Der Client verfügt über die Funktionsbereiche: Mein ELO, Archiv, Postbox, Klemmbrett, Aufgaben, Bearbeitung und Suche.

Die Funktionsbereiche werden nachfolgend erläutert:

Mein ELO

Der Funktionsbereich Mein ELO dient als Startseite und bietet über die Kacheln Zugriff auf zentrale Bereiche im ELO Archiv.

Im Bereich Neuigkeiten werden Feed-Beiträge von unterschiedlichen Einträgen (Ordnern und Dokumenten) gesammelt. Dies gilt beispielsweise für Feeds, die der jeweilige Benutzer abonniert hat oder in denen der jeweilige Benutzer von einem anderen Benutzer erwähnt wird. Zusätzlich werden eskalierte Workflows und zuletzt gestartete Workflows, die den jeweiligen Benutzer betreffen, angezeigt.

Hinweis: Wenn im Funktionsbereich Mein ELO keine Beiträge erscheinen, prüfen Sie die Filtereinstellungen. Eventuell liegen für den gewählten Zeitraum (unter Neuigkeiten seit) keine Beiträge vor.

Im Bereich Zuletzt verwendete Dokumente werden die Dokumente aufgelistet, die Sie in letzter Zeit zur Ansicht geöffnet oder bearbeitet haben.

Archiv

Der Funktionsbereich Archiv ist der zentrale Arbeitsbereich des Clients. Hier archivieren und verwalten Sie Ihre Dokumente und Daten. Sie können u. a. neue Dokumente und Ordner erstellen, Dokumente zur Ansicht öffnen oder Dokumente in verschiedenen Formaten versenden.

Postbox

Der Funktionsbereich Postbox ist der zentrale Eingangsbereich für Dokumente. Sie können jedes Dokument per Drag-and-Drop in den Funktionsbereich Postbox ziehen. Über den Funktionsbereich Postbox gelangen (fast) alle Dokumente ins ELO Archiv. Eine Ausnahme bilden Dokumente, die direkt per Drag-and-Drop im Archiv abgelegt werden.

Um aus dem Funktionsbereich Postbox Dokumente im Archiv abzulegen, müssen Sie die Dokumente verschlagworten. Sie können den Verschlagwortungsprozess automatisieren. Alternativ können Sie bei jedem Ablagevorgang den Ablageort per Auswahldialog festlegen.

Im Funktionsbereich Postbox finden Sie außerdem die Scanfunktionen, da das Scannen ein zentraler Ausgangspunkt für das Übertragen von Dokumenten ins Archiv ist.

Klemmbrett

Der Funktionsbereich Klemmbrett ist eine temporäre Sammelliste für Dokumente. Nutzen Sie das Klemmbrett um kurzfristig Dokumente zusammenzustellen oder um eine Art Favoritenliste zu erstellen.

Aufgaben

Der Funktionsbereich Aufgaben enthält eine Übersicht Ihrer Workflows und Wiedervorlagen. Um Ihre Workflows und Wiedervorlagen zu bearbeiten, stehen Ihnen die Funktionen des Registertabs Aufgaben zur Verfügung. Dort können Sie neue Workflows starten, bestehende Workflows bearbeiten und organisieren, eine Vertretungsregelung einrichten und sich einen Überblick über Ihre bestehenden Aufgaben verschaffen.

Für den Funktionsbereich Aufgaben können weitere Ansichten erstellt werden. Durch Filterfunktionen kann in jeder der Ansichten ein Teil der Aufgaben angezeigt werden. Sie können unterschiedliche Ansichten definieren, in denen z. B. nur die Wiedervorlagen oder nur die Workflows angezeigt werden.

Bearbeitung

Im Funktionsbereich Bearbeitung werden Dokumente angezeigt, die ausgecheckt wurden oder sich in Bearbeitung befinden. Während sich Dokumente im Funktionsbereich Bearbeitung befinden, sind sie für alle anderen Benutzer gesperrt.

Suche

Im Funktionsbereich Suche werden die Suchergebnisse angezeigt. Für jede Suchanfrage wird eine neue Suchansicht erstellt, die per Schaltfläche beliebig oft aufgerufen werden kann. Die Suchansichten bleiben bis zum Beenden des Clients bestehen. Über die Funktion Aktuelle Ansicht löschen entfernen Sie eine bestehende Suchansicht aus dem Funktionsbereich Suche.

iSearch

In der Regel wird für die Suche im ELO Java Client die ELO iSearch eingesetzt. Die ELO iSearch verwendet spezielle Suchalgorithmen, die das Suchen einfacher und komfortabler machen.

Verschlagwortungssuche

Zusätzlich zur ELO iSearch können Sie auch die Verschlagwortungssuche verwenden. Die Verschlagwortungssuche nutzt die Suche in den Indexfeldern der Verschlagwortungsmasken. Sie finden die Verschlagwortungssuche auf dem Registertab Suchtools/Recherchieren in der Multifunktionsleiste. Der Registertab Suchtools/Recherchieren steht nur im Funktionsbereich Suche zur Verfügung.