Ce paragraphe décrit les droits utilisateurs. Voici un explicatif des droits. La structure est la même que dans la section Gestion utilisateurs.

Droits globaux

Activer le verrouillage d'authentification : lorsque l'option Activer le verrouillage d'authentification est activée, l'utilisateur en question ne peut pas s'authentifier à l'archive. Cela vaut également pour les comptes de service.

Remarque : cette option n'est pas disponible à l'utilisateur administratif créé par le biais de ELO Server Setup.

Visible dans les listes utilisateur : si la case est cochée pour cette option, l'utilisateur ou le groupe apparaît dans les dialogues dans lesquels il est possible de sélectionner des utilisateurs et groupes. Si par exemple vous souhaitez qu'un utilisateur puisse modifier un noeud de processus, l'option Visible dans les listes utilisateur doit être active, afin que l'utilisateur puisse être sélectionné comme responsable.

Permettre l'authentification interactive : si cette option est activée, l'utilisateur peut s'authentifier par le biais des dialogues d'authentification et par le biais des clients ELO. Si cette option n'est pas activée, l'utilisateur correspondant ne peut être utilisé que par le biais du compte de service (comme, par exemple, le compte ELO Service).

Copier les droits utilisateurs de : le champ de recherche Recherche de permet de rechercher d'autres utilisateurs ou groupes, à partir desquels vous pouvez copier les réglages concernant les droits utilisateur.

Transmission

Il existe toujours deux cases pour les droits ci-dessous. La première se réfère aux droits personnels de l'utilisateur. La seconde case à cocher affiche les autorisations extraites à partir de l'affiliation aux groupes de l'utilisateur. Si vous passez sur la deuxième case avec la souris, une infobulle avec les informations de groupe du droit en question apparaît.

Gestion utilisateur

Remarque : les boutons d'information placés à côté des différents droits utilisateurs permettent d'obtenir plus d'informations.

Administrateur principal : ce droit devrait être réservé à l'administrateur système. L'utilisateur principal a automatiquement des droits primordiaux et peut s'attribuer chaque droit, ainsi qu'aux autres utilisateurs. L'administrateur principal peut gérer tous les utilisateurs et groupes, ainsi que leurs droits. Par ailleurs, l'administrateur principal a d'autres possibilités, par exemple déverrouiller des verrouillages ou créer des cercles de codage.

Modifier les données utilisateurs : cette option permet à l'utilisateur de créer de nouveaux utilisateurs et de les gérer. Les nouveaux utilisateurs peuvent seulement disposer les mêmes droits, ou de moins de droits.

Modifier le mot de passe : l'utilisateur a le droit de modifier son mot de passe, dans le Menu ELO, Modifier le mot de passe.

Administrateur SAP : ce droit sert à connecter ELO à SAP par le biais du module ELO ArchiveLink. Grâce à ce droit, vous avez la possibilité de gérer le masque d'indexation pour l'interface SAP. Le masque d'indexation pour les documents gérés par SAP est visible pour tous, mais seulement modifiable par l'utilisateur possédant ce droit.

Remarque : le droit Administrateur SAP ne suffit pas. Un administrateur SAP requiert d'autres droits. De plus, assignez le droit Modifier les masques d'indexation. Si vous souhaitez que l'administrateur SAP puisse créer des listes de mots-clés, attribuez lui le droit Modifier les listes de mots-clés.

Utilisateur DMS Desktop, pas de processus : seuls les utilisateurs utilisant uniquement les composants de ELO DMS Desktop devraient obtenir ce droit. Ce droit retire le droit de participer à des processus. Veuillez prendre en compte les possibilités de votre licence ELO.

Utilisateur du client ELOxc, seulement des e-mails : ce droit doit être assigné si vous avez fait l'acquisition d'une licence pour ELOxc pour Microsoft EWS. Dans le client ELO pour Microsoft Outlook, ce droit restreint l'affichage au type d'objet E-Mail. Seuls les types d'objet MSG et EML assignés au type d'objet sont affichés.

Autorisation classeur/document

Modifier les archives: ce droit permet de modifier ou de créer la structure des dossiers (armoires, classeurs etc.). Il n'inclut pas le droit de créer une nouvelle archive.

Editer les documents : l'utilisateur peut traiter des documents ou encore créer de nouveaux documents.

Modifier les autorisations : l'utilisateur peut modifier les réglages des autorisations, seulement si un utilisateur possède ce droit.

Afficher toutes les entrées, ignorer les autorisations : ce droit devrait être réglé à l'administrateur principal. Ce droit annule toutes les autorisations existantes concernant les objets. Vous avez les autorisations intégrales pour toutes les entrées ELO et vous avez le droit d'exécuter toutes les activités dans l'archive.

Autorisation d'importation : l'utilisateur peut importer un jeu de données d'exportation dans l'archive actuelle. Toutes les données se trouvant dans le jeu de données sont importées. Les données sur lesquelles l'utilisateur n'a pas d'autorisation sont également importées. Ces données ne sont pas visibles pour lui. Il est donc possible d'importer toutes les données, indépendamment des droits.

Autorisation d'exportation : l'utilisateur a le droit d'exporter les objets et documents ELO sur lesquels il possède l'autorisation d'accès dans l'archive.

Fichiers documents visibles : ce droit vous permet de faire afficher des documents dans l'archive. L'indexation est seulement visible si l'affichage direct de l'indexation a été configuré. Le document peut être imprimé, soumis au check-out, envoyé, et ouvert.

Options pour les documents et classeurs

Modification de masque dans l'archive : l'utilisateur peut assigner ultérieurement un document déjà indexé à un autre masque d'indexation. Il se pourrait cependant que les informations d'indexation soient perdues.

Modifier les listes de mots-clés : si vous possédez ce droit, vous pouvez modifier les listes de mots-clés. Cela inclut la liste de mots-clés globale, la liste de mots-clés lors de la création d'un masque d'indexation, la liste de mots-clés lors de l'indexation, la liste de mots-clés de processus et les listes de mots-clés de commentaires de version, les numéros de versions et les commentaires de version.

Modifier la date limite : la date limite de documents peut être modifiée. Il a seulement accès au champ de date Date limite sur l'onglet Options, dans le dialogue d'indexation. La date peut être modifiée à l'aide du calendrier.

Modifier le statut de document : l'utilisateur ne peut pas modifier le statut de document des entrées (pas de contrôle de version, contrôle de version, pas de modification possible).

Modifier le chemin de document : ce droit vous permet de modifier les réglages de chemins de document (Menu ELO > Réglages systèmes > Administration > Chemins de document).

Auteur pour les documents de validation : vous avez seulement la possibilité de modifier les documents de validation si vous possédez ce droit. Vous avez la possibilité de modifier les anciennes versions d'un document soumis au versioning sans que cela soit visible pour les autres utilisateurs.

Afficher "Autres infos" : ce droit a pour effet que l'utilisateur voit l'onglet. Sur cet onglet sont enregistrées le cas échéant des valeurs permettant de diriger les processus, ou des valeurs pour le traitement automatique.

Supprimer

Supprimer des classeurs : l'utilisateur a le droit de supprimer des classeurs.

Supprimer des documents : l'utilisateur a le droit de supprimer des documents.

Supprimer des documents non modifiables : attention, ce droit permet à l'utilisateur de supprimer de l'archive les documents non modifiables.

Supprimer les versions : cette autorisation permet à l'utilisateur de supprimer dans le dialogue de version les versions d'un document soumis au versioning.

Processus

Gérer les processus : l'utilisateur a le droit de créer et de gérer des processus et des modèles de processus. Il a également le droit de modifier les processus.

Démarrer les processus : l'utilisateur a la droit de démarrer des processus et processus ad hoc.

Extension des autorisation de processus : si vous possédez ce droit, alors vous pouvez voir les documents pour lesquels vous n'avez pas d'autorisations. C'est le cas, par exemple lorsque l'utilisateur est entré comme responable et que le processus ne réfère au document correspondant.

Afficher les processus de tous les utilisateurs : avec ce droit, l'utilisateur peut utiliser les processus des autres utilisateurs.

Paramètres système

Modifier les données patrimoniales : ce droit permet l'accès à la gestion de la police, options de rapport et gestion de clés.

Modifier les réglages scanner et les profils : l'activation de cette fonction permet à l'utilisateur de modifier les Paramètres de numérisation et les Profils de numérisation dans la configuration. Par exemple, les profils de numérisation peuvent être gérés.

Créer des projets pour les activités : par le biais du Menu ELO, Paramètres système > Administration > Projets d'activités, l'utilisateur ouvre la fenêtre Projets d'activités. Il peut créer des projets pour les activités.

Modifier les scripts : l'utilisateur a le droit d'activer le dialogue Scripts par le biais du Menu ELO > Réglages systèmes > Scripts. Le dialogue Scripts permet d'administrer tous les processus de travail liés aux scripts.

Editer les masques de dépôt : l'utilisateur a le droit de modifier et d'éditer les masques de dépôt. Pensez aux conséquences d'une modification ultérieure des masques de dépôt dans une archive !

Modifier les cercles de réplication : ce droit concerne le module de RÉPLICATION. Les cercles de réplication doivent être créés et assignés aux entrées correspondantes. Si non, un échange avec d'autres archives ne sera pas possible. Le dialogue permettant de gérer les cercles de réplication se trouve dans le Menu ELO > Réglages système > Administration > Cercles de réplication. L'attribution se fait par le biais du Ruban > Archive > Assigner les cercles de réplication.

ELO Analytics

Gérer les recherches : ce droit vous permet de créer et de configurer les requêtes à la base de données Lucene. Les requêtes sont la base pour l'évaluation des données de l'archive ELO.

Gérer les visualisations : ce droit vous permet de gérer la visualisation des résultats de recherche de la base de données Lucene.

Gérer les tableaux de bord : ce droit vous permet de gérer les tableaux de bord. Les résultats de recherche des visualisations souhaitées sont assignés sur les tableaux de bord.

Afficher les tableaux de bord : ce droit vous permet d'afficher les tableaux de bord configurés. Vous avez seulement le droit de visualiser les résultats des évaluations.