Dieses ELO Glossar erklärt und definiert wichtige Begriffe, Ausdrücke und Schlagworte rund um ELO.

Ablage

Der Vorgang der Ablage bedeutet: Dokumente werden mit Merkmalen versehen, die ein Wiederfinden ermöglichen (siehe Suche) und dann im Archiv gespeichert. Das System entspricht der gewohnten Ablage von physischen Dokumenten. Abgelegte Dokumente sind Teil des Archivs und der Datenbank.

Administrator

Benutzer mit maximalen Rechten, der nicht gelöscht werden kann. Der Administrator ist der einzige Benutzer, der bei der Installation bereits erzeugt wird. Nur ein Administrator kann neue Archive anlegen oder Datenbankerweiterungen nach einem Update durchführen.

Administratorenrechte

Hiermit ist hauptsächlich das Recht Hauptadministrator in der Benutzerverwaltung gemeint, das weitgehende Befugnisse innerhalb des ELO Systems beinhaltet. Mit Administratorenrechten ist es möglich, andere Benutzer anzulegen und ihnen Rechte zuzuordnen sowie diese zu verwalten. Im Gegensatz zum Benutzer Administrator können andere Benutzer mit Administratorenrechten gelöscht werden.

Änderungschronik

In diesem Bereich der Verschlagwortung wird vermerkt, was wann von welchem Benutzer am betreffenden Eintrag in der Verschlagwortung geändert wurde - also z. B. die Erstellung einer neuen Version, das Hinzufügen eines neuen Dateianhangs, etc.

Aktenschrank

Sieht aus wie ein Schrank und wird auch genauso benutzt: Ein ELO Aktenschrank ist ein grafisches Element mit eigener Bezeichnung, das analog zum echten Aktenschrank funktioniert. Er dient zur Ablage von Ordnern, Registern und Dokumenten.

Anmerkungen

Siehe Haftnotiz und Randnotiz.

Anwender

Siehe Benutzer.

Archiv

Das ELO Archiv stellt, bildlich gesprochen, einen Raum in einem Gebäude dar. In diesem virtuellen Raum stehen die Aktenschränke. Es sind im ELOoffice sinnvollerweise maximal fünf davon nutzbar, ELOprofessional und ELOenterprise unterliegen dieser Beschränkung nicht.

Archivsynchronisation

Diese Form des Abgleichs von verteilten Archiven ist mit der Replikation verwandt und wird vor allem mit mobilen Archiven eingesetzt. Im Unterschied zur Replikation existiert jedoch eine echte Abhängigkeit der mobilen Niederlassung von der Zentrale in Bezug auf die Stammdaten. Weitere Details finden Sie im Handbuch zur Replikation.

Auschecken/Einchecken

Beim Auschecken wird ein Dokument dem Archiv entnommen, um es zu bearbeiten. Es wird also mit der geeigneten Anwendung geöffnet – beispielsweise bei Word-Dokumenten in Microsoft Word – und kann bearbeitet werden. Für weitere Benutzer ist das Dokument gesperrt, also nicht verfügbar, solange es bearbeitet wird. Auch hier verhält es sich wie bei Papierdokumenten. Ebenso beim Einchecken, das dem Zurücklegen eines entnommenen Dokumentes gleichkommt. Je nach Einstellung des ELO Systems bleibt dabei allerdings, im Gegensatz zur Papierversion, die jeweilige Vorgängerversion erhalten, was die „Rücknahme“ eines Bearbeitungsvorgangs ermöglicht.

Barcode

Strichcode einer optoelektronisch lesbaren Schrift, die aus verschieden breiten parallelen Strichen und Lücken besteht. Damit können Informationen gleichzeitig codiert und für Maschinen lesbar gemacht werden.

Benutzer

Er darf ELO betreten und darin arbeiten. Seine Rechte werden, wie er selbst, im Allgemeinen vom Benutzer Administrator angelegt.

Benutzerverwaltung

Damit bezeichnet man die Zuteilung und Verwaltung der Rechte, die ein Benutzer innerhalb des ELO Systems hat. Dies ist Aufgabe des Benutzers Administrator oder eines/mehrerer Benutzer mit Administratorrechten.

Berechtigungen

Die Berechtigungen erlauben es, innerhalb von ELO den Zugriff auf einen Eintrag festzulegen. So sieht jeder ELO Benutzer nur die Einträge, auf die ihm der ELO Administrator durch die Berechtigungen Zugriff gewährt. Es gibt nutzerbezogene Berechtigungen und eintragsbezogene Berechtigungen.

Dateisystem

Die Ablageorganisation auf einem Datenträger auf dem Computer, z. B. die Ordnerstruktur auf dem Laufwerk <C:>.

Datenbank

Die Datenbank stellt sozusagen die Zentrale des ELO Systems dar, sein Verwaltungszentrum. Hier werden die Informationen zu jedem Ordner und jedem Dokument gespeichert, von der Verschlagwortung bis zum Ablageort. ELOprofessional und ELOenterprise nutzen Microsoft SQL Server, Oracle, PostgresSQL oder DB2.

Datensicherung

Eine effektive Datensicherung verhindert Datenverluste größeren Ausmaßes. Sie sollte regelmäßig und in kurzen Zeitintervallen durchgeführt werden. Die Art und der Umfang der benötigten Maßnahmen sind vom jeweiligen System abhängig.

Dokument

Dokumente sind alle auf Papier vorliegenden Informationen (Rechnungen, Briefe, Zeichnungen, Bilder etc.), sowie deren elektronische Gegenstücke in Form von Dateien.

Dokumentenmanagement-System (DMS)

Dokumentenmanagement bezeichnet alle Aspekte der digitalen Verarbeitung respektive Verwaltung von Dokumenten. Dies reicht von der Erfassung von Papierdokumenten mittels Scanner, der Verarbeitung bereits digital erzeugter Dokumente (z. B. Microsoft Office-Dokumente) bis hin zur Archivierung von Daten. Die hierzu eingesetzten Systeme nennt man Dokumentenmanagement-Systeme, kurz DMS.

Dokumentenviewer

Ein im ELO integriertes Programm, das die (Vor-)Anzeige von Dokumenten im ELO ermöglicht.

Drag-and-drop

Wörtlich übersetzt bedeutet das Ziehen und Fallenlassen: Eine Datei wird mit dem Mauszeiger angewählt und mit diesem bei gedrückter linker Maustaste an eine beliebige andere Stelle auf dem Computerbildschirm gezogen/verschoben – das Loslassen der linken Maustaste entspricht dem Drop (Fallenlassen).

Dublette

Eine Dublette ist ein Dokument, das innerhalb von ELO mehr als einmal vorhanden ist.

Dublettenprüfung

Die Dublettenprüfung prüft, ob eine Datei bereits physisch im ELO archiviert ist. Falls ja, kann das Dokument entweder trotzdem abgelegt, als Referenz abgelegt oder nicht erneut abgelegt werden.

DVD-Veröffentlichung

Erstellt eine Nur-Lese-Kopie eines Archivs. Diese kann auch auf PCs angesehen werden, auf denen kein ELO installiert ist. Ein Hinzufügen von Dokumenten in der Lesekopie ist nicht möglich.

Eintrag

Oberbegriff für Ordner oder Dokumente in ELO – ein Eintrag kann das eine oder das andere sein.

ELOenterprise

Die große DMS-Lösung für große Unternehmen. Java-basiert und flexibel, mit vielen möglichen Zusatzmodulen (z. B. Replikation) und Microsoft SQL-Server-, Oracle-, PostgreSQL- oder DB2-Datenbank als Basis.

ELOprofessional

Die mittlere DMS-Lösung ist für mittelgroße Unternehmen ideal, die Datenbank ist hier zumeist der Microsoft SQL-Server.

ELO Viewer

Bezeichnung für das Programm EloOVw.exe. Es ermöglicht die Anzeige von Dokumenten nach der DVD-Veröffentlichung, wenn man es per Doppelklick startet. Auf dem PC, auf dem die Anzeige erfolgt, muss ELO nicht installiert sein.

Haftnotiz

Eine Haftnotiz ist die Entsprechung zu den bekannten gelben Post-It-Zetteln, die auf Dokumente aufgebracht werden können. Im ELO gibt es sowohl allgemeine (gelbe) Haftnotizen wie auch persönliche (grüne) Haftnotizen – erstere sieht jeder Betrachter des Dokumentes. Die persönliche Haftnotiz sieht dagegen nur deren Ersteller.

Index/Indexfeld

Teil der Verschlagwortung, der es erlaubt, bestimmte spezifische Informationen (wie etwa die Rechnungsnummer einer Rechnung) über ein bestimmtes, in der Verschlagwortungsmaskendefinition vordefiniertes Feld einzutragen und zu suchen.

Kurzbezeichnung

Der Name der Datei innerhalb von ELO – wird in der Verschlagwortungsmaske festgelegt.

OLE-Schnittstelle

Eine Sammlung von Befehlen und Befehlsstrukturen, die es ermöglichen, per Skripting Abläufe zu automatisieren oder eine Verbindung zwischen ELO und anderen Programmen zu erstellen. Ihre Verwendung setzt Programmierkenntnisse voraus.

Preview

Die Vorausschau oder auch Voransicht eines im ELO abgelegten Dokuments. Der Preview wird im rechten Teil des Bildschirms angezeigt, sobald ein Dokument auf der linken Seite ausgewählt wurde. Hinweis: Nicht alle Dokumententypen erlauben eine solche Voransicht.

Randnotiz

Eine Randnotiz ist eine besondere Form der Haftnotiz. Sie wird am Rande des Dokuments auf dem Mittelbalken zwischen der angezeigten Struktur (Treeview) und der Vorschau des Dokuments angebracht. Somit ist sie während der Betrachtung des Dokuments stets sichtbar – unabhängig von der Seite des Dokuments, auf die sie sich bezieht (ein Gegensatz zur Haftnotiz). Sie empfiehlt sich daher für Anmerkungen, die sofort bemerkt werden sollen.

Rechtevergabe/Rechteverwaltung

Unter Rechtevergabe/-verwaltung versteht man das Festlegen bzw. die Verwaltung der Zugriffsmöglichkeiten auf Dokumente und Ordner. Anders gesagt: Wer darf was sehen, lesen, verändern? Dazu können sowohl benutzerbezogene Rechte (Benutzer(verwaltung)) als auch eintragsbezogene Rechte (bei denen man z. B. nur den Besitzern eines bestimmten Schlüssels gestattet, einen Ordner zu sehen) verwendet werden.

Replikation

Als Replikation bezeichnet man den Abgleich von Daten zwischen mehreren gleichberechtigten, voneinander unabhängigen Archiven mittels sogenannter Replikationskreise. Dies ermöglicht es, an verschiedenen Standorten eines Unternehmens mit denselben Daten gleichzeitig zu arbeiten und die vorgenommenen Änderungen dann miteinander abzugleichen. Die jeweils nach Universal Time Code (UTC) neueste Version wird dabei zur aktuellen Version auf allen mit dem jeweiligen Replikationskreis abgeglichenen ELO Systemen. Die gegebenenfalls existierenden, parallel erstellten Versionen landen in der Versionsgeschichte.

Replikationskreise

Replikationskreise stellen eine Kennzeichnung dar – alle Elemente eines Replikationskreises werden zwischen den Standorten und Archiven abgeglichen, die diesen Replikationskreis besitzen. Zur Erstellung und Verwendung der Replikationskreise sind verschiedene ELO Zusatzmodule sowie fortgeschrittene ELO Kenntnisse erforderlich.

Scanprofile

Die ELO Scanprofile ermöglichen über entsprechende Voreinstellungen das Scannen, ohne die Verwendung der Anzeige der herstellereigenen Software. Bei Verwendung mehrerer Profile können so die zum Scannen verwendeten Einstellungen ohne umständliche Eingaben gewechselt werden, z. B. von schwarz-weiß in 200 dpi Auflösung einseitig (simplex) auf farbig mit 300 dpi zweiseitig (duplex).

Schlüssel

Schlüssel ermöglichen es, innerhalb des ELO Systems über eine entsprechende Rechtevergabe den Zugriff auf Ordner und Dokumente gezielt einzuschränken: Nur wer alle notwendigen Schlüssel besitzt, kann die Schlösser öffnen und zugreifen. Die Überprüfung der Berechtigungen geschieht ohne Zutun der Benutzer.

Schlüsselkreis/Verschlüsselung

Schlüsselkreise dienen zur Verschlüsselung von Dokumenten. Nur wer das zum (dem Dokument zugeordneten) Schlüsselkreis gehörende Passwort korrekt eingibt, kann das betreffende Dokument sehen. Das Passwort wird innerhalb einer ELO Session bei korrekter Eingabe nur einmal abgefragt. Wird ELO verlassen und später neu betreten, erfolgt die Abfrage erneut. Die Zuordnung zu einem Schlüsselkreis erfolgt bei der Ablage des Dokuments. Im Dateisystem sind verschlüsselte Dokumente nicht mehr ohne ELO Nutzung lesbar.

Schnittstelle

Siehe OLE-Schnittstelle.

Skripting

Skripting ermöglicht eine weitgehende Automatisierung von Programmabläufen durch vorgegebene Befehle und Ablaufpläne – analog zu einem Filmdrehbuch, das vorgibt, wer an welcher Stelle des Films was zu sagen und zu tun hat. Programmierkenntnisse sind zur effektiven Nutzung von Skripting Voraussetzung.

Signatur, digitale/elektronische

Die Signatur (Signierung) von Dokumenten entspricht einer digitalen Unterschrift und kann die eigenhändige Unterschrift rechtswirksam ersetzen. Die Ablage signierter Dokumente im ELO ist möglich.

Stempel

Die ELO Stempel sind die Entsprechung zu echten Stempeln. Es gibt sie in verschiedener Form bei den Haftnotizen sowie bei den Randnotizen.

Suche

Neben der Ablage ist die Suche die zentrale Funktion eines jeden DMS-Systems. Im ELO gibt es verschiedene Arten der Suche, wichtig sind dabei die iSearch, die Volltextsuche, die Direktsuche und die Suche über alle Dokumente mit gleicher Verschlagwortungsmaske.

Systemverzeichnis

Als Systemverzeichnis wird im ELOoffice dasjenige Verzeichnis definiert, in dem die Archivdaten liegen, aber auch die Datei syslog.esp.

TWAIN

Bezeichnung für ein standardisiertes Schnittstellenprotokoll, mit dem die meisten Scannersysteme arbeiten. Die Verwendung von ELO Scanprofilen setzt einen TWAIN-fähigen Scannertreiber voraus.

User

Siehe Benutzer.

UTC

Bei der UTC handelt es sich um die vereinheitlichte, koordinierte Weltzeit. Diese bezieht sich auf Atomuhren wie die des Physikalisch-Technischen Instituts in Braunschweig. Eine der Definitionen dieses Begriffs lautet Universal Time Code.

Verschlagwortung

Die Verschlagwortung besteht aus der Benennung (Kurzbezeichnung) einer Datei sowie ggf. zusätzlichen Informationen in weiteren Indexfeldern, im Zusatztext und in den Optionen der Verschlagwortung bzw. der Änderungschronik.

Verschlagwortungsmaske

Die Verschlagwortungsmaske enthält die für das jeweilige Dokument typischen Informationen wie die Kurzbezeichnung (Name der Datei) und andere Merkmale. So enthält eine Verschlagwortungsmaske für eine E-Mail typischerweise Von/An-Felder, also Absender und Empfänger, eine Verschlagwortungsmaske für Rechnungen dagegen Felder für Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeit, usw.

Versionierung

ELO arbeitet voreingestellt mit Versionen, d. h. wenn ein Dokument ausgecheckt und bearbeitet sowie wieder eingecheckt wird, bleibt die ursprüngliche Datei erhalten. Es wird nicht überschrieben. So kann man bei Bedarf auf verschiedene Versionen eines Dokumentes zugreifen (siehe Versionsgeschichte).

Versionsgeschichte

Die Versionsgeschichte enthält die bisher erstellten Versionen eines Dokuments. Diese können bei Bedarf angesehen oder auch zur aktuellen (Arbeits-)Version gemacht werden. Besonders wichtig ist dies u. a. bei Verwendung von Replikation, Brokersynchronisation (BrokerSync) und Archivsynchronisation (ArcSync).

Volltextdatenbank

In einer Volltextdatenbank sind die Begriffe gespeichert, die innerhalb eines Dokumentes vorkommen. Das ermöglicht die Suche nach Worten, die innerhalb eines Dokuments, aber nicht in seiner Benennung vorkommen, also z. B. im Dokument Aktuelles vom 01.04.2016 nach Worten wie Stuttgart oder Eisenbahn.

Volltextsuche

Die Volltextsuche durchsucht die Volltextdatenbank nach einem zuvor angegebenen Begriff, der in einem Dokument enthalten ist. Dazu müssen die Dokumente zuvor in den Volltextindex aufgenommen werden. Eine Volltextsuche ist nicht bei allen Dateitypen möglich.

Wiedervorlage

Ein Wiedervorlagetermin sorgt dafür, dass z. B. einem Kollegen - oder auch dem Ersteller selbst - ein Dokument zu einem bestimmten Termin zur Prüfung oder Überarbeitung vorgelegt wird (z. B. die Rechnung eines Lieferanten zur Freigabe vor Ablauf der Skontofrist). Im ELO bedeutet das, dass das Dokument im Funktionsbereich Aufgaben auftaucht und von dort aus bearbeitet werden kann.

Workflow

Ein Workflow (Arbeitsablauf) besteht aus einer Reihe von vordefinierten Bearbeitungsschritten für ein Dokument. Diese werden von den jeweiligen Bearbeitern ausgeführt; danach wird der Workflow weitergeleitet. Jeder Workflow besitzt einen Startpunkt und einen Endpunkt. Workflows müssen vom Administrator vorher definiert werden. Ein Beispiel eines einfachen Workflows wäre eine ankommende Rechnung, die an Punkt 1 des Workflows angenommen wird (Eingangsbestätigung), an Punkt 2 auf Richtigkeit geprüft und je nach Ergebnis an die Buchhaltung zu Punkt 3 zur Zahlung weitergeleitet oder zu Punkt 4 an einen Sachbearbeiter zur Klärung übergeben wird. Ein klar definierter Workflow ist ein probates Mittel, um Abläufe zu automatisieren.

Zugangsberechtigung

Eine Zugangsberechtigung besteht aus der Benutzerkennung (Name) und einem eindeutiges Passwort für jeden ELO Benutzer. Nur mit einer korrekten Kombination dieser beiden Angaben kann der Benutzer ELO verwenden.

Zugriffsrecht

Siehe Berechtigungen.

Zusatzmodule

Funktionale Module, die nicht zum Standardlieferumfang von ELO gehören. Sie erfordern zusätzliche Installationen und spezielle Kenntnisse zum jeweiligen Thema.