Beachten Sie: Bei der Anlage von Verschlagwortungsmasken hat sich das Vorgehen geändert. Beachten Sie die nachfolgend aufgeführten Schritte bei der Anlage von Verschlagwortungsmasken.

Anlegen von Verschlagwortungsmasken

1. Welche Verschlagwortungsmasken benötigen Sie?

2. Welche Indexfelder mit welchen Einstellungen haben die Verschlagwortungsmasken?

3. Welche Indexfelder sollen in welchen Verschlagwortungsmasken mehrfach verwendet werden?

4. In ELO: Legen Sie zuerst alle Indexfelder an!

5. In ELO: Legen Sie erste jetzt die Verschlagwortungsmasken an!

6. Ordnen Sie jetzt die Indexfelder den Verschlagwortungsmasken zu!

Beschreibung: Im Administrationsbereich Verschlagwortungsmasken werden die Verschlagwortungsmasken für die Dokumente angelegt und verwaltet.

Hinweis: Die für die Erstellung der Verschlagwortungsmasken benötigten Indexfeldvorlagen sollten Sie vor dem Anlegen der Verschlagwortungsmaske erstellen. Indexfeldvorlagen können mehrfach verwendet werden. Dies ist in einer oder in verschiedenen Verschlagwortungsmasken möglich.

Verschlagwortungsmaske anlegen

1. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Verschlagwortungsmaske hinzufügen.

Der Dialog Neue Verschlagwortungsmaske erscheint.

2. Geben Sie unter Name einen Namen für die neue Verschlagwortungsmaske ein.

3. Tragen Sie alle weiteren Informationen für die Verschlagwortungsmaske in den Dialog Neue Verschlagwortungsmaske ein.

Hinweis: Berücksichtigen Sie die nachfolgenden Angaben bei den jeweiligen Eingabefeldern und Optionen.

4. Um die Verschlagwortungsmaske zu speichern, klicken Sie auf Speichern.

Metadaten Verschlagwortungsmaske

Name: Hier wird der Name der Verschlagwortungsmaske eingetragen.

Übersetzungsvariable: In diesem Feld kann eine Variable festgelegt werden, die bei der individuellen Anpassung des Programms in Skripten oder Anpassungen für Übersetzungen beispielsweise des Verschlagwortungsmaskennamens verwendet werden kann.

ID: Identifikationsnummer der Verschlagwortungsmaske. Sie wird automatisch vom System vergeben.

GUID: Hier finden Sie die vom System festgelegte GUID des Verschlagwortungsmaske.

Letzte Änderung: Hier finden Sie den Zeitpunkt der letzten Änderung an der Verschlagwortungsmaske.

Daten als Tabelle speichern: Über die Schaltfläche Daten als Tabelle speichern legen Sie fest, dass die Daten der Einträge, die mit dieser Maske verschlagwortet werden, nicht über die übliche Datenbankstruktur (Tabelle objkeys) gespeichert werden. Stattdessen wird eine flachere Datenbanktabelle für diese Einträge angelegt. Diese Datenbanktabelle arbeitet mit einer Spalte pro Indexwert und nur einer Zeile pro Dokument. Diese Art der Datenspeicherung kann in speziellen Fällen notwendig sein, um die Leistungsfähigkeit bei der Suche zu verbessern.

Achtung: Es ist keine Rückkonvertierung in die übliche Datenbankstruktur möglich. Prüfen Sie sorgfältig, ob diese Einstellung in Ihrem Fall notwendig ist. Für nähere Informationen Beachten Sie die Dokumentation Verschlagwortungstabelle.

Verwendung

Ordner: Wenn diese Option aktiviert wird, kann die Verschlagwortungsmaske für die Verschlagwortung von Ordnern verwendet werden.

Dokumente: Wenn diese Option aktiviert wird, kann die Verschlagwortungsmaske für die Ablage eines Dokuments verwendet werden.

Suche: Wenn diese Option aktiviert wird, kann die Verschlagwortungsmaske als Suchmaske verwendet werden.

Verwendung durch Elternelement bestimmt: Ist die Option Verwendung durch Elternelement bestimmt aktiviert, steht diese Verschlagwortungsmaske nur dann zur Verfügung, wenn Sie einen Untereintrag in einem Ordner ablegen oder anlegen, der eine Einschränkung auf diese Verschlagwortungsmaske vorgibt.

Siehe die Option Maskenauswahl für Untereinträge einschränken.

Maskenauswahl für Untereinträge einschränken: Hier tragen Sie ein, welche Verschlagwortungsmasken für die Untereinträge verwendet werden dürfen.

Über das Feld Name der Maske eingeben wählen Sie die gewünschte Verschlagwortungsmaske aus. Während Sie tippen, schlägt Ihnen ELO die passenden Verschlagwortungsmasken vor.

Mit einem Klick auf einen Vorschlag fügen Sie die jeweilige Verschlagwortungsmaske der Liste hinzu. Über das X-Symbol hinter der jeweiligen Verschlagwortungsmaske entfernen Sie diese wieder aus der Liste.

Indexfelder

Im linken Programmbereich wird eine Vorschau der Verschlagwortungsmaske angezeigt. Hier können Sie auch die Verschlagwortungsmaske direkt durch das verschieben der Indexfelder verändern. Indexfelder und die Namen der Indexfelder können mit der Maus verschoben werden.

Hinweis: Vor der Verwendung der Indexfelder in dem Bereich Verschlagwortungsmasken müssen unbedingt im Bereich Indexfeldvorlagen die Vorlagen für die Indexfelder festgelegt werden. Vor der Anlage der Indexfelder sollte ein vollständiges Konzept mit allen Einstellungen für die Verschlagwortungsmasken vorliegen.

Indexfelder verschieben

1. Markieren Sie dafür das jeweilige Objekt.

2. Positionieren Sie den Cursor über dem Objekt.

3. Drücken Sie die Maustaste und halten Sie die Maustaste gedrückt.

Der Cursor verändert sich in einen Kreuz mit vier Pfeilspitzen.

4. Verschieben Sie das Objekt - Indexfeldname oder Indexfeld - an die gewünschte Stelle in der Verschlagwortungsmaske.

5. Positionieren Sie das Objekt indem Sie die Maustaste an der gewünschten Position nicht mehr drücken.

Das Objekt befindet sich jetzt an dem gewünschten Platz in der Verschlagwortungsmaske.

Indexfelder anlegen

1. Wählen Sie die gewünschte Registerkarte.

Optional: Legen Sie über die grüne Schaltfläche Registerkarte anlegen - rechts neben der Vorschau der Verschlagwortungsmaske - eine neue Registerkarte an.

2. Klicken Sie auf die untere grüne Schaltfläche Indexfeld hinzufügen, um der Verschlagwortungsmaske ein neues Indexfeld hinzufügen.

Das Indexfeld wird angelegt und mit der Markierung Neu versehen.

Im Bereich Eigenschaften des Indexfeldes lassen sich die Eigenschaften des Indexfeldes bearbeiten.

3. Tragen Sie die nötigen Informationen für das neuen Indexfeld ein.

Hinweis: Die Einstellungen entnehmen Sie den nachfolgenden Erläuterungen zu den Eigenschaften der Indexfelder.

Eigenschaften des Indexfeldes

Indexfeldgruppe: Über das Feld Indexfeldgruppe wählen Sie eine Gruppenbezeichnung aus der Liste der vorhandenen Indexfeldvorlagen aus. Mit Gruppenbezeichnungen können Sie mehrere Indexfelder unterschiedlicher Verschlagwortungsmasken zusammenfassen, sodass mit Hilfe der Gruppenbezeichnung das Suchen über mehrere Verschlagwortungsmasken und Indexfelder möglich wird. Außerdem können Sie über die Gruppenbezeichnung dem Benutzer eine gemeinsame Stichwortliste für mehrere Indexfelder zur Verfügung stellen.

Beachten Sie: Eine Indexfeldgruppe darf pro Verschlagwortungsmaske nur ein Mal verwendet werden.

Hinweis: Einen Teil der Einstellungen für die Indexfelder finden Sie in dem Bereich Indexfeldvorlagen.

Name: Tragen Sie hier den Namen des Indexfeldes ein.

Übersetzungsvariable (Name): Um den Namen des Indexfeldes mehrsprachig anbieten zu können, tragen Sie hier einen entsprechenden Variablennamen ein. Die dazugehörige Variable muss in einer Properties-Datei in den gewünschten Sprachen vorliegen.

Darstellung: Legen Sie hier den Status des Indexfeldes fest. Mit der Eigenschaft Normaler Zugriff ist das Indexfeld sichtbar und Daten können manuell eingegeben werden. Ist die Eigenschaft auf Nicht editierbar eingestellt, können keine manuellen Eingaben in das Indexfeld gemacht werden. Das Feld kann aber z. B. über ein Skript mit Informationen gefüllt werden. Ist die Eigenschaft auf Unsichtbar eingestellt, ist das Feld für den Benutzer nicht sichtbar, kann aber über ein Skript trotzdem gefüllt werden.

Tooltip: Hier kann ein Text hinterlegt werden, der angezeigt wird, wenn der Benutzer den Mauszeiger über das Indexfeld bewegt (Mouseover).

Übersetzungsvariable (Tooltip): Um den Tooltip mehrsprachig anbieten zu können, tragen Sie hier einen entsprechenden Variablennamen ein. Die dazugehörige Variable muss in einer Properties-Datei in den gewünschten Sprachen vorliegen.

Indexfeld mit hoher Priorität: Aktivieren Sie in der Verschlagwortungsmaskenverwaltung die Option Indexfeld mit hoher Priorität, um die Information aus den Indexfeldern nacheinander in der Baumansicht anzuzeigen.

Indexfeld beim Einchecken anzeigen: Das Indexfeld wird beim Einchecken angezeigt. Sie können zu diesem Zeitpunkt noch Informationen in die Verschlagwortung eintragen.

Pflichtfeld: Hier legen Sie fest, ob ein Indexfeld ein Pflichtfeld ist. Diese Einstellung sollte in dem Bereich der Indexfeldvorlagen festgelegt werden.

Eingabe auf Untereinträge vererben: Ist die Option Eingabe auf Untereinträge vererben aktiviert, können Verschlagwortungsinformationen an Untereinträge weitergegeben werden.

Eingaben von Elternelement erben zulässig: Ist die Option Eingaben von Elternelement erben zulässig aktiviert, können Einträge mit dieser Verschlagwortungsmaske Verschlagwortungsinformationen von übergeordneten Einträgen übernehmen.

Standardwert: Soll ein Indexfeld automatisch mit einem bestimmten Wert vorausgefüllt sein, tragen Sie den entsprechenden Wert in das Feld Standardwert ein.

Positionierung

Im Bereich Positionierung bearbeiten Sie die genaue Position des Indexfeldes. Als Orientierungshilfe schalten Sie das Raster in der Vorschau ein (Schaltfläche Raster an- und ausschalten).

Hinweis: Damit eine Änderung in diesem Bereich in der Vorschau zu sehen ist, müssen Sie die Verschlagwortungsmaske speichern.

Eingabe-Spalte: Dieser Wert bestimmt die horizontale Anfangsposition des Indexfeldes.

Eingabe-Zeile: Dieser Wert bestimmt die vertikale Anfangsposition des Indexfeldes.

Eingabe-Breite: Dieser Wert bestimmt die Breite des Indexfeldes in Spalten. Ist der Wert 0 eingetragen, wird die Spaltenbreite automatisch an den vorhandenen Platz angepasst.

Label-Spalte: Dieser Wert bestimmt die horizontale Anfangsposition des Indexfeldnamens.

Label-Zeile: Dieser Wert bestimmt die vertikale Anfangsposition des Indexfeldnamens.

Maskenberechtigung

Im Bereich Maskenberechtigung legen Sie die Zugriffsrechte für die Verschlagwortungsmaske fest.

Benutzer oder Gruppe hinzufügen: Über das Feld Benutzer oder Gruppe hinzufügen suchen Sie nach Benutzern und Gruppen. Während Sie tippen, schlägt Ihnen ELO die passenden Benutzer und Gruppen vor. Um einen Benutzer oder eine Gruppe hinzuzufügen, klicken Sie auf einen Vorschlag.

Berechtigte Benutzer oder Gruppe: Im Feld Berechtigte Benutzer oder Gruppe sehen Sie die Benutzer und Gruppen mit Berechtigungen für die Verschlagwortungsmaske. Über die Kontrollkästchen neben dem Feld Berechtigte Benutzer oder Gruppe bearbeiten Sie die Berechtigungseinstellungen.

UND-Gruppe: Über die Schaltfläche UND-Gruppe verbinden Sie zwei oder mehrere Gruppen. Die vergebenen Berechtigungen gelten in diesem Fall nur für Benutzer, die in allen als UND-Gruppe verbundenen Gruppen Mitglied sind.

Eigentümerrechte: Über die Schaltfläche Eigentümerrechte fügen Sie Berechtigungen für den Ersteller der Verschlagwortungsmaske hinzu.

Mitglieder der Gruppe: Der BereichMitglieder der Gruppe zeigt alle Benutzer der ausgewählten Gruppe an.

Optionen der Einträge

Eintragstyp (Nur für Ordnermasken): Über das Drop-down-Menü Eintragstyp lässt sich für Ordner ein Eintragstyp vordefinieren.

Schriftfarbe: Farbe für die Anzeige des Dokumententyps im Archiv.

Dokumentenstatus/Sortierung: Wählen Sie hier für eine Verschlagwortungsmaske für Dokumente den Dokumentenstatus aus, mit dem das Dokument abgelegt werden soll. Legen Sie für eine Verschlagwortungsmaske für Ordner die Sortierreihenfolge für Dokumente fest, die in diesem Ordner abgelegt werden.

Dokumentenpfad: Wählen Sie hier den Dokumentenpfad aus, der mit der Verschlagwortungsmaske verwendet werden soll. Voreingestellt ist immer der Pfad basis.

Lebensdauer: Definieren Sie hier die Lebensdauer des Dokuments. Nach dem definierten Zeitraum wird das Dokument im Archiv entfernt. Diese Funktion ist vor allem für Dokumente gedacht, die an eine bestimmt Archivierungsfrist gebunden sind, wie z. B. Verträge.

Kurzbezeichnung übersetzen: Mit dieser Option können Sie festlegen, dass die Kurzbezeichnung mit in die Übersetzungstabelle mit aufgenommen wird.

Schnellvorschau für Dokumente des Ordners ermöglichen: Mit dieser Option können Sie festlegen, dass bei der Anzeige vom Inhalt eines Ordners im rechten Bildschirmbereich nicht eine Liste der enthaltenen Dokumente, sondern das erste Dokument in dem Ordner angezeigt wird.

Verschlüsselungskreis: Wählen Sie hier den Verschlüsselungskreis aus, mit dem das mit der Verschlagwortungsmaske abgelegte Dokument verschlüsselt werden soll. Optional steht auch die Einstellung Keine Verschlüsselung zur Verfügung.

In Volltext aufnehmen: Wenn diese Option aktiviert wird, dann wird das abgelegte Dokument in die Volltextdatenbank und damit in die Volltextsuche aufgenommen.

Freigabedokument: Diese Einstellung korrespondiert mit dem Recht Autor für Freigabedokumente. Dokumente mit dieser Option können von einem Autor für Freigabedokumente entsprechend bearbeitet werden. Bei Freigabedokumenten besteht für den Bearbeiter die Möglichkeit, vorhergehende Versionen eines versionsverwalteten Dokuments weiterhin zu bearbeiten, ohne dass dies für die anderen Archivbenutzer sichtbar ist.

Berechtigungen der Einträge

Legen Sie hier die Rechte für das abzulegende Dokument fest.

Beachten Sie: Diese Einstellungen müssen mit den Berechtigungen für die Verschlagwortungsmaske und mit den berechtigungen für die Indexfeldvorlagen abgestimmt werden.

Benutzer oder Gruppe hinzufügen: Über das Feld Benutzer oder Gruppe hinzufügen suchen Sie nach Benutzern und Gruppen. Während Sie tippen, schlägt Ihnen ELO die passenden Benutzer und Gruppen vor. Um einen Benutzer oder eine Gruppe hinzuzufügen, klicken Sie auf einen Vorschlag.

Berechtigte Benutzer oder Gruppe: Im Feld Berechtigte Benutzer oder Gruppe sehen Sie die Benutzer und Gruppen mit Berechtigungen. Über die Kontrollkästchen neben dem Feld Berechtigte Benutzer oder Gruppe bearbeiten Sie die Berechtigungseinstellungen.

UND-Gruppe: Über die Schaltfläche UND-Gruppe verbinden Sie zwei oder mehrere Gruppen. Die vergebenen Berechtigungen gelten in diesem Fall nur für Benutzer, die in allen als UND-Gruppe verbundenen Gruppen Mitglied sind.

Eigentümerrechte: Über die Schaltfläche Eigentümerrechte fügen Sie Berechtigungen für den Ersteller des Eintrags hinzu.

Vorgängerrechte: Über die Schaltfläche Vorgängerrechte stellen Sie die Berechtigungen so ein, dass die Einstellungen vom übergeordneten Eintrag übernommen werden.

Mitglieder der Gruppe: Der BereichMitglieder der Gruppe zeigt alle Benutzer der ausgewählten Gruppe an.

Ablageregeln

Ablagepfad automatisch anlegen: Aktivieren Sie diese Option, dann wird bei der automatischen Ablage von Dokumenten ein nicht vorhandener Ablagepfad automatisch erzeugt.

Referenzpfad automatisch anlegen: Bei der automatischen Ablage von Dokumenten wird bei der Erzeugung einer Referenz ein nicht vorhandener Pfad für eine Referenz automatisch angelegt.

Indexaufbau: Definieren Sie eine Regel für die automatische Ablage von Dokumenten im ELO Archiv. Es wird der Ablagepfad eingetragen, in dem die mit dieser Verschlagwortungsmaske abgelegten Dokumente automatisch archiviert werden.

Beispiel: [¶Rechnungen¶]+LD(7,4)+[¶]+L1(1,1)

Der Indexaufbau wird mit festen oder variablen Bestandteilen definiert.

Standard-Workflow: Wählen Sie hier den Workflow aus, der gestartet werden soll, wenn ein Dokument mit dieser Verschlagwortungsmaske abgelegt wird.

Check-in-Workflow: Wählen Sie hier den Workflow aus, der beim Check-in gestartet werden soll.

Barcode Info

Barcode Info: Hier finden Sie die mit dem Barcode-Assistenten definierten Regeln. Die Barcode-Regeln legen Sie über die Schaltfläche neben dem Anzeigefeld fest.

Hinweis: Weitere Informationen zu den Einstellungen finden Sie in der Dokumentation zu ELO Barcode.

Übersicht Indexfelder

Hier finden Sie eine Übersicht zu den der Verschlagwortungsmaske zugeordneten Indexfeldvorlagen. Der Tabelle können Sie die Feld-IDs entnehmen, die Sie für den Indexaufbau gegebenenfalls benötigen.