Kurzinfo

Wenn Sie eine Rechnung zur Freigabe einzelner Positionen oder eine Rechnungsfreigabe erhalten, erscheint diese in Ihrem Funktionsbereich Aufgaben.

Vorgehen

1. Markieren Sie im Funktionsbereich Aufgaben den Workflow der Rechnung, für die Sie die Freigabe erteilen sollen.

Optional: Klicken Sie auf Workflow annehmen, damit Sie das Formular bearbeiten können.

Im Tab Formular finden Sie das vorausgefüllte Formular mit den Informationen aus der Rechnung.

Im Tab Dokument / Ordner finden Sie die zugehörige Rechnung zum Abgleich.

2. Überprüfen Sie die einzelnen Rechnungspositionen.

Es empfiehlt sich, mit zwei Fenstern und wenn möglich auf zwei Monitoren zu arbeiten. Dafür stehen Ihnen die folgenden Funktionen im ELO Java Client zur Verfügung, die Sie im Tab ELO finden:

• Neues Fenster öffnen
• Nebeneinander anordnen
• Übereinander anordnen

Das Formular besteht aus den folgenden Tabs:

• Rechnungsdaten
• Freigabe

Felder mit Stiftsymbol enthalten Stichwortlisten. Sobald Sie einen Wert in das jeweilige Feld eintippen, erscheinen passende Listenbeiträge.

Tab 'Rechnungsdaten'

Im Tab Rechnungsdaten finden Sie die für Sie relevanten Informationen der Rechnung.

Die grau hinterlegten Felder können nicht bearbeitet werden.

Mit der Schaltfläch Weitere Zeile können Sie weitere Positionen ergänzen.

Sie können Positionen splitten oder verbinden:

• Um eine Position zu splitten, tragen Sie das Verhältnis in das entsprechende Feld, z. B. 2:3.
• Um Positionen zu verbinden, setzen Sie einen Haken bei den jeweiligen Kontrollkästchen. Klicken Sie auf Verbinden.

Tab 'Freigabe'

Im Tab Freigabe geben Sie bei Bedarf einen weiteren Prüfungsschritt ein.

Die Gruppe sol.management ist bei der Rechnungsfreigabe verpflichtend als weiterer Prüfungsschritt voreingestellt.

Falls es Unklarheiten bezüglich der Rechnung gibt, nutzen Sie den Bereich Rückfrage.

Sobald Sie im Feld Rückfrage stellen an einen Namen ausgewählt haben, erscheint die Schaltfläche Rückfrage, die Sie für Ihre Rückfrage verwenden müssen.

Wenn Sie eine Rückfrage stellen, wird der Workflow zunächst nicht an den nächsten Bearbeiter geschickt.

Der Benutzer, den Sie ausgewählt haben, erhält Ihre Rückfrage. Sobald der Benutzer Ihre Rückfrage im ELO Feed beantwortet und den Workflow weitergeleitet hat, erhalten Sie den gleichen Arbeitsschritt erneut zur Bearbeitung.

3. Klicken Sie auf Freigeben.

Alternativ: Klicken Sie auf Ablehnen.

Ergebnis

Der Workflow wird weitergeleitet.