Kurzinfo

Mit dieser Funktion legen Sie eine Akte in Ihrem Aktenplan an.

Voraussetzung

Ihr Administrator hat mindestens einen zulässigen Aktentyp angelegt.

Vorgehen

1. Markieren Sie im Aktenplan die Position, an der Sie die Akte anlegen möchten.

Innerhalb einer Akte können Sie über die Funktion Akte anlegen keine weitere Akte anlegen. Innerhalb einer Akte müssen Sie eine Teilakte anlegen.

2. Klicken Sie im Tab E-Akte auf Akte anlegen.

Falls mehrere Aktentypen zur Auswahl stehen, erscheint der Dialog Aktentyp auswählen.

3. Klicken Sie auf den Aktentyp, dem Ihre Akte entspricht.

Information: Falls der von Ihnen benötigte Aktentyp in der Übersicht fehlt und Sie nicht berechtigt sind, neue Aktentypen anzulegen, melden Sie dies Ihrem Administrator über die Funktion E-Akte > Änderung beantragen.

Einige Felder des Dialogs Akte anlegen sind bereits mit den Informationen des Aktentyps befüllt. Diese sind grau hinterlegt.

Das Aussonderungsdatum wird automatisch anhand der für die Gruppe hinterlegten Aufbewahrungsfrist berechnet.

4. Befüllen Sie die weiteren Felder in den Tabs Akte anlegen und Informationen.

Im Tab Akte anlegen geben Sie unter Ablageort gegebenenfalls ein, wo die zugehörige phyische Akte zu finden ist.

Ergebnis

Die Akte wird in der ausgewählten Gruppe angelegt.

Das Aktenzeichen wird automatisch generiert.

Wenn für den ausgewählten Aktentyp eine Struktur vorgegeben ist, wird die Struktur automatisch mit angelegt.

Ausblick

Eine Akte in ELO Public Sector entspricht einer Akte in einem physischen Aktenplan und lässt sich wie diese befüllen. Sie lässt sich um Teilakten erweitern. Aktenbände ermöglichen es, eine Akte zum Beispiel über mehrere Jahre weiterzuführen. Über E-Akte > Dokument anlegen können Sie die Struktur der Akte weiter unterteilen. Auch Vorgänge lassen sich direkt in einer Akte starten.