Neue Kachel hinzufügen

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das mittlere Feld der ELO Dropzone.

Das Kontextmenü der ELO Dropzone erscheint.

2. Klicken Sie auf den Menüpunkt Bearbeitungsmodus für persönliche Kacheln.

Alternativ: Um eine globale Ablagekachel zu erstellen, klicken Sie auf Bearbeitungsmodus für globale Kacheln.

Alternativ: Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Stiftsymbol.

Die ELO Dropzone wechselt in den Bearbeitungsmodus. Sie erkennen den Bearbeitungsmodus am sandfarbenen Hintergrund.

3. Öffnen Sie das Kontextmenü der ELO Dropzone.

4. Klicken Sie auf den Menüpunkt Neue Kachel hinzufügen.

Ein neue Kachel erscheint.

Ablagekachel definieren

1. Klicken Sie doppelt auf die neue Kachel.

Der Dialog Kachel konfigurieren erscheint. Die Registerkarte Typ ist geöffnet.

2. Klicken Sie auf das Ablagekachelsymbol.

Der Typ Ablagekachel ist gewählt.

Anzeige

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Anzeige.

Die Registerkarte Anzeige erscheint.

2. Klicken Sie in das Feld Name und legen den Namen der Ablagekachel fest.

3. Klicken Sie in das Feld Gruppe und ordnen Sie über das Drop-down-Menü die Kachel der gewünschten Anzeigegruppe zu.

4. Klicken Sie in das Feld Ziel und wählen Sie über das Drop-down-Menü aus, ob die Kachel eine Ablage im Archiv bewirken soll oder ob eine Microsoft Outlook-Mail (mit oder ohne Attachment) erzeugt werden soll.

5. Klicken Sie in das Feld Beschreibung und beschreiben Sie dort, für welchen Zweck Sie die Kachel benutzen wollen. Die Beschreibung einer Kachel ist vor allem hilfreich, falls Sie die Kachel anderen Benutzern über die Kachelsammlung zur Verfügung stellen möchten.

6. Um das Kachelsymbol zu ändern, klicken Sie auf das grau gefärbte Kachelsymbol.

Die zur Verfügung stehenden Kachelsymbole erscheinen.

7. Klicken Sie auf ein Symbol.

8. Um die Farbe der Kachel zu ändern, klicken Sie auf das farbige Quadrat.

Die zur Verfügung stehenden Farben erscheinen.

9. Klicken Sie auf eine Farbe.

Sie haben die Basisdaten zur Anzeige der Kachel im Arbeitsbereich definiert.

Maske

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Maske.

Die Registerkarte Maske erscheint.

2. Klicken Sie auf eine der verfügbaren Verschlagwortungsmasken.

Sie haben die Kachel mit einer Verschlagwortungsmaske verbunden.

Hinweis: Verwenden Sie eine reine Ordnermaske als Verschlagwortungsmaske, wird mit der Verschlagwortung ein Ordner angelegt und das Dokument mit der Verschlagwortungsmaske Freie Eingabe in diesem Ordner abgespeichert.

Beachten Sie: Verschlagwortungsmasken mit dem Dokumentenstatus Keine Änderung möglich können nicht in der ELO Dropzone verwendet werden. Der Grund hierfür ist, dass die ELO Dropzone zuerst das logische Dokument anlegt und dann die Datei hinzufügt.

Aktivierung

Die Registerkarte Aktivierung bietet zusätzliche Optionen für die Definition von Kacheln. Die Auswahl an Optionen hängt vom gewählten Kacheltyp ab.

Bei Ablagekacheln kann eine Verzeichnisüberwachung eingestellt werden.

Falls Sie die Option Dokumente\ELO Ordnerüberwachung für Office Dokumente aktivieren, wird die Ablagekachel zur Überwachungskachel.

Die ELO Dropzone überwacht im Windows-Dateisystem folgenden Pfad:

C:\Users\<Windows-Benutzer>\Documents\ELO\<Kachelname>

Speichert man ein Microsoft-Office-Dokument in einem dieser Unterverzeichnisse, startet nach den Vorgaben der jeweiligen Kachel die automatische Ablage ins ELO Archiv.

Wird die Verschlagwortung eines Dokuments aus der Ordnerüberwachung mit Abbrechen beendet, wird das Dokument im Dateisystem im Ordner Nicht archiviert gespeichert: C:\Users\<Windows-Benutzer>\Documents\ELO\Nicht archiviert.

Über den Bereich PDF Druckerverzeichnis überwachen lassen sich Dokumente in einem Ausgabeverzeichnis eines virtuellen PDF-Druckers automatisiert archivieren.

Das Ausgabeverzeichnis legen Sie über die Systemeinstellungen fest: Kontextmenü > Systemeinstellungen > PDF Druckerverzeichnis.

1. Ziehen Sie einen regulären Ausdruck des Typs Text als Variable in das Feld Erkennung.

Anhand der Variable werden die entsprechenden Dokumente im Ausgabeverzeichnis erkannt. Bleibt das Feld Erkennung leer, wird das PDF Druckerverzeichnis nicht überwacht.

Hinweis: Lesen Sie im Kapitel Reguläre Ausdrücke, wie Sie über reguläre Ausdrücke zusätzliche Variablen erstellen können.

Optional: Per Rechtsklick in das Feld Zum Drucker öffnen Sie das Auswahlmenü mit den vorhandenen Druckern. Über diesen Drucker kann das Dokument ausgedruckt werden.

2. Wählen Sie den gewünschten Drucker aus.

Optional: Ist die Option Als Mail versenden aktiviert, werden die erkannten Dokumente aus dem Druckerverzeichnis an eine E-Mail angehängt und verschickt.

Um die Option zu aktivieren, ist ein Skript notwendig. Für das Anlegen eines Skripts sind Administrator-Rechte erforderlich.

Für den ELO Java Client müssen Sie das Skript JS.SendMail unter ¶ Administration ¶ Java Client Scripting Base ¶ ablegen.

Dieses Musterskript sieht folgendermaßen aus.

function fromVBS_SendMail(param) {

var data = fromString(param);

var fileName = data["File.Path"];

var name = data["File.NameNoExt"];

if (fileName) {

workspace.sendMail(name, "", "", [fileName]);

return;

}

}

function fromString(param) {

var result = new Object();

var lines = param.split("\n");

for (var i = 0; i < lines.length; i++) {

var line = lines[i];

var ipos = line.indexOf("\t");

if (ipos > 0) {

var key = line.substring(0, ipos);

var value = line.substring(ipos + 1);

result[key] = value;

}

}

return result;

}

Für ELOoffice müssen Sie ein Skript mit dem Namen JS.SendMail.VBS über das ELO Menü > Systemeinstellungen > Skripte anlegen.

Das Skript dafür sieht folgendermaßen aus.

Set ELO = CreateObject("ELO.office")

Set oOutlook=CreateObject("Outlook.Application")

msg = ELO.GetCookie("JS.PARAM")

Data = Split(msg, vbLf)

for i = 0 to UBound(Data)

Line = Data(i)

if Left(Line, 9) = "File.Path" Then

Parts = Split( Line, vbTab )

Set oMail=oOutlook.CreateItem(0)

oMail.Subject = "From Dropzone"

call oMail.Attachments.Add(Parts(1), 0, 1)

oMail.Display

end if

Next

Für den ELO Windows Client müssen Sie das Skript JS.SendMail über das ELO Menü > Systemeinstellungen > Skripte anlegen. Hierfür benötigen Sie Administrator-Rechte.

Verwenden Sie dafür obiges VB-Skript JS.SendMail (siehe ELOoffice). Sie müssen es an einer Stelle ändern: Tragen Sie in der ersten Zeile des Skripts statt ELO.office den Objektnamen ELO.professional ein.

Zeilen

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Zeilen.

Die Registerkarte Zeilen erscheint.

Im linken Bereich sehen Sie alle Indexfelder der gewählten Verschlagwortungsmaske. Im Bereich Verfügbare Variablen sehen Sie die vorhandenen Variablen.

Um weitere Variablen zu importieren, laden Sie ein Musterdokument über die Schaltfläche Laden. Laden Sie beispielsweise ein Microsoft-Word-Dokument, öffnet sich Word kurz, um das Dokument zu analysieren. Danach schreibt die ELO Dropzone die ausgelesenen Metadaten zusätzlich in die Liste der verfügbaren Variablen.

Neben der beschriebenen Möglichkeit gibt es auch noch einen anderen, effektiveren Modus, die Metadaten auslesen zu lassen. Ziehen Sie dafür per Drag-and-drop eine Datei im Bearbeitungsmodus auf die gewünschte Kachel. Das Konfigurationsmenü der Kachel öffnet sich automatisch. In den Registerkarten, in denen Ihnen Variablen zur Verfügung stehen, finden Sie nun die Metadaten der Datei als Variablen. Je nach Dateityp kann die Auswahl größer oder kleiner ausfallen.

Um Metadaten hinzuzufügen, können Sie beispielsweise in Microsoft Word die Formularfelder dafür verwenden. In den Eigenschaften der Formularfelder haben Sie die Möglichkeit, einen Wert in das Feld Textmarke einzutragen. Dieser Wert steht Ihnen dann als Variable in der Auswahlliste der Kachelkonfiguration zur Verfügung.

Eine weitere Möglichkeit ist, sich in Microsoft Word die Kopfzeilen auslesen zu lassen. Nachdem Sie das gewünschte Dokument mit Kopfzeilen per Drag-and-drop auf eine Kachel gezogen haben, erscheint in der Liste der verfügbaren Variablen die Variable Header.x.

2. Befüllen Sie nun die Indexfelder der gewählten Verschlagwortungsmaske mit festem Text oder per Drag-and-drop mit den verfügbaren Variablen.

Die Variablen werden in den Indexfeldern in geschweiften Klammern angezeigt. Diese Angabe bedeutet, dass ELO ab sofort bei jeder Verarbeitung über diese Kachel weiß, welche Daten für die Verschlagwortung an welcher Stelle auszulesen sind.

Hinweis: Sie können auf diese Art auch mehrere Variablen in ein Indexfeld setzen.

Sie können auch eine Angabe nur teilweise auslesen lassen. Etwa die ersten drei Buchstaben eines Vor- oder Nachnamens. Dafür setzen Sie innerhalb der geschweiften Klammer ganz rechts die Angabe, welches Wort und mit welcher Buchstabenanzahl ausgelesen werden soll. Beispielsweise {All.Author(1,3)} - diese Angabe liest ab dem ersten Zeichen nur die ersten drei Buchstaben aus.

Ziel

1. Haben Sie die Belegung der Indexfelder definiert, klicken Sie auf die Registerkarte Ziel.

Die Registerkarte Ziel erscheint.

2. Im Zielpfad im Archiv geben Sie den gewünschten Ablagepfad im ELO Archiv ein.

Für den Indexaufbau in der ELO Dropzone gilt Folgendes:

• Mit der Schaltfläche Trennzeichen erzeugen Sie ein Pilcrow-Zeichen zur Trennung von Ordnerebenen.
• Der Indexaufbau muss mit einem Trennzeichen beginnen.
• Am Ende eines Pfadaufbaus darf kein Trennzeichen verwendet werden, da sonst der Ablagepfad nicht korrekt angelegt wird.
• Sie können sowohl absolute als auch relative Zielpfade angeben.
• Der Name für die einzelnen Indexfelder einer Verschlagwortungsmaske beginnt mit Grp.. Die Kurzbezeichnung wäre dann Grp.0, das Datum Grp.1, Grp.2 für das dritte Indexfeld usw.
• Weitere verfügbaren Variablen sind beispielsweise Clipboard.ALL für das Auslesen der Zwischenablage oder Date.ThisMonth für den Monat der Ablage.
• Möchten Sie ein zweites Ablageziel als Referenz definieren, trennen Sie den ersten vom zweiten Indexaufbau mit einem Pipesymbol "|".

Beispiel für einen Zielpfad mit einem mehrfachen Indexaufbau:

¶Bestellungen¶{Date.This.Year}¶{Date.ThisMonth}|Bestellungen¶{Grp.2(1,1)}¶{Grp.2}

Im Bereich Verfügbare Variablen sehen Sie die vorhandenen Variablen. Sie können diese Variablen per Drag-and-drop auf den Zielpfad im Archiv ziehen.

Mit der Schaltfläche Laden können Sie ein Beispieldokument in die Konfiguration laden. Automatisch liest ELO die darin enthaltenen Metadaten aus. Sie können nun einzelne Angaben per Drag-and-drop in die Indexfelder ziehen.

Ist der Ablagepfad im Archiv nicht vorhanden, wird er automatisch angelegt.

Im Bereich Ablage/Suche im Archiv ist die Option Direktablage oder Suche ohne Dialog aktiviert. Es wird ohne Nachfrage direkt archiviert.

Optional: Aktivieren Sie Originaldatei nach der Ablage löschen, wird die Originaldatei nach Ablage gelöscht.

Optional: Datenbanksuche: Führen Sie eine Datenbankabfrage aus. Der hier eingegebene Wert überstimmt die manuelle Eingabe über das Feld Direkte Eingabe.

Speichern

1. Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf Speichern.

Der Dialog Kachel konfigurieren wird geschlossen. In der ELO Dropzone sehen Sie die neu erstellte Ablagekachel. Die ELO Dropzone befindet sich weiterhin im Bearbeitungsmodus.

2. Klicken Sie in der ELO Dropzone mit der rechten Maustaste auf das Kontextmenü und den Eintrag Bearbeitung beenden, um die Bearbeitung abzuschließen.

Ergebnis

Sie haben eine Ablagekachel eingerichtet. Per Drag-and-drop auf die Ablagekachel lassen sich nun Dokumente im Archiv ablegen.