Im Bereich Indexfeldvorlagen können Sie Vorlagen für Indexfelder festlegen. Die Vorlagen können in der Verschlagwortungsmaskenverwaltung bei der Erstellung von Verschlagwortungsmasken verwendet werden.

Beachten Sie: Bei der Anlage von Verschlagwortungsmasken hat sich das Vorgehen geändert. Beachten Sie die nachfolgend aufgeführten Schritte bei der Anlage von Verschlagwortungsmasken.

Anlegen von Verschlagwortungsmasken

1. Welche Verschlagwortungsmasken benötigen Sie?

2. Welche Indexfelder mit welchen Einstellungen haben die Verschlagwortungsmasken?

3. Welche Indexfelder sollen in welchen Verschlagwortungsmasken mehrfach verwendet werden?

4. In ELO: Legen Sie zuerst alle Indexfelder an!

5. In ELO: Legen Sie erste jetzt die Verschlagwortungsmasken an!

6. Ordnen Sie jetzt die Indexfelder den Verschlagwortungsmasken zu!

Allgemein

Indexfeldgruppe: Legen Sie hier eine eindeutige Gruppenbezeichnung fest. Sonderzeichen sind nicht erlaubt.

Name: Legen Sie einen Namen für das Indexfeld fest.

Übersetzungsvariable: In diesem Feld kann ein Variablenname für die Lokalisierung des Namens der Indexfeldvorlage eingetragen werden. Die Variable kann beim Skripting verwendet werden.

Darstellung - Normaler Zugriff: Das Indexfeld ist sichtbar und die Benutzer können Daten eingeben.

Darstellung - Nicht editierbar: Das Indexfeld ist sichtbar und die Benutzer können keine Daten eingeben. Der Inhalt wird beispielsweise automatisiert in der Indexfeld übertragen.

Darstellung - Unsichtbar: Das Indexfeld ist nicht sichtbar und die Benutzer können daher auch keine Daten eingeben. Das Indexfeld kann beispielsweise für die Speicherung von Daten verwendet werden, die für den Benutzer nicht sichtbar sein müssen.

Eingabe

Datentyp: Legen Sie hier den Datentyp des Indexfeldes fest.

Minimale Länge: Legen Sie hier die minimale Anzahl von Zeichen fest, die in ein Indexfeld eingegeben werden müssen.

Maximale Länge: Legen Sie hier die maximale Anzahl von Zeichen fest, die in ein Indexfeld eingegeben werden können.

Regulärer Ausdruck: Mit einem regulären Ausdruck können Sie die Plausibilität der eingegebenen Daten in einem indexfeld überprüfen.

Beachten Sie: Ein fehlerhafter Ausdruck kann zu unerwünschten Nebeneffekten bei der Dateneingabe führen. Überprüfen Sie die in den Indexfeldern verwendeten regulären Ausdrücke auf ihre Funktionalität.

Pflichtfeld: Legen Sie mit dieser Option fest, dass ein Indexfeld ausgefüllt werden muss, also ein "Pflichtfeld" ist.

Vorhandene Feldwerte auflisten (F7-Suche): Damit wird bei der Verschlagwortung eines Dokuments oder Ordners beim Drücken der F7-Taste eine Liste mit den bisher in diesem Indexfeld verwendeten Einträgen angezeigt.

Externe Daten: Hier definieren Sie, welche Daten aus der Dateiinformation einer JPG-Datei (Exif-Informationen) oder aus dem Volltext automatisiert in die Indexfelder übernommen werden sollen.

Um Exif-Informationen aus einer JPG-Datei auszulesen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Halten Sie die <Umschalt>-Taste beim Öffnen der Verschlagwortung in der Postbox gedrückt.

2. Öffnen Sie das Dokument zur Bearbeitung oder zur Ansicht.

Die verfügbaren Exif-Informationen der Datei werden in das Indexfeld Zusatztext in der Verschlagwortung des Dokuments geschrieben.

Hinweis: Für eine automatisierte Übernahme der Bildinformationen muss die genaue Bezeichnung aus den Bildinformationen in dem Indexfeld eingetragen werden,

Beispiel: Die Bezeichner können beispielsweise <Image.Resolution> oder <FILESIZE> lauten. Beachten Sie, dass die Bezeichner bei den verschiedenen Herstellern unterschiedlich benannt werden. Übertragen Sie die Exif-Informationen - wie oben beschrieben - in den Zusatztext des Dokuments. Dort finden Sie auch die genauen Bezeichner für eine automatisierte Übernahme der Informationen in die Verschlagwortung.

Standardwert: Legen Sie hier den Standardwert für das Indexfeld fest.

Tooltip: Legen Sie hier einen Tooltip für das Indexfeld fest. Hier können Sie beispielsweise auch einen Hinweis zum Format für die Dateneingabe festlegen.

Übersetzungsvariable: In diesem Feld kann ein Variablenname für die Lokalisierung des Tooltips der Indexfeldvorlage eingetragen werden. Die Variable kann beim Skripting verwendet werden.

Eigenschaften

Indexfeld mit hoher Priorität: Aktivieren Sie die Option Indexfeld mit hoher Priorität, um die Information aus den Indexfeldern nacheinander in der Baumansicht anzuzeigen.

Indexfeld beim Einchecken anzeigen: Das Indexfeld wird beim Einchecken angezeigt. Sie können zu diesem Zeitpunkt noch Informationen in die Verschlagwortung eintragen.

Eingabe auf Untereinträge vererben: Hiermit ermöglichen Sie, dass die Eingabe in diesem Indexfeld von den Untereinträgen übernommen werden kann. Voraussetzung ist, das die Indexfelder die identische Gruppenbezeichnung nutzen.

Eingaben von Elternelement erben zulässig: Hiermit ermöglichen Sie, dass eine vererbbare Eingabe von dem übergeordneten Indexfeld übernommen werden kann. Voraussetzung ist, das die Indexfelder die identische Gruppenbezeichnung nutzen.

* automatisch vor Suchtext einfügen: Fügt bei der ELO Suche mit dieser Maske im Indexfeld den Platzhalter * vor dem Suchtext ein. Damit definieren Sie die Suche bis Ende.

* automatisch nach Suchtext einfügen: Fügt bei der Suche mit dieser Maske im Indexfeld den Platzhalter * nach dem Suchtext ein. Damit definieren Sie die Suche von Anfang. Beispiel: Geben Sie in diesem Indexfeld der Suchmaske 15 ein, dann werden alle Dokumente gefunden, deren Eintrag in diesem Indexfeld mit 15 beginnen (gesucht wird also 15*).

Tokenisierung deaktivieren: Ist diese Option aktiviert, wird der Inhalt der Kurzbezeichnung nicht an den Leerzeichen zerlegt und die gesamte Zeichenkette aus dem Indexfeld in die Volltextdatenbank übernommen.

Von der iSearch ausschließen: Der Inhalt dieses Indexfelds wird von der ELO iSearch ausgeschlossen und die Inhalte nicht in die Volltextdatenbank übernommen.

Stichwortliste

Über den Link Stichwortliste bearbeiten gelangen Sie auf die Seite zum Bearbeiten der Stichwortliste.

Eingabe nur mit Stichwortliste erlaubt: Diese Funktion erlaubt die alleinige Verwendung von Stichwortlisten beim Verschlagworten von Dokumenten. Damit strukturieren Sie die Verschlagwortung optimal und vermeiden Tippfehler bei der Eingabe. Für jedes Indexfeld (Gruppenbezeichnung) können Sie Stichwortlisten anlegen. Verfahren Sie für jedes Eingabefeld analog, d. h. legen Sie für jedes Indexfeld einer Verschlagwortungsmaske eine Stichwortliste an. Damit stellen Sie eine einheitliche Verschlagwortung sicher.

Übersetzte Stichwortliste: Die Stichwortliste wird bei der automatischen Übersetzung durch die Übersetzungstabelle berücksichtigt. Beachten Sie, das in der Übersetzungstabelle die Begriffe aus der Stichwortliste übersetzt werden müssen.

Dynamische Stichwortliste: Eine dynamische Stichwortliste kann nur mit Hilfe eines Skripts eingebunden werden. Weitere Informationen finden Sie bei der Dokumentation zum Skript und in der Entwicklerdokumentation zu Dynamischen Stichwortlisten und dem Indexserver.

Berechtigung des Indexfeldes

Legen Sie hier die Berechtigungen und Zugriffsrechte für das Indexfeld fest.

Und-Gruppe: Bilden Sie über die Schaltfläche Und-Gruppen, um Benutzer oder Benutzergruppen zusammenzufassen.

Übersicht der Verschlagwortungsmasken

Im Bereich Übersicht der Verschlagwortungsmasken sehen Sie, in welchen Verschlagwortungsmasken die Indexfeldvorlage verwendet wird.

Speichern: Die neuen Einstellungen oder Änderungen in der Verschlagwortungsmaske übernehmen Sie mit einem Klick auf Speichern.

Abbrechen: Über Abbrechen können Sie Veränderungen oder Eingaben für eine neue Indexfeldvorlage rückgängig machen. Es werden keine Veränderungen gespeichert.