Installation

ELO Dropzone fait partie intégrante du client et est installé avec le client Java ELO et ELOoffice.

Démarrer

ELO Dropzone démarre différemment en fonction du client.

Prise en main du client Java ELO

Après l'installation, le logiciel crée les raccourcis vers ELO Dropzone et le client Java ELO.

1. Effectuez un double-clic sur le symbole de ELO Dropzone.

Le dialogue d'authentification du client Java ELO apparaît.

2. Authentifiez-vous avez votre nom utilisateur.

ELO Dropzone et le client Java ELO apparaissent.

Prise en main d'ELOoffice

Une fois ELOoffice installé, un raccourci vers ELOoffice est créé sur le bureau.

C'est pourquoi ELO Dropzone démarre immédiatement lors de l'ouverture d'ELOoffice.

Désactiver : vous pouvez désactiver ELO Dropzone dans la configuration.

Menu ELO > Configuration > Général > Modules supplémentaires.

Désactivez la case de ELO Dropzone.

Une fois le client redémarré, ELO Dropzone ne démarre plus automatiquement.

Interface

Exemple d'interface de ELO Dropzone - avant le premier démarrage et avec tuiles

Réduire - développer

ELO Dropzone peut être réduit et développé, il vous suffit de cliquer sur l'en-tête avec ELO Dropzone. ELO Dropzone est épinglé au-dessus de la barre des tâches après avoir été réduite.

Groupes d'affichage

Les groupes d'affichage de ELO Dropzone se trouvent sous le champ d'entrée. Chaque utilisateur peut décider quels groupes d'affichage doivent s'afficher à lui. Le menu contextuel de cette section vous permet de sélectionner (avec Ajouter) à partir de la liste des groupes disponibles lesquels doivent être affichés. Inversement, la fonction Supprimer vous permet de supprimer des groupes d'affichage de l'affichage.

Boutons

ELO Dropzone affiche les informations suivantes dans la barre d'état inférieure :

1ère ligne à gauche : l'archive actuellement active

1ère ligne à droite : l'utilisateur authentifié

Par ailleurs, vous trouverez les boutons suivants :

Symbole du stylo : Modifier les tuiles Veuillez basculer dans le Mode Modifier pour les tuiles personnelles Le Mode Modifier pour les tuiles globales s'ouvre par le biais du menu contextuel.

Symbole + : créer une nouvelle tuile.

Symbole de la montre : afficher l'historique de ELO Dropzone

Historique

L'historique montre les derniers 20 processus effectués par une tuile. Si l'on clique sur l'une de ces entrées, l'entrée correspondante s'ouvre dans l'archive.

Nouveau classeur dans l'archive

Lorsqu'une nouvelle tuile est créée et enregistrée dans ELO Dropzone, les directives de traitement sont enregistrées dans l'archive ELO dans un nouveau classeur d'archive sous ¶Administration¶DropZone. Ce classeur est automatiquement créé dans l'archive ELO. Les indications enregistrées sont des fichiers de texte et peuvent être exportées dans d'autres archives.

Menu contextuel

Mode Modifier pour les tuiles personnelles : vous pouvez basculer dans le mode de traitement pour les tuiles personnelles.

Mode Modifier pour les tuiles globales : vous pouvez basculer dans le mode de traitement pour les tuiles globales.

Terminer le traitement : vous pouvez terminer le traitement des tuiles.

Expressions régulières : vous pouvez basculer vers l'assistant pour la configuration ELO Dropzone RegEx.

Modifier les groupes : veuillez basculer vers la configuration des groupes d'affichage.

Paramètres système : veuillez basculer vers le dialogue Modifier les paramètres système.

Ajouter une nouvelle tuile : vous permet d'ajouter une nouvelle tuile. Mode de traitement pour les tuiles personnelles ou Mode de traitement pour les tuiles globales détermine s'il faut ajouter une tuile personnelle ou une tuile globale. Vous pouvez créer jusqu'à 18 tuiles personnelles et 18 tuiles globales.

Charger une tuile de la bibliothèque : basculez vers le dialogue Bibliothèque des tuiles. Vous trouverez ici un aperçu des tuiles mises à disposition par d'autres utilisateurs.

Modifier la tuile : le programme bascule vers le mode de traitement pour traiter la tuile.

Copier la tuile : vous permet de copier une tuile avec les réglages identiques. Une nouvelle tuile est ajoutée et le configurateur des tuiles apparaît.

Partager la tuile : vous pouvez partager une des tuiles que vous avez créées avec d'autres utilisateurs. Un dialogue apparaît, vous permettant de détermine l'emplacement cible

Supprimer la tuile : supprimez une tuile de ELO Dropzone.

Documents déposés dernièrement : affiche une liste des 20 derniers documents déposés dans ELO Dropzone.

Terminer ELO Dropzone : vous permet de terminer ELO Dropzone.

Tuiles globales et personnelles.

Il existe des tuiles globales et locales.

Tuile globale : est créée par l'administrateur. Les tuiles globales sont toujours visibles pour tous les utilisateurs. Se trouve toujours au-dessus des tuiles personnelles dans la hiérarchie, et les fait passer vers le bas dans ELO Dropzone.

Tuile personnelle : est créée par l'utilisateur. Ces tuiles sont seulement visibles pour cet utilisateur. Elles sont déplacées vers le bas par les tuiles globales.

Modifier les paramètres système

Avant de créer des tuiles dans ELO Dropzone, nous vous recommandons d'appeler le dialogue par le biais du menu contextuel Modifier les réglages système.

C'est ici que vous déterminez les réglages généraux pour toutes les tuiles de ELO Dropzone. La configuration des tuiles vous permettra par la suite d'adapter les différentes tuiles individuellement.

Les champs d'options vous permettent de sélectionner si vous souhaitez effectuer des réglages personnels ou globaux.

Répertoire d'impression PDF : par le biais du champ de texte Répertoire d'impression PDF, sélectionnez le champ de fichier pour la surveillance du répertoire d'impression PDF. Si des documents PDF se trouvent dans ce répertoire, ceux-ci sont archivés en fonction des tuiles. La configuration individuelles des tuiles se fait par le biais de la configuration des tuiles.

Nombre des pages plein texte : la valeur dans le champ Nombre des pages plein texte vous permet de déterminer combien de pages doivent être évaluées au plus par document lors du prétraitement OCR. Les formats PDF et TIFF sont évalués.

Nombre des colonnes de tuiles : combien de colonnes souhaitez-vous faire afficher ? Vous avez le choix entre une, deux ou trois colonnes.

Affichage sur l'écran : si vous travaillez avec plusieurs écrans, vous avez la possibilité de faire afficher ELO Dropzone sur votre écran secondaire. Si ELO Dropzone n'est pas configurée sur un écran invalide, elle est automatiquement permutée sur l'écran primaire.

Démarrage réduit : activez Démarrage réduit, et ELO Dropzone démarrera toujours de façon réduite (au-dessus de la barre des tâches).

Animation lors de l'agrandissement / réduction : cette option vous permet d'activer une animation lors de l'agrandissement ou lors de la réduction de ELO Dropzone. Si vous ne cochez pas la case, la grandeur change automatiquement.

Activer le rapport : si vous cochez la case Activer le rapport, un fichier de rapport du nom ELOdropzone(x).txt sera créé dans le répertoire temporaire de l'utilisateur. Le répertoire se trouve ici : C:\Users\<Username>\AppData\Local\Temp.

Analyse OCR des documents Tiff : si vous cochez la case Analyse OCR des documents Tiff, l'analyse OCR est activée. Si vous n'avez pas besoin de l'analyse OCR et que vous ne souhaitez pas que votre système soit lent pour rien, vous devez désactiver la fonction.

Toujours garder la fenêtre à l'avant-plan : veuillez cocher la case Toujours garder la fenêtre à l'avant-plan, si vous souhaitez que ELO Dropzone reste durablement à l'avant-plan. Une fois ELO Dropzone redémarrée, la modification est prise en compte.

Remarque : le chapitre Administration vous explique comment effectuer la configuration par le biais du texte supplémentaire du masque d'indexation.

Configurer les groupes d'option

Vous pouvez créer des groupes pour chaque section de travail. De cette manière, ELO Dropzone devient plus structurée, étant donné que les tuiles se répartissent sur différents groupes d'affichage. Les sections peuvent être définies par l'administrateur. L'utilisateur peut déterminer quels groupes doivent s'afficher. Vous avez également la possibilité de déplacer différentes tuiles entre les sections. Les différents groupes d'affichage vous permettent de réaliser des accès directs à la base de données. Les informations provenant de la base de données sélectionnée peuvent être utilisées pour l'indexation. Le premier groupe d'affichage devrait toujours être Démarrer. Toutes les tuiles qui ne sont pas assignées à un groupe d'affichage sont automatiquement ajoutées au groupe Démarrer. Etant donné qu'aucune consultation de la base de données n'est requise dans le groupe d'affichage Démarrer, vous pouvez laisser les champs libres.

Le dialogue Configurer les groupes d'affichage s'ouvre dans le menu contextuel de ELO Dropzone. Cliquez sur Modifier les groupes.

Le dialogue Configurer les groupes d'affichage apparait.

A gauche s'affichent les groupes d'affichage créés jusqu'alors.

Symbole + : vous pouvez ajouter un groupe d'affichage.

Symbole Supprimer : vous pouvez supprimer un groupe d'affichage marqué à gauche.

Nom : veuillez donner un nom au groupe d'affichage.

Symbole : cliquez sur le symbole de tuile gris pour modifier le symbole du groupe d'affichage.

Couleur : pour modifier la couleur de la tuile, veuillez cliquer sur le carré coloré.

Base de données : si vous souhaitez faire appel à une base de données externe, celle-ci doit être configurée dans le serveur d'indexation ELO (ELOix). Cette configuration dans ELOix a un nom - celui-ci doit être entré ici. Si vous utilisez la même base de données qu'ELO, vous pouvez laisser le champ vide et vous ne devez pas effectuer de configuration dans ELOix.

Remarque : veuillez lire le manuel de programmation du serveur d'indexation ELO pour tout complément d'information. Le chapitre Accès aux bases de données externes explique comment créer une connexion à la base de données par le biais du serveur d'application.

Requête SQL : veuillez formuler une demande SQL dans ce champ. Dans l'exemple ci-dessus (voir illustration), nous travaillons avec un exemple de base de données de Microsoft (Northwind). Vous devriez savoir quels noms de tableau et de colonnes existent dans la base de données SQL sélectionnée. Sélectionnez les colonnes que vous souhaitez utiliser en tant que variable. La requête SQL peut être préparée et testée dans un outil de votre choix, par exemple SQL Server Management Studio. Dès que la requête livre les résultats souhaités dans l'outil, vous devriez remplacer le texte par le garde-place pour l'entrée utilisateur. Le garde-place est {{P1}}.

Champ de filtre à côté de la requête SQL : si la requête de la base de données fonctionne correctement, vous pouvez tester la requête SQL par le biais de ce champ. Le premier jeu de données sélectionné est entré dans le tableau Retour. Il est donc possible de configurer le retour. Vous pouvez définir le désignateur du retour par jeu de données sélectionné.

Retour : dans la colonne Identifiant, vous pouvez définir la variable pour chaque numéro. Effectuez un double-clic dans la colonne Identifiant du champ que vous souhaitez modifier. Veuillez terminer votre entrée avec la touche RETOUR. Si vous cliquez à un autre emplacement, l'entrée est perdue. Il est possible avec les touches de navigation de naviguer d'un champ à un autre et d'activer le champ souhaité avec la touche RETOUR pour effectuer des modifications. Vous pouvez transformer des colonnes quelconques de la base de données en variables. L'idéal serait de rassembler les variables par le biais du champ de filtre (voir ci-dessus) Veuillez sélectionner le nom de la variable de manière à ce que l'on puisse reconnaître d'où proviennent les variables. De cette manière, vous recevez un regroupement, ce qui améliore l'aperçu. Cela vous permet d'éviter les erreurs lors de l'assignation des variables aux champs d'indexation dans la définition des tuiles.

Représentation : vous pouvez configurer la représentation de l'affichage. Vous pouvez déplacer les variables définies dans le champ Retour à l'emplacement souhaité dans le champ Représentation par le biais de glisser-déposer. Vous pouvez également enregistrer des textes fixes. Le retour de test est affiché à droite.

Enregistrement : une fois que vous avez tout configuré pour le groupe d'affichage, cliquez sur Enregistrer.

Annuler : la configuration pour le groupe d'affichage sélectionné n'est pas enregistrée.

Types de tuiles

Quatre différents types de tuiles peuvent être créés dans ELO Dropzone.

• Tuile de dépôt

• Tuile de recherche

• Tuile de script

• Modèle de tuile

Vous trouverez ci-dessous une explication sur la configuration pour ces types de tuile.