Ddans la section Modèles des champs d'indexation, vous pouvez déterminer les modèles pour les champs d'indexation. Les modèles peuvent être utilisés dans la gestion des masques d'indexation lors de la création des masques.

Remarque : la procédure des masques d'indexation a changé. Veuillez suivre les étapes décrites ci-dessous.

Création de masques d'indexation

1. Quels masques d'indexation sont requis ?

2. Quels champs d'indexation avec quels réglages sont associés aux masques d'indexation ?

3. Quels champs d'indexation doivent-être utilisés plusieurs fois, et dans quels masques d'indexation ?

4. Dans ELO : veuillez tout d'abord créer tous les champs d'indexation.

5. Dans ELO : veuillez créer les masques d'indexation ensuite.

6. Veuillez associer les champs d'indexation aux masques d'indexation !

Général

Groupe du champ d'indexation : ici, vous pouvez déterminer une désignation de groupe univalente. Les caractères spéciaux ne sont pas permis.

Nom : veuillez donner un nom au champ d'indexation.

Variable de traduction : dans ce champ, l'on peut entrer un nom de variable pour la localisation du nom du modèle de champ d'indexation. La variable peut être utilisée lors du scripting.

Représentation - accès normal : le champ d'indexation est visible et les utilisateurs peuvent entrer des données.

Représentation - édition impossible : le champ d'indexation est visible et les utilisateurs ne peuvent pas entrer de données. Par exemple, le contenu est transféré dans le champ d'indexation de manière automatisée.

Représentation - invisible : le champ d'indexation n'est pas visible et les utilisateurs ne peuvent pas entrer de données. Par exemple, le champ d'indexation peut être utilisé pour l'enregistrement de données qui ne doivent pas être visible pour l'utilisateur.

Entrée

Type de données : définissez ici le type de données du champ d'indexation.

Longueur minimale : définissez le nombre minimum de caractères pouvant être saisis dans un champ d'indexation.

Longueur maximale : définissez le nombre maximum de caractères pouvant être saisis dans un champ d'indexation.

Expression régulière : une expression régulière permet de vérifier la plausibilité des données entrées dans un champ d'indexation.

Remarque : une expression erronée peut entrainer des effets secondaires indésirables lors de l'entrée des données. Veuillez vérifier la fonction des expressions régulières utilisées dans les champs d'indexation.

Champ obligatoire : vous pouvez déterminer si un champ d'indexation est un champ obligatoire.

Liste des valeurs de champ existantes (recherche F7) : lors de l'indexation d'un document ou d'un classeur, en appuyant sur F7, une liste contenant les entrées utilisées jusqu'à présent dans ce champ d'indexation est affichée.

External Data : définissez ici quelles données d'un fichier JPG (informations Exif) ou du plein texte doivent être transférées automatiquement dans les champs d'indexation.

Pour lire les informations Exif d'un fichier JPG, veuillez procéder de la manière suivante :

1. Gardez la touche <Maj> appuyée lors de l'ouverture de l'indexation dans la boîte de réception.

2. Veuillez ouvrir le document.

Les informations Exif disponibles sont enregistrées dans le champ d'indexation Texte supplémentaire dans l'indexation du document.

Remarque : Pour un transfert automatique d'informations d'images, la désignation exacte de l'information de l'image doit être saisie dans ce champ.

Exemple : un nom de désignateur pourrait être <Image.Resolution> ou <FILESIZE>.. Veuillez noter que les identifiants des différents créateurs seront nommés différemment. Faites transférer les informations Exif dans le texte supplémentaire. Vous y trouverez aussi les désignateurs exacts pour une prise en charge automatique des informations dans l'indexation.

Valeur standard : vous pouvez déterminer la valeur standard pour le champ d'indexation.

Infobulle : ici, vous pouvez définir une infobulle pour le champ d'indexation. Vous pouvez, par exemple, entrer une remarque pour le format de saisie des données.

Variable de traduction : dans ce champ, l'on peut entrer un nom de variable pour la localisation de l'infobulle du modèle de champ d'indexation. La variable peut être utilisée lors du scripting.

Propriétés

Champ d'indexation à priorité élevée : si l'option champ d'indexation à priorité élevée est cochée dans la gestion des masques d'indexation, les informations des champs d'indexation seront affichées les unes après les autres dans une arborescence.

Afficher le champ d'indexation lors du check-in : le champ d'indexation est affiché lors du check-in. A ce moment, vous pouvez encore entrer des informations dans le masque d'indexation.

Léguer la saisie aux sous-entrées : ici, vous permettez que la saisie dans ce champ d'indexation puisse être prise en charge par les sous-entrées. Cela n'est possible que si les champs d'indexation utilisent une désignation de groupe identique.

Legs des donnés de l'élément parent permis : vous faites en sorte qu'une entrée puisse être prise en charge par le champ d'indexation supérieur. Cela n'est possible que si les champs d'indexation utilisent une désignation de groupe identique.

Placer automatiquement un * devant le terme de recherche : lors de la recherche ELO, ajoute le signe * devant le texte de recherche. Grâce à cela vous définissez la recherche jusqu'à la fin.

Automatically add * after search term : lors de la recherche ELO, ajoute le signe * devant le texte de recherche. Grâce à cela, vous définissez la recherche depuis le début. Exemple : si dans ce champ d'indexation vous saisissez le masque de recherche 15, tous les documents trouvés disposeront d'une entrée dotée d'un champ d'indexation commençant par 15 (ELO recherche 15*).

Désactiver la tokenisation : si cette option est activée, le contenu de la désignation n'est pas divisé en fonction des espaces et chaque chaîne de caractère est écrite dans la base de données du plein texte.

Exclure de l'iSearch : le contenu de ce champ d'indexation est exclu de ELO iSearch et les contenus ne sont pas enregistrés dans la base de données plein texte.

Liste de mots-clés

Le lien Modifier la liste de mots-clés permet de modifier la liste de mots-clés.

Entrée uniquement possible avec liste de mots-clés : cette fonction permet d'utiliser seulement des listes de mots-clés lors de l'indexation de documents. De cette façon, vous structurez l'indexation de façon optimale et vous évitez les fautes de frappe lors de la saisie. Vous pouvez créer des listes de mots-clés individuelles (désignations de groupes) pour chaque champ d'indexation. Faites la même chose pour chaque champ de saisie, c'est-à-dire créez une liste de mots-clés individuelle pour chaque champ d'indexation d'un masque d'indexation. Cela assure une indexation unifiée.

Translated keyword list : la liste de mots-clés est prise en compte dans la traduction automatique du tableau de traduction. Les termes de la liste de mots-clés doivent avoir été traduits dans le tableau de traduction.

Dynamic keyword list : une liste de mots-clés dynamique ne peut être ajoutée que par le biais d'un script. Vous trouverez d'autres informations dans la documentation sur le Scripting ainsi que dans la documentation de développeur sur les listes de mots-clés dynamiques et le serveur d'indexation.

Autorisation du champ d'indexation

Veuillez déterminer les autorisations et les droits d'accès pour le champ d'indexation.

Groupe ET : le bouton vous permet de créer des groupes ET, afin de rassembler les utilisateurs ou les groupes d'utilisateurs.

Aperçu des masques d'indexation

Dans la section Aperçu des masques d'indexation, vous voyez dans quels masques d'indexation est utilisé le modèle.

Enregistrer : vous pouvez prendre en charge les nouveaux réglages ou modifications dans le masque d'indexation en cliquant sur Enregistrer.

Annuler : cliquez sur le bouton Annuler pour annuler les modifications ou les entrées pour un nouveau modèle de champ d'indexation. Les modifications ne sont pas enregistrées.