Im Administrationsbereich der ELO Automation Services werden die Verarbeitungsregeln festgelegt.

Das Programm führt in regelmäßigen Abständen Regeln aus, um definierte Aufgaben im Archiv zu erledigen.

Die Regeln sind in JavaScript geschrieben und werden in den festgelegten Zeitspannen vom Indexserver ausgeführt.

Regelverarbeitung

1. Das Programm sucht zuerst nach den Objekten im Archiv, auf die die Regeldefinitionen zutreffen.

2. Die Regel wird auf alle im Archiv gefundenen Elemente angewandt.

Hinweis: Die Einstellung für die zu findenden Dokumente werden in den Suchfeldern festgelegt.

3. Trifft eine Regel nicht zu, kann sie nicht angewandt oder ausgeführt werden. Es wird eine Fehlermeldung ausgegeben.

Hinweis: Zu jeder Verarbeitungsregel gehört die Festlegung einer Regel für die Fehlerbehandlung.

Die definierten Regeln werden im Archiv im Administrationsbereich (Ordner Administration, Rules) abgelegt.

Kurz & Knapp

Prüfen Sie vor der Einrichtung einer neuen Verarbeitungsregel die Installationsvoraussetzungen.

• Die ELO Automation Services erwarten einen Ablagepfad im Archiv. Dort werden die Regeln und Konfigurationen abgespeichert.
• Als Voreinstellung für die Konfiguration wird der Pfad <¶Administration¶ELOas> verwendet - sofern die Einstellungen nicht verändert wurden.
• Die ELO Automation Services benötigen außerdem die Unterverzeichnisse Rules, Javascript und Translate.

• Die zwei config.xml-Dateien müssen in den Installationsdateien vorhanden sein.
• Der Importdatensatz mit den Regeln für die ELO Automation Services wird in das Archiv in den Bereich Administration importiert. Der Ordner befindet sich anschließend im Archiv.

Konfigurationsverzeichnis

Wird die Konfiguration in dem voreingestellten Pfad gespeichert, darf in der Konfigurationsdatei Config.xml kein anderer Pfad eingetragen werden.

Die Konfigurationsdatei Config.xml für die ELO Administration Console - nach der Installation - befindet sich im Konfigurationsverzeichnis config des Tomcat Servers, z. B. in:

<Installationsverzeichnis>\config\as-<Archivname>

Neue Regel festlegen

Eine neue Verarbeitungsregel wird im linken Programmbereich angelegt.

Beispiel für eine Verarbeitungsregel

1. Tragen Sie in dem unteren Eingabefeld oberhalb der Schaltfläche Hinzufügen einen Namen für die neue Verarbeitungsregel (ELOas Regel) ein.

Die Verarbeitungsregel wird angelegt.

Hinweis: Erst nach dem Speichern wird die neu erstellte Verarbeitungsregel im Archiv in dem Ordner Rules gespeichert. In dem Bereich Regeln konfigurieren Sie die direkten Verarbeitungsregeln.

Hinweis: Eine Verarbeitungsregel besteht aus zwei Regelabschnitten. In der Rule Box (blau) sind die auszuführenden Schritte beschrieben. Sie enthält Informationen darüber, was mit jedem gefundenen Objekt gemacht werden soll. Unter Global Error Rule (rot) wird festgelegt, was bei auftretenden Fehlern passieren soll.

Beachten Sie: Ist eine Verarbeitungsregel nicht gültig, kann sie nicht gespeichert werden. Die Gültigkeit einer Verarbeitungsregel wird beim Speichern überprüft.

Einstellungen zu einer Verarbeitungsregel

Name: Hier wird der Name der Verarbeitungsregel eingetragen, den Sie bei der Erstellung der Regel vergeben haben. Der Name kann nachträglich verändert werden.

Suchmaske: Wählen Sie hier die Suchmaske, die für die zu verarbeitenden Dokumente verwendet werden soll.

Indexsuche: Wählen Sie das Gruppenfeld aus, um über verschiedene Indexfelder zu suchen.

Suchbegriff: Tragen Sie hier die Zeichenkette ein, nach der gesucht werden soll. Alle Dokumente im Archiv, die den hier definierten Regeln entsprechen, werden für die Verarbeitung nach den im Assistenten festgelegten Regeln und Kriterien ausgewählt. Die Zeichenkette muss mit Anführungszeichen eingegeben werden.

Suche Max: Legen Sie hier die maximale Trefferanzahl fest.

Suche Ablagedatum: Hier können Sie die Suche durch die Auswahl eines bestimmten Ablagedatums oder Ablagezeitraums einschränken.

Suche Datum: Hier können Sie die Suche durch die Auswahl eines bestimmten Datums oder Zeitraums einschränken.

Zielmasken: Hier können Sie die Verschlagwortungsmaske für den Zielordner auswählen, in dem die verschobenen Dokumente abgelegt werden.

Intervallsteuerung: Hier legen Sie das Intervall für die Ausführung der ELO Automation Services fest.

Start: Dieser Eingabebereich enthält Skriptcode, der vor dem Ausführen der Verarbeitungsregeln ausgeführt wird.

Ende: Dieser Eingabebereich enthält Skriptcode, der nach dem Ausführen der Verarbeitungsregeln ausgeführt wird.

Verarbeitungsregel

Auf alle mit den Basiseinstellungen im Archiv gefundenen Archiveinträge wird diese definierte Regel angewendet. Hier wird z. B. festgelegt, wohin das Dokument verschoben werden soll.

Hinzufügen (grüner Button): Fügen Sie eine weitere Regel hinzu. Die Regeln werden von oben nach unten abgearbeitet.

Name: Legen Sie den Namen der Regel fest.

Bedingung: Hier wird eine Abfrageregel definiert, um z. B. den Status eines Indexfeldes zu prüfen.

Hier kann auch ein Skript aufgerufen werden, mit dem Sie z. B. die Dateien in das Dateisystem verschieben können. Die Skripte werden im Archiv im Administrationsbereich der Automation Services abgelegt.

Beachten Sie: Die Konfiguration in ihrem Archiv weicht gegebenenfalls von den hier gezeigten Abbildungen ab.

Ablagepfad: Legen Sie den Pfad fest, in den das Dokument verschoben werden soll. Über die Schaltfläche am Ende des Eingabefeldes können Sie das Trennzeichen für Pfade im ELO Archiv eingeben.

Zielmaske: Wählen Sie eine Verschlagwortungsmaske für das abzulegende Dokument aus.

Indexfelder: Hier können Sie den Inhalt von Indexfeldern in der Verschlagwortung der Zieldokumenten ersetzen.

Hinweis: Wenn Sie auf die Registerkarte Script wechseln, legen Sie alle Einstellungen für die Regel über ein Skript fest. Auf die Registerkarte Rule können Sie dann nicht mehr zugreifen.

Fehlerbehandlung

In dem Dialog Global Error Rule definieren Sie die allgemeine Fehlerbehandlung. Diese Regel wird ausgeführt, wenn bei der allgemeinen Regel ein Fehler auftritt.

Name: Hier steht der Name der Fehlerbehandlungsroutine.

Bedingung: Hier wird eine Bedingung für eine Fehlerregel definiert.

Ablagepfad: Hier legen Sie den Ablagepfad der Fehlerreports im Archiv fest.

Zielmaske: Hier legen Sie die Verschlagwortungsmaske für das Dokument mit dem Fehlerprotokoll fest.

Indexfelder: Hier können Sie Indexfelder festlegen, die bei der Ablage mit einer bestimmten Zeichenkette gefüllt werden sollen.

Speichern: Mit der Schaltfläche Speichern werden die Einstellungen für die aktuelle Verarbeitungsregel abgespeichert. Mit Neu laden - ohne zu speichern - löschen Sie die vorhandenen Einträge in der aktuellen Verarbeitungsregel.