Kurzinfo

Mit dieser Funktion erstellen Sie eine Laufmappe mit Inhalten einer Akte oder eines Vorgangs. Zusätzlich können Sie innerhalb einer Laufmappe Elemente ablegen, die nicht Teil Ihres Aktenplans sind. Mit dieser Laufmappe können Sie einen Geschäftsgang oder mehrere Geschäftsgänge starten.

Vorgehen

1. Markieren Sie die Akte, den Vorgang oder das Dokument, mit der/dem Sie eine Laufmappe erstellen möchten.

Um mehrere Akten, Vorgänge oder Dokumente auszuwählen, markieren Sie das übergeordnete Element. Markieren Sie in der Tabellenansicht die Einträge, die Sie in der Laufmappe referenzieren möchten: Drücken Sie die STRG-Taste und klicken Sie auf alle Einträge, die Sie auswählen möchten. Falls alle Einträge zusammenhängen, die Sie auswählen möchten, drücken Sie die UMSCHALT-Taste und klicken Sie auf den obersten und den untersten Eintrag, den Sie auswählen möchten.

2. Klicken Sie im Tab E-Akte auf Laufmappe anlegen.

Sie können im Dialog Laufmappe anlegen im Feld Geschäftsgang Muster einen vordefinierten Geschäftsgang auswählen. Alternativ können Sie das Feld unausgefüllt lassen und nach Anlegen der Laufmappe einen eigenen Geschäftsgang definieren. Weiterhin können Sie einen vordefinierten Geschäftsgang auswählen und diesen vor dem Starten ändern.

Information: Fehlen einem Benutzer die Berechtigungen für die Inhalte einer Laufmappe, sieht er nur die Laufmappe, aber nicht deren Inhalt. Dies umgehen Sie, indem Sie die Option Berechtigungserweiterung aktivieren.

Ergebnis

Die Laufmappe wird im Ordner Laufmappen angelegt, der sich außerhalb des Aktenplans befindet.

Die ausgewählten Elemente werden in der Laufmappe referenziert. Dadurch enthält die Laufmappe immer die aktuellsten Versionen.

Ausblick

Nachdem Sie eine Laufmappe angelegt haben, müssen Sie noch den Geschäftsgang starten.

Wie Sie einen Geschäftsgang definieren oder bearbeiten, entnehmen Sie dem Kapitel Einen Geschäftsgang starten.