntaxe suivante :

Gras : entrez un astérisque (*) au début et à la fin du texte que vous souhaitez avoir en caractères gras.

• Votre entrée : je souhaite souligner ce point *une deuxième fois*.
• Résultat dans le fil d'actualité : je souhaite souligner ce point une deuxième fois.

Information : si vous souhaitez que l'astérisque soit visible en tant que tel dans le texte, vous devez entrer un (\) devant l'astérisque.

2 Parcourir le fil d'actualité : utilisez le bouton Parcourir le fil d'actualité, pour parcourir le fil d'actualité en terme d'articles, d'utilisateurs ou de hashtags.

3 S'abonner au fil d'actualité: le bouton S'abonner vous permet de vous abonner à un fil d'actualité pour une entrée.

Remarque : l'abonnement d'un fil d'actualité pour un processus précis ne se réfère qu'à la période dans laquelle vous traitez le processus. Après le transfert, vous ne pourrez plus voir le fil d'actualité abonné.

4 Afficher les possibilités de filtre : le bouton Afficher les possibilités de filtre vous permet d'afficher les options de filtrage. Vous pouvez filtrer les articles du fil d'actualité de l'entrée correspondante selon les utilisateurs ou les types d'articles. Même une fois les possibilités de filtrages masquées, vous voyez tout de même si des filtres sont actifs, et si oui, combien. Pour afficher ou masquer les filtres; il suffit de cliquer sur le bouton.

Vous pouvez effectuer une négation de filtre. Avec les réglages standards, tous les filtres sont appliqués au mode est. Cliquez sur le mot est derrière le nom de la catégorie de filtre pour passer au mode n'est pas.

5 Afficher les métadonnées : le bouton Afficher les métadonnées vous permet d'afficher les métadonnées pour l'entrée correspondante. Le type d'entrée ne joue aucun rôle.

A côté du masque, d'autres informations sont affichées; par exemple, dans le cas d'une facture, l'on pourrait faire afficher le numéro de facture, le numéro de clientèle et la date de commande.

6 Créer un sondage : le symbole de l'infobulle vous permet de créer des sondages. Vous pouvez entrer la question dans les champs d'entrée, ainsi qu'un nombre illimité de réponses. De plus, vous pouvez définir la durée du sondage et configurer d'autres points par le biais de Afficher d'autres réglages.

7 Modifier l'article : utilisez le symbole du stylo pour modifier ultérieurement un article que vous avez déjà créé.

Une fois un article ou un commentaire modifié, vous pouvez voir l'historique du traitement. Pour ceci, cliquez sur le bouton modifié, qui apparaît sous votre article.

Les modifications apportées à votre article sont marquées d'un point vert devant le nom de l'utilisateur ayant créé ou modifié l'article.

8 Écrire un commentaire : le bouton Écrire un commentaire vous permet d'écrire un commentaire sur votre article ou sur celui d'autres personnes.

Il existe d'autres fonctions pour entrer un article ou un commentaire :

1 Mentionner un utilisateur : le bouton Mentionner un utilisateur vous permet de marquer d'autres utilisateurs dans votre article. Alternative : au lieu d'utiliser le bouton, vous pouvez également entrer le signe @ sur votre clavier.

2 Référencer à l'entrée : le bouton Référencer à l'entrée vous permet de marquer d'autres articles dans votre article. Alternative : au lieu d'utiliser le bouton, vous pouvez également entrer le signe > sur votre clavier.

Information : une référence n'est possible que s'il s'agit d'une tâche contenant un classeur.

Remarque : vous pouvez créer une référence et voir les références des autres utilisateurs, mais vous ne pouvez pas y accéder. Le message d'erreur suivant apparaît lorsque vous cliquez sur une référence.

3 Ajouter un hashtag : le bouton Ajouter un hashtag vous permet d'ajouter un ou plusieurs hashtags à un article. Alternative : au lieu d'utiliser le bouton, vous pouvez également entrer le signe # sur votre clavier.

4 Limiter la visibilité : le bouton Limiter la visibilité vous permet de sélectionner quel groupe peut voir l'article. Toutefois, les réglages de visibilité d'un commentaire sont liés aux réglages de visibilité de l'article ayant fait l'objet d'un commentaire. C'est pourquoi vous ne pouvez pas modifier les réglages de visibilité des commentaires.

En plus du fil d'actualité, d'autres informations sont affichées au-dessus du champ d'entrée :

XY modifie l'entrée : cette information affiche qu'un utilisateur modifie une entrée dans un autre client ELO.

Information : vous n'obtenez pas de messages dans le client Workflow ELO lorsque les entrées appartenant à votre liste de tâches sont en cours de modification. Cette information vous montre qu'un autre utilisateur modifie cette entrée.

7 Zone d'affichage

Dans la section d'affichage, vous voyez l'entrée correspondante du processus sélectionné.

Cadrage

Vous pouvez définir le cadrage via les trois boutons dans la partie inférieure de la section d'affichage.

Les options suivantes sont disponibles pour définir le cadrage :

• Zoom à 100%
• Ajuster la largeur à la zone d'affichage
• Ajuster la taille à la zone d'affichage

Navigation dans les classeurs

Si un processus de votre liste de tâches appartient à une entrée de classeur, vous pouvez y naviguer de manière hiérarchique. Dans ce cas, au lieu de voir la section d'affichage, vous voyez la structure de classeurs. Vous naviguez dans la structure de classeurs en cliquant sur l'entrée correspondante. Pour basculer vers un niveau précédent, vous pouvez utiliser la liste des différents niveaux par le biais du titre du document dans la section d'affichage. Il suffit d'effectuer un clic pour basculer vers le niveau correspondant.

Enregistrer sous

Dans votre liste de tâches, lorsque vous sélectionnez une tâche avec un document Word ou Excel, le message suivant apparaît dans la section d'affichage :

Le système vous propose Enregistrer sous. Cliquez sur le bouton. Le document est téléchargé et peut être ouvert et affiché.

Information : si la tâche appartient à une entrée de classeur et que vous avez navigué dans ce classeur pour accéder au document, le document enregistré peut différer de la tâche sélectionnée.

Remarque : si vous téléchargez et modifiez un document, les modifications dans le document du processus ne sont PAS visibles dans le client workflow ELO ou pour vos collègues. Vous ne pourrez PAS télécharger le document modifié dans le client ELO Workflow.

Lors de la sélection d'un processus depuis votre liste de tâches, le message d'erreur suivant peut apparaître :

Dans le ruban, sélectionnez Enregistrer sous. Le document est téléchargé et vous pouvez l'ouvrir.

Affichage texte

Il existe d'autres boutons dans la section d'affichage pour les processus dont les entrées ont l'extension .txt. Ces boutons se trouvent dans la partie inférieure de la section d'affichage, au lieu des boutons pour le cadrage.

Vous avez deux possibilités :

• représentation agrandie du texte
• représentation réduite du texte