Bevor man Dokumente im Funktionsbereich Archiv ablegen kann, müssen sie verschlagwortet werden. Hierzu dienen Verschlagwortungsmasken, die entsprechende Eingabefelder (Indexfelder genannt) enthalten.

Der Dialog Verschlagwortung dient zum Ausfüllen und Bearbeiten der Verschlagwortungsinformationen. Meistens erscheint der Dialog automatisch beim Ablegen eines Dokuments. Folgendermaßen öffnen Sie den Dialog Verschlagwortung manuell:

Beachten Sie: Falls im Eintrag ein Personenbezug vorhanden ist, füllen Sie auf der Registerkarte Optionen die Felder Personenbezug und Ende Löschfrist vollständig aus.

1. Markieren Sie ein Dokument oder einen Ordner im Archiv.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verschlagwortung (Multifunktionsleiste > Start).

Alternativ1: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument oder den Ordner und wählen Sie im sich öffnenden Kontextmenü den Eintrag Verschlagwortung.

Alternativ2: Verwenden Sie die Taste F4.

Der Dialog Verschlagwortung erscheint. Sie sehen die gewählte Verschlagwortungsmaske. Falls bereits Verschlagwortungsinformationen vorhanden sind, erscheinen diese in den unterschiedlichen Feldern der Verschlagwortungsmaske.

Im Bereich Maskenauswahl (auf der linken Seite des Dialogs) sehen Sie die verfügbaren Verschlagwortungsmasken. Es werden entweder die Verschlagwortungsmasken für Ordner oder diejenigen für Dokumente angezeigt, jeweils in Abhängigkeit vom markierten Eintrag im Archiv.

Hinweis: Über die Schaltfläche Verschlagwortungsmasken ausblenden (nach links zeigender Doppelpfeil) lässt sich der Bereich Maskenauswahl einklappen. Ist der Bereich eingeklappt, lässt sich der Bereich über die Schaltfläche Verschlagwortungsmasken anzeigen (nach rechts zeigender Doppelpfeil) ausklappen.

Registerkarten

Verschlagwortungsmasken sind untergliedert in Registerkarten. Folgende Standardregisterkarten gibt es:

• Basis
• Zusatztext
• Optionen
• Berechtigungen
• Änderungschronik
• Weitere Infos

Nachfolgend werden die Standardregisterkarten kurz beschrieben. Weitere Registerkarten erscheinen je nach Einstellungen der Verschlagwortungsmaske.

Registerkarte 'Basis'

Beim Öffnen des Dialogs Verschlagwortung erscheint zuerst die Registerkarte Basis. Sie enthält mindestens die Standardindexfelder:

Standardindexfelder

Kurzbezeichnung: Titel des Dokuments. Wird in der Baumansicht angezeigt.

Datum: Das Dokumentendatum bezieht sich auf das Datum, das die zugrunde liegende Datei zuletzt aufgewiesen hat. Bei Änderungen am Dokument lässt sich das Dokumentendatum aktualisieren.

Das Dokumentendatum kann auch manuell bearbeitet werden. Dazu steht die Kalenderfunktion zur Verfügung. Außerdem akzeptiert das Feld Eingaben mit folgender Syntax:

• +x = Heute in X Tagen
• +xd bzw. +xt = Heute in X Tagen (d für days/ t für Tage)
• +xm = Heute in X Monaten (m für months bzw Monate)
• +xy bzw. +xj= Heute in X Jahren (y für years/ j für Jahre)
• Um ein Datum in der Vergangenheit einzutragen, verwenden Sie statt + (Plus) entsprechend - (Minus)

Beispiel

Am 02.12.2015 wird mit der Angabe +1m das Datum 02.01.2016 eingetragen. Durch die Angabe -1j würde hingegen das Datum 02.12.2014 verwendet.

Zudem erweitert ELO folgende Kurzangaben automatisch:

• Aus 05 wird 05.<aktueller Monat>.<aktuelles Jahr>
• Aus 05.12 wird 05.12.<aktuelles Jahr>

Beispiel

Am 02.12.2015 wird mit der Angabe 31 das Datum 31.12.2015 eingetragen.

Ablagedatum: Das Ablagedatum bezieht sich auf den Zeitpunkt der Ablage im Archiv.

Aktuelle Version: Zeigt, falls eingegeben, die individuelle Versionsnummer. Damit ist nicht der fortlaufende Versionszähler gemeint.

Bearbeiter: Zeigt den Benutzer, der das Dokument zuletzt bearbeitet hat.

Weitere Indexfelder

Weitere Indexfelder erscheinen je nach Einstellungen der Verschlagwortungsmaske. Es ist möglich, dass sich weitere Indexfelder auf zusätzlichen Registerkarten befinden.

Welche Daten Sie eingeben und was Sie dabei beachten müssen, hängt von den Indexfeldern ab. Es gibt unterschiedliche Typen von Indexfeldern, die wiederum von Verschlagwortungsmaske zu Verschlagwortungsmaske unterschiedlich konfiguriert sein können.

Beispiel: Textfeld

In ein Textfeld lassen sich Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen eingeben. Textfelder lassen sich jedoch auch einschränken. Etwa durch eine Maximallänge für die Eingabe.

Pflichtfelder

Indexfelder lassen sich so konfigurieren, dass Sie mindestens eine bestimmte Anzahl an Zeichen eingeben müssen, um die Verschlagwortung erfolgreich abzuschließen.

Pflichtfelder erkennen Sie an der roten Hintergrundfarbe des Indexfelds. Außerdem weist die untere Zeile des Dialogs auf mögliche Konflikte hin.

Stichwortlisten

Indexfelder mit Stichwortlisten erkennen Sie am Listensymbol hinter dem jeweiligen Indexfeld.

Stichwortlisten dienen der Vereinheitlichung und beschleunigen die Eingabe von Verschlagwortungsinformationen.

Hinweis: Ein Indexfeld, für das eine Stichwortliste angelegt wurde, lässt sich so konfigurieren, dass das Indexfeld nur mit Stichwortliste ausgefüllt werden kann.

Stichwortliste automatisch aufklappen

Ist die Option Stichwortliste automatisch aufklappen aktiviert, wird die Stichwortliste automatisch geöffnet, sobald Sie in einem Feld mit Stichwortliste zu tippen beginnen.

Hinweis: Sie aktivieren bzw. deaktivieren die Option Stichwortliste automatisch aufklappen per Mausklick oder über die Tastenkombination STRG + K

Ist die Option Stichwortliste automatisch aufklappen deaktiviert, müssen Sie die Stichwortliste per Klick auf das Listensymbol am Ende des jeweiligen Indexfeldes öffnen.

Alternativ: Öffnen Sie die Stichwortliste wahlweise über die F7-Taste.

Registerkarte 'Zusatztext'

Die Registerkarte Zusatztext dient unterschiedlichen Zwecken.

Beispielsweise kann die Registerkarte als Textfeld für zusätzliche Informationen verwendet werden. In manchen Fällen werden hier Einstellungen für Skripte usw. gespeichert.

Registerkarte 'Optionen'

Zum Verschlagworten gehört das Festlegen von Merkmalen und Verhaltensweisen des Dokuments. Diese Einstellungen werden auf der Registerkarte Optionen vorgenommen, wenn es nicht bereits in der Verschlagwortungsmaske festgelegt wurde oder falls das Dokument von diesen Vorgaben abweichen soll. Je nachdem, ob Sie ein Dokument oder einen Ordner verschlagworten, werden unterschiedliche Einstellmöglichkeiten angezeigt.

Allgemeine Optionen

Folgende Einstellungen auf der Registerkarte Optionen sind immer verfügbar. Dabei ist egal, ob ein Dokument oder ein Ordner gewählt ist.

• Objekttyp
• Abgelegt von
• Schriftfarbe
• Aufbewahrungsfrist
• Replikationskreis Startpunkt
• Kurzbezeichnung übersetzen
• Objekt-ID und GUID

Eintragstyp: Mit dieser Option legen Sie den Objekttyp des Elements fest. Entsprechend den hier vorgenommenen Einstellungen wird das Symbol des Dokuments in der Listendarstellung im Archiv angezeigt.

Personenbezug: Falls im Eintrag ein Personenbezug vorhanden ist, tragen Sie in diesem Feld ein geeignetes Merkmal zur Identifikation der betroffenen Person ein.

Ende Löschfrist: Mit dem Ende der Löschfrist legen Sie fest, bis zu welchem Datum der Eintrag spätestens gelöscht werden muss. Das gewünschte Datum tragen Sie über einen Kalender-Dialog ein. Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche mit dem Kalendersymbol rechts neben dem Textfeld.

Beachten Sie: Werden die Felder Personenbezug und Ende Löschfrist nicht oder nicht vollständig ausgefüllt, erscheint ein deaktivierbarer Dialog, welcher darauf hinweist, dass kein Personenbezug eingetragen wurde.

Ende Aufbewahrungsfrist: Mit dem Ende der Aufbewahrungsfrist legen Sie eine Aufbewahrungsfrist für den Eintrag fest. Das gewünschte Datum tragen Sie über einen Kalender-Dialog ein. Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche mit dem Kalendersymbol rechts neben dem Textfeld.

Beachten Sie: Die Aufbewahrungsfrist muss vor der Löschfrist enden.

Schriftfarbe: Wählen Sie eine Farbe für den Eintrag, um Ihre Ablagestruktur optisch zu verdeutlichen.

Replikationskreis Startpunkt: Über diese Option können Sie einen Eintrag als Startpunkt für die Replikation definieren. Nach dem nächsten Replikationsvorgang befindet sich dieser Eintrag in der Replication Base des Zielarchivs. Dort muss der neue Ordner vom Administrator an der gewünschten Stelle im Zielarchiv eingefügt werden. Damit besteht die Möglichkeit, Teilbereiche von Archiven miteinander zu replizieren, obwohl diese nicht in identischen Archivstrukturen abgelegt werden.

Kurzbezeichnung übersetzen: Ist die Option Kurzbezeichnung übersetzen aktiviert, wird die Kurzbezeichnung des Eintrags in der jeweils gewählten Anzeigesprache angezeigt.

Beachten Sie: Damit die Übersetzungen angezeigt werden können, müssen entsprechende Properties-Dateien im ELO Archiv vorhanden sein. Außerdem muss die Verschlagwortungsmaske entsprechend konfiguriert sein. Sprechen Sie gegebenfalls mit Ihrem Systemadministrator.

Objekt-ID und GUID: Diese erste Nummer in diesem Feld ist die interne ELO Objekt-ID. Diese Angabe dient vor allem zu Ihrer Information und ist nicht veränderbar. Die Eintrags-ID wird beispielsweise bei einer Überprüfung der Prüfsumme benötigt.

Die Zeichenfolge in Klammern gibt die GUID des Eintrags an. Bei der GUID (= Globally Unique Identifier) handelt es sich um eine einzigartige Identifikationsnummer. Sie wird automatisch vergeben und kann nicht verändert werden. Dadurch wird jeder Eintrag, auch über Archivgrenzen hinweg, eindeutig identifizierbar.

Abgelegt von: Hier wird der Benutzer eingetragen, der den Eintrag angelegt bzw. verschlagwortet hat.

Optionen für Dokumente

Folgende Optionen stehen nur für Dokumente zur Verfügung:

• Dokumentenstatus
• Dokumentenpfad
• Schlüsselkreis
• In den Volltext aufnehmen
• Freigabedokument
• Dateiname

Dokumentenstatus: Wählen Sie den Bearbeitungsstatus des Eintrags:

• Keine Versionskontrolle: Das Dokument ist nicht versionsverwaltet. Änderungen führen nicht zu einer neuen Version. Kein Zugriff auf ältere Bearbeitungsstände möglich.
• Versionskontrolle eingeschaltet: Wird das Dokument bearbeitet, entsteht eine neue Version. Die Änderungen werden dokumentiert. Ältere Versionen können wiederhergestellt werden.
• Keine Änderung möglich: Änderungen am Dokument und dessen Verschlagwortung werden durch ELO unterbunden.

Beachten Sie: Der Dokumentenstatus Keine Änderung möglich kann nicht rückgängig gemacht werden.

Dokumentenpfad: Hier sehen Sie, welcher Dokumentenpfad (Speicherpfad) für den Eintrag eingestellt ist.

Schlüsselkreis: Hier steht der Verschlüsselungskreis, der die Verschlüsselung der Dokumente steuert. Der Benutzer muss das Passwort für den Schlüsselkreis besitzen, um ein Dokument ansehen zu können.

In den Volltext aufnehmen: Aktivieren Sie diese Funktion, um das Dokument in den Volltext aufzunehmen. Jedes Wort wird indiziert und steht für die Suche bereit.

Freigabedokument: Ist diese Option aktiviert, können Benutzer mit dem Recht Autor für Freigabedokumente Vorgängerversionen des Dokuments bearbeiten, ohne dass dies für die anderen Benutzer im Archiv sichtbar ist.

Dateiname: Hier wird der Dateiname des Dokuments angezeigt, wie er beispielsweise beim Speichern außerhalb von ELO lauten würde.

Optionen für Ordner

Folgende Optionen stehen nur für Ordner zur Verfügung:

• Sortierung
• Schnellvorschau für Dokumente des Ordners ermöglichen

Sortierung: Hier können Sie festlegen, wie der Inhalt des jeweiligen Ordners sortiert werden soll:

• Ablagedatum: Der Eintrag mit dem aktuellsten Ablagedatum steht unten.
• Ablagedatum absteigend: Der Eintrag mit dem aktuellsten Ablagedatum steht oben.
• Alphabetisch: Sortierreihenfolge ist aufsteigend von A-Z.
• Alphabetisch absteigend: Sortierreihenfolge ist absteigend von Z-A.
• Datum: Der Eintrag mit dem aktuellsten Dokumentendatum steht unten.
• Datum absteigend: Der Eintrag mit dem aktuellsten Dokumentendatum steht oben.
• Manuell: Die Einträge lassen sich innerhalb des Ordners frei verschieben. Dazu muss der Ordner in der Listenansicht geöffnet sein.

Schnellvorschau für Dokumente des Ordners ermöglichen: Ist diese Option aktiviert, wird das erste Dokument des Ordners im Anzeigebereich angezeigt, sobald Sie auf den Ordner klicken.

Registerkarte 'Berechtigungen'

Auf der Registerkarte Berechtigungen werden die Gruppen und Benutzer aufgelistet, die Zugriffrechte für den gewählten Eintrag besitzen. Benutzer mit entsprechenden Benutzerechten können die Einstellungen ändern.

Benutzer / Gruppe: Über das Feld Benutzer / Gruppe hinzufügen suchen Sie den gewünschten Benutzer bzw. die gewünschte Gruppe. Während Sie tippen erscheinen Vorschläge.

Um einen Benutzer oder eine Gruppe auszuwählen, klicken Sie auf den entsprechenden Vorschlag.

Alternativ: Über das Dreieckssymbol am Ende des Felds Benutzer / Gruppe hinzufügen öffnen Sie ein Drop-down-Menü. In diesem Drop-down-Menü sehen Sie die zuletzt ausgewählten Benutzer und Gruppen und können diese erneut auswählen.

In der mittleren Spalte sehen Sie, welche Benutzer oder Gruppen bereits Berechtigungen für den gewählten Eintrag besitzen und welche Berechtigungseinstellungen jeweils gelten.

Um die Berechtigungseinstellungen zu bearbeiten, markieren Sie einen Eintrag in der mittleren Spalte und selektieren oder deselektieren Sie einzelne Optionen.

Folgende Optionen gibt es:

• Sehen (R): Benutzer mit der Berechtigung Sehen haben lesenden Zugriff auf den ausgewählten Eintrag. Sie können den Inhalt des Eintrags sehen.
• Verschlagwortung ändern (W): Benutzer mit der Berechtigung Verschlagwortung ändern können die Verschlagwortung des ausgewählten Eintrags bearbeiten.
• Löschen (D): Benutzer mit der Berechtigung Löschen können den ausgewählten Eintrag löschen.
• Bearbeiten (E): Benutzer mit der Berechtigung Bearbeiten können den ausgewählten Eintrag bearbeiten.
• Inhalt erweitern bzw. Listen (L): Diese Berechtigung ist nur für Ordner relevant. Benutzer mit der Berechtigung können den Inhalt des jeweiligen Ordners verändern. Beispielsweise Dokumente in diesem Ordner zu erstellen oder Dokumente aus diesem Ordner zu verschieben.

Hinweis: Optionen, die im jeweiligen Fall nicht relevant sind, werden kursiv und in spitzen Klammern dargestellt.

Persönlich (oranges Benutzersymbol): Über die Schaltfläche Persönlich vergeben Sie sich selbst alleinigen Vollzugriff auf den jeweiligen Eintrag. Alle anderen Berechtigungen werden entzogen.

UND-Gruppe UND-Gruppen sind sinnvoll, wenn Sie nur die Benutzer einer Gruppe berechtigen wollen, die auch in der anderen Gruppe Mitglied sind. Um eine UND-Gruppe zu erstellen, markieren Sie zwei Gruppen in der mittleren Spalte und klicken Sie auf UND-Gruppe.

Mitglieder der Gruppe: Haben Sie eine Gruppe ausgewählt, sehen Sie in der Spalte Mitglieder der Gruppe, welche Benutzer Mitglied in der Gruppe sind.

Um ein Mitglied einer Gruppe auszuwählen, klicken Sie doppelt auf den entsprechenden Benutzer in der Spalte Mitglieder der Gruppe.

Berechtigungen entziehen: Um einem Benutzer bzw. einer Gruppe sämtliche Berechtigungen zu entziehen, klicken Sie auf das X-Symbol hinter dem ausgewählten Benutzer bzw. der ausgewählten Gruppe.

Registerkarte 'Änderungschronik'

Bei versionskontrollierten Dokumenten werden Änderungen an der Verschlagwortung dokumentiert. Diese Dokumentation finden Sie unter der Registerkarte Änderungschronik.

Die Änderungschronik ist in zwei Bereiche unterteilt:

Der obere Bereich zeigt, welche Benutzer zu welchen Zeitpunkten Änderungen vorgenommen haben.

Im unteren Bereich erscheinen die Änderungen, die der jeweils gewählte Benutzer vorgenommen hat.

Registerkarte 'Weitere Infos'

Hinweis: Nur Benutzer mit dem Recht “Weitere Infos” anzeigen können die Registerkarte Weitere Infos sehen.

Die Registerkarte Weitere Infos stellt weitere Felder in der Datenbank (Maps) zur Verfügung. Diese Felder lassen sich für Skripte, Workflows und weitere Zwecke nutzen.