Un modèle de tuile vous permet de créer des documents à partir d'un modèle Microsoft Word depuis ELO Dropzone. Il suffit de cliquer sur le modèle de tuile pour créer de nouveaux documents qui seront associés aux informations d'indexation préconfigurées après l'indexation.

Préparation

1. Ouvrez le programme Microsoft Word.

2. Préparez un modèle de document dans Microsoft Word, par exemple, un modèle pour des notes de réunion, et enregistrez ce document dans le système de fichiers Windows.

3. Dans ELO Dropzone, basculez dans le Mode de traitement.

4. Veuillez sélectionner un groupe qui a été créé pour cette recherche spécifique dans la base de données. Le chapitre Configurer les groupes d'affichage vous permet de configurer la consultation de la base de données. Pour cet exemple, nous utilisons un groupe avec une consultation de la base de données préconfigurée, pour un modèle de note de réunion.

5. Par le biais du champ d'entrée de ELO Dropzone, effectuez une recherche dans la base de données et sélectionnez une entrée correspondante qui vous permet d'accéder aux variables.

6. Veuillez cliquer sur l'entrée souhaitée ou sélectionnez la avec la touche ENTREE. L'entrée sélectionnée s'affiche sous le groupe d'affichage. Vous pouvez voir à tout moment quelle entrée est utilisée pour l'indexation automatique.

7. Par le biais de glisser-déposer, veuillez tirer le document créé sur une zone libre de ELO Dropzone.

L'assistant de configuration d'un modèle de tuile apparait. En même temps, le document s'ouvre et se referme dans Microsoft Word.

Type

1. Cliquez sur le symbole pour les modèles de script.

Le document s'ouvre dans Microsoft Word.

2. Cliquez sur l'onglet Affichage.

Affichage

L'onglet Affichage apparaît.

1. Cliquez dans le champ Nom et déterminez le nom du modèle de tuile.

2. Cliquez dans le champ Groupe et associez la tuile au groupe souhaité par le biais du menu déroulant.

3. Cliquez dans le champ Cible et sélectionnez (dans le menu déroulant) si la tuile doit avoir pour effect un Dépôt dans l'archive ou si un mail Microsoft Outlook doit être créé (avec ou sans pièce-jointe).

4. Cliquez dans le champ Description et décrivez à quelle fin vous souhaitez utiliser la tuile. La description d'une tuile est importante notamment lorsque vous souhaitez qu'elle soit disponible pour d'autres utilisateurs par le biais de la Bibliothèque des tuiles.

5. Pour modifier le symbole de la tuile, veuillez cliquer sur le symbole grisé de la tuile.

6. Pour modifier la couleur de la tuile, veuillez cliquer sur le carré coloré.

Vous avez maintenant défini les données de base pour l'affichage de la tuile dans la section de travail.

Masque

1. Cliquez sur l'onglet Masque.

L'onglet Masque apparaît.

2. Cliquez sur un des masques d'indexation disponibles.

Vous avez relié la tuile avec un masque d'indexation.

Activation

1. Cliquez sur l'onglet Activation.

En option : veuillez définir un raccourci pour activer le modèle de tuile. Dans le menu déroulant, vous pouvez définir quel type d'activation vous souhaitez. Dans le champ suivant, vous pouvez définir le raccourci souhaité.

Lignes

1. Cliquez sur l'onglet Lignes.

2. Maintenant, vous pouvez aménager les champs d'indexation du masque d'indexation sélectionné avec les variables disponibles par le biais de glisser-déposer.

3. Dans la liste des variables disponibles, déplacez les variables souhaitées à la position requise dans le modèle de document.

Les variables sont affichées dans les champs d'indexation entre doubles parenthèses.

Objectif

1. Cliquez sur l'onglet Cible.

2. Dans le champ Chemin cible dans l'archive, veuillez entrer l'emplacement de dépôt souhaité.

En option : si vous activez l'option Dépôt direct ou recherche sans dialogue, la recherche est effectuée automatiquement sans dialogue.

En option : veuillez activer l'option Check-in automatique après le traitement. Après le traitement dans Microsoft Word, le document est soumis automatiquement au check-in dans l'archive.

En option : veuillez effectuer une consultation de la base de données par le biais du champ recherche dans la base de données. Cette valeur est majoritaire par rapport au champ d'entrée supérieur de ELO Dropzone.

3. Une fois tous les réglages effectués, veuillez cliquer sur Enregistrer.

4. Enregistrez et fermez le modèle dans Microsoft Word.

Le dialogue Configurer la tuile est refermé. Vous voyez le modèle de tuile venant d'être créé dans ELO Dropzone. ELO Dropzone se trouve au mode Modifier.

5. Dans ELO Dropzone, cliquez sur le menu contextuel avec la touche droite de la souris, puis terminez le traitement.

Utilisation

Vous avez créé un modèle de tuile. Si vous avez configuré un groupe et un modèle de tuile pour les notes de réunion, comme dans notre exemple, vous pouvez rechercher l'entrée souhaitée par le biais du champ d'entrée Recherche dans la base de données, puis confirmer et ouvrir le modèle.

Le document déjà déposé et indexé dans l'archive ELO apparaît pour un traitement dans Microsoft Word. Les variables sont automatiquement remplies avec les données de la recherche dans la base de données.