Les documents doivent être indexés avant leur dépôt dans l'archive. Pour ceci, vous avez des masques d'indexation qui contiennent des champs d'entrée correspondants (Champs d'indexation).

Le dialogue Indexation sert à remplir et modifier les informations d'indexation. En règle générale, le dialogue apparaît automatiquement lors du dépôt d'un document. Voilà comment ouvrir le dialogue Indexation manuellement :

Remarque : s'il existe des données relatives à la personne dans l'entrée, veuillez remplir intégralement les champs Données personnelles et Fin du délai de suppression dans l'onglet Options.

1. Marquez un classeur ou un document dans l'archive.

2. Cliquez sur le bouton Indexation (Ruban > Démarrer).

Alternative 1 : marquez un classeur ou un document dans l'archive et cliquez sur l'objet avec la touche droite pour ouvrir le menu contextuel et sélectionnez l'entrée Indexation.

Alternative 2 : utilisez la touche F4.

Le dialogue Indexation s'ouvre. Vous voyez le masque d'indexation sélectionné. S'il existe déjà des informations d'indexation, celles-ci apparaissent dans les différents champs du masque d'indexation.

Vous voyez les masques d'indexation disponibles dans la section Sélection de masque (sur la partie gauche du dialogue). Selon l'objet marqué dans l'archive, seront affichés les masques d'indexation pour classeurs ou documents.

Remarque : le bouton Masquer les masques d'indexation (flèche double pointant vers le gauche) permet de fermer la section Sélection de masque. Si la section est masquée, elle peut être affichée par le biais du bouton Afficher les masques d'indexation (flèche double pointant vers la droite).

Onglets

Les masques d'indexation se composent d'onglets. Il existe les onglets standards suivants :

• Base
• Texte supplémentaire
• Options
• Droits
• Historique des modifications
• Informations complémentaires

Voici un explicatif des onglets standards : D'autres onglets apparaîssent en fonction des réglages du masque d'indexation.

L'onglet 'Base'

Lorsque vous ouvrez le dialogue Indexation, c'est tout d'abord l'onglet Base qui s'ouvre. Il contient au moins les trois champs d'indexation standards :

Champs d'indexation standards

Désignation : titre du document. Est affiché dans l'arborescence.

Date : la date de document se réfère à la date actuelle du fichier. Lorsque le document est modifié, il est possible d'actualiser la date de document.

La date de document peut être traitée manuellement. La fonction calendrier se tient à votre disposition. Par ailleurs, le champ accepte des entrées avec la syntaxe suivante :

• +x = aujourd'hui dans X jours
• +xd ou +xt = aujourd'hui dans X jours (d pour days)
• +xm = aujourd'hui dans X mois (m pour months)
• +xy ou +xj= aujourd'hui dans X années (y pour years)
• Pour entrer une date révolue, veuillez utiliser - au lieu de -.

Exemple

Le 2 décembre 2015, avec l'indication +1m, est entrée la date 2 janvier 2016. -1j permettrait au contraire d'utiliser la date 02/12/2014.

Par ailleurs, ELO interprète automatiquement les indications suivantes :

• 05 devient 05.<mois actuel>.<année actuelle>
• 05.12 devient 05.12.<année actuelle>

Exemple

Le 2 décembre 2015, avec l'indication 31, est entrée la date 31.12.2015.

Date de dépôt : la date de dépôt se réfère à la date de dépôt du document dans l'archive.

Version actuelle : affiche le numéro de version, si celui-ci a été entré. Il ne s'agit pas du compteur de version.

Utilisateur : affiche l'utilisateur ayant modifié le document en dernier lieu.

Autres champs d'indexation

D'autres champs d'indexation apparaissent, en fonction du réglage du masque d'indexation. Il est possible que d'autres champs d'indexation se trouvent sur d'autres onglets.

Les champs d'indexation influencent le type de données que vous entrez. Il existe différents types de champs d'indexation qui peuvent être configurés différemment en fonction du masque d'indexation.

Exemple : champ d'entrée

Il est possible d'entrer des lettres, des chiffres et des caractères spéciaux dans un champ d'entrée. Il est également possible de limiter l'entrée dans les champs d'entrée. Par exemple, définir une longueur maximale pour l'entrée.

Champs obligatoires

Les champs d'indexation peuvent être configurés de manière à ce que vous devez entrer un nombre précis de caractères pour clôturer l'indexation.

Les champs obligatoires sont marqués en rouge. Par ailleurs, la dernière ligne du dialogue affiche d'éventuels conflits.

Liste de mots-clés

Vous reconnaissez les champs d'indexation avec listes de mots-clés au symbole de la liste placé derrière le champ d'indexation en question.

Les listes de mots-clés servent à homogénéiser et à accélérer l'entrée des informations d'indexation.

Remarque : Un champ d'indexation pour lequel a été créée une liste de mots-clés peut être configuré de manière à ce que le champ d'indexation soit saisi seulement avec la liste de mots-clés.

Ouvrir automatiquement la liste de mots-clés

Si l'option Ouvrir la liste de mots-clés automatiquement, la liste de mots-clés s'ouvre automatiquement, dès que vous commencez à effectuer une entrée dans un champ lié à une liste de mots-clés.

Remarque : l'option Ouvrir automatiquement la liste de mots-clés peut être activée et désactivée d'un clic de souris ou par le biais du raccourci Ctrl + K

Lorsque l'option Ouvrir automatiquement la liste de mots-clés est désactivée, vous devez ouvrir la liste de mots-clés d'un clic sur le symbole de liste à la fin du champ d'indexation en question.

Alternative : vous pouvez ouvrir la liste de mots-clés par le biais de la touche F7.

Onglet texte supplémentaire

L'onglet Texte supplémentaire peut servir à différentes choses.

Par exemple, l'onglet peut être utilisé comme champ de texte pour des informations supplémentaires. Dans certains cas, il est possible d'enregistrer les réglages pour les scripts ici.

Onglet 'Options'

La définition de caractéristiques d'un document fait partie de l'indexation. Ces réglages sont faits sur l'onglet Options, si cela n'a pas été déterminé dans l'indexation ou si le document doit différer de ces directives. Selon que vous indexez un document, une armoire, un niveau, un dossier ou un registre, vous disposez de diverses options.

Options générales

Les réglages suivants sont toujours disponibles sur l'onglet Options: Peu importe qu'il s'agisse d'un document ou d'un classeur.

• Type d'objet
• Déposé par
• Couleur de l'écriture
• Délai de conservation
• Point de démarrage du cercle de réplication
• Traduire la désignation
• ID et GUID de l'objet

Type d'entrée : cette option vous permet de déterminer le Type d'objet de l'élément. Suivant les réglages effectués, le symbole du document est affiché dans l'affichage de liste de l'archive.

Données personnelles : s'il existe des données personnelles dans une entrée, veuillez entrer dans ce champ une caractéristique adéquate pour identifier la personne concernée.

Fin du délai de suppression : la fin du délai de suppression vous permet de définir jusqu'à quand l'entrée doit être supprimée au plus tard. La date souhaitée peut être entrée par le biais d'un dialogue de calendrier. Pour ceci, cliquez sur le bouton avec le symbole de calendrier placé à droite du champ de texte.

Remarque : si les champs Données personnelles et Fin du délai de suppression ne sont pas remplis, ou pas remplis intégralement, un dialogue désactible vous informe qu'aucune donnée personnelle n'a été entrée.

Fin du délai de conservation : vous pouvez définir un délai de conservation pour l'entrée. La date souhaitée peut être entrée par le biais d'un dialogue de calendrier. Pour ceci, cliquez sur le bouton avec le symbole de calendrier placé à droite du champ de texte.

Remarque : Le délai de conservation doit être révolu avant le délai de suppression.

Couleur de l'écriture : sélectionnez une couleur pour l'entrée d'objet, afin de mettre en valeur votre structure de dépôt.

Point de démarrage du cercle de réplication : cette option vous permet de définir une entrée comme point de démarrage pour la réplication. Après le prochain processus de réplication, celle-ci se trouve dans la Base de réplication de l'archive cible. C'est là que le nouveau classeur doit être ajouté dans l'archive cible par l'administrateur. Ainsi, vous avez la possibilité de reproduire des parties d'archives, même si celles-ci ne sont pas déposées dans des structures identiques.

Traduire la désignation : lorsque l'option Traduire la désignation, la désignation de l'entrée est affichée dans la langue d'affichage sélectionnée.

Remarque : les fichiers properties correspondants doivent être disponibles dans l'archive pour que les traductions puissent être affichées. De plus, le masque d'indexation doit être configuré. Le cas échéant, veuillez contacter votre administrateur.

ID d'objet et GUID : le premier numéro dans ce champ est l'ID d'objet ELO. Cette indication vous sert d'information et ne peut pas être modifiée. L'ID d'entrée est requise lors de la vérification de la somme de contrôle.

La chaîne de caractère entre parenthèses indique le GUID de l'entrée. Pour le GUID (= Globally Unique Identifier), il s'agit d'un numéro d'identification univalent. Il est attribué automatiquement et ne peut pas être modifié. Ainsi, chaque entrée peut être identifiée de façon univalente.

Déposé par : l'utilisateur qui a créé ou indexé le document est entré ici.

Options pour documents

Les options suivantes sont uniquement disponibles pour les documents :

• Etat du document
• Chemin de document
• Cercle de verrouillage
• Enregistrer dans le plein texte
• Document de validation
• Nom de fichier

Statut de document : sélectionnez le statut de traitement de l'entrée.

• Pas de contrôle de version : le document n'est pas soumis à la gestion de version. Les modifications ne mènent pas à une nouvelle version. Il n'est pas possible d'accéder à des anciens niveaux de traitement.
• Contrôle de la version activé : une nouvelle version est créée lorsque le document est traité. Les modifications sont documentées. Il est possible de restaurer les anciennes versions.
• Pas de modification possible : ELO fait qu'il n'est pas possible d'apporter des modifications au document ou à l'indexation de ce document.

Remarque : le statut de document Pas de modification possible ne peut pas être annulé.

Chemin de document : vous voyez ici quel chemin de document a été défini pour l'entrée.

Cercle de codage : ici, se trouve le cercle de verrouillage qui détermine le verrouillage de document. L'utilisateur doit posséder le mot de passe pour ce cercle de codage afin de pouvoir visualiser un document.

Placer dans le plein texte : déterminez si le document doit être placé dans le plein texte. Le contenu du fichier est indexé et peut être recherché.

Document de validation : lorsque cette option est activée, les utilisateurs avec le droit Auteur pour documents de validation peuvent modifier les versions précédentes du document, sans que ce soit visible pour les autres utilisateurs dans l'archive.

Nom de fichier : ici s'affiche le nom du document, comme il pourrait par exemple être nommé à l'extérieur d'ELO.

Options pour classeur

Les options suivantes sont uniquement disponibles pour les classeurs :

• Tri
• Permettre un aperçu rapide pour les documents du classeur

Tri : ici, vous pouvez déterminer la manière de trier le contenu du classeur :

• Date de dépôt : l'entrée dont la date de dépôt est la plus récente se trouve en bas.
• Date de dépôt décroissante: : l'entrée dont la date de dépôt est la plus récente se trouve en haut.
• Alphabétiquement : l'ordre de tri est de A-Z.
• Alphabétique inverse : l'ordre de tri est de Z-A.
• Date : l'entrée avec la date de document la plus récente se trouve en bas.
• Date décroissante : l'entrée avec la date de document la plus récente se trouve en bas.
• Manuellement : les entrées peuvent être déplacées librement dans le classeur. Pour ceci, le classeur doit avoir été ouvert dans l'affichage de liste.

Permettre l'aperçu rapide pour les documents du classeur : cette option permet de déterminer que le premier document du classeur soit affiché dès que vous cliquez sur celui-ci.

Onglet 'Autorisations'

Sur l'onglet Autorisations s'affichent les groupes et utilisateurs qui possèdent des droits d'accès pour l'entrée sélectionnée. Les utilisateurs avec les droits utilisateur correspondants peuvent modifier les réglages.

Utilisateur/groupe : le champ Ajouter un utilisateur / un groupe vous permet de rechercher l'utilisateur ou le groupe souhaité. Les propositions apparaissent pendant que vous saisissez le texte.

Pour sélectionner un utilisateur ou un groupe, cliquez sur la proposition correspondante dans la liste.

En alternative : le symbole du triangle au bout du champ Ajouter un utilisateur / groupe vous permet d'ouvrir un menu déroulant. Dans ce menu déroulant, vous voyez les utilisateurs et groupes ayant été sélectionnés en dernier lieu, et vous pouvez les sélectionner à nouveau.

Dans la colonne du milieu, vous voyez quels utilisateurs ou groupes possèdent déjà des autorisations pour l'entrée.

Pour modifier les réglages des autorisations, veuillez marquer une entrée dans la colonne du milieu, puis sélectionner ou désélectionner les différentes options.

Vous avez les options suivantes :

• Voir : les utilisateurs avec l'autorisation Voir ont un accès en lecture sur l'entrée sélectionnée. Vous pouvez visualiser le contenu de l'entrée.
• Modifier l'indexation : les utilisateurs avec l'autorisation Modifier l'indexation peuvent modifier l'indexation de l'entrée sélectionnée.
• Supprimer : les utilisateurs avec l'autorisation Supprimer vous permettent de supprimer l'entrée sélectionnée.
• Modifier : les utilisateurs avec l'autorisation Modifier peuvent modifier l'entrée sélectionnée.
• Elargir le contenu et les listes (L) : cette autorisation n'est pertinente que pour les classeurs. Les utilisateurs avec l'autorisation peuvent modifier le contenu du classeur correspondant. Par exemple, pour créer des documents dans ce classeur ou pour déplacer des documents à partir de ce classeur.

Hinweis : les options qui ne sont pas pertinentes sont représentées en italique et entre crochets.

Personnels (symbole utilisateur orange) : ce bouton vous permet de vous attribuer à vous seul un accès intégral à l'entrée en question. Toutes les autres autorisations sont retirées.

Créer un groupe ET : les groupes ET sont sensés si vous souhaitez autoriser seulement les utilisateurs d'un groupe qui sont également membres d'un autre groupe. Pour créer un groupe ET, marquez deux groupes dans la colonne du milieu, puis cliquez sur Créer un groupe ET.

Membres du groupe : si vous avez sélectionné un groupe, vous voyez quels utilisateurs sont membres du groupe dans la colonne Membres du groupe.

Pour sélectionner un membre d'un groupe, veuillez effectuer un double-clic sur l'utilisateur en question dans la colonne Membres du groupe.

Retirer les autorisations : pour retirer toutes les autorisations à un utilisateur ou à un groupe, veuillez cliquer sur le symbole X se trouvant derrière l'utilisateur ou le groupe sélectionné.

Onglet 'Historique des modifications'

Pour les documents soumis au versioning, les modifications apportées à l'indexation sont documentées. Cette documentation se trouve sous l'onglet Historique des modifications.

La chronique des modifications se compose de deux parties :

La section supérieure montre quels utilisateurs ont effectué des modifications à quel moment.

En bas, apparaissent les modifications apportées par l'utilisateur en question.

Onglet 'Autres informations'

Remarque : seuls les utilisateurs avec le droit Afficher “Autres infos” peuvent voir l'onglet Autres infos.

L'onglet Autres infos met à disposition d'autres champs dans la base de données(Maps). Ces champs peuvent être utilisés pour les scripts, processus et autres.