Ce glossaire ELO explique et définit des termes importants liés à ELO.

Administrateur

Utilisateur aves droits maximum ne pouvant pas être supprimé. L'administrateur est le seul utilisateur étant déjà été créé lors de l'installation. Seul un administrateur peut créer de nouvelles archives ou effectuer des élargissements de la base de données après une mise à jour.

Aperçu

L'aperçu d'un document déposé dans ELO. L'aperçu est affiché dans la partie droite de l'écran, dès qu'un document a été sélectionné à gauche. Attention : certains types de document ne permettent pas un tel aperçu.

Archive

L'archive ELO s'apparente à une pièce dans un bâtiment. Dans cette pièce se trouvent des armoires. Dans ELOoffice, tout au plus cinq sont disponibles, alors que ELOprofessional et ELOenterprise n'ont pas cette limitation.

Armoire

Ressemble à une armoire et est utilisé comme tel : une armoire ELO est un élément graphique avec sa propre désignation, de façon analogue à une véritable armoire. Elle sert à déposer des classeurs, des registres et des documents.

Autorisation d'accès

Une autorisation d'accès se compose du nom utilisateur et d'un mot de passe pour chaque utilisateur ELO. L'utilisateur peut seulement utiliser ELO si ses entrées sont correctes.

Base de données

La base de données est pour ainsi dire la centrale du système ELO, son Centre d'administration. C'est ici que sont enregistrées les informations pour chaque classeur et chaque document, de l'indexation à la cible de dépôt. ELOprofessional etdELOenterprise utilisent Microsoft SQL Server, Oracle, PostgreSQL ou DB2.

Base de données plein texte

Tous les termes apparaissant dans un document sont enregistrés dans une base de données plein texte. Cela permet de rechercher les termes apparaissant dans un document, mais non pas dans sa désignation, par exemple dans le document Nouveautés du 01/04/2016 apparaissent également les termes Stuttgart ou poisson d'avril.

Cercle de codage / verrouillage

Les cercles de codage servent à verrouiller les documents. Seul l'utilisateur entrant le mot de passe correct peut visualiser le document. L'entrée du mot de passe est seulement requise une fois lors d'une session ELO. Si ELO est fermé, puis que l'utilisateur s'authentifie une seconde fois, il devra réitérer l'entrée du mot de passe. L'assignation à un cercle de codage se fait lors du dépôt de document. Dans le système de fichiers, les documents verrouillés ne pourront plus être lus sans ELO.

Cercles de réplication

Tous les éléments appartenant au même cercle de réplication sont synchronisés sur tous les sites et dans toutes les archives de la société. Plusieurs modules supplémentaires d'ELO ainsi que des connaissances poussées du logiciel sont requis pour mettre en place et utiliser les cercles de réplication.

Check-out/check-in

Lors du check-out, un document est sorti de l'archive en vue d'un traitement. Il est alors ouvert avec l'application requise – par exemple Microsoft Word s'ouvre pour les documents Word – et peut être modifié. Le document est verrouillé pour les autres utilisateurs, il n'est pas disponible tant qu'il se trouve en cours de traitement. Il en de même pour les documents papier. Il en va de même pour le check-in correspondant aux processus lors d'un document mis de côté. Selon le réglage du système ELO, la version précédente reste conservée (à l'opposé de la version papier), ce qui permet de faire marche arrière dans le traitement d'un processus de traitement.

Clé

Les clés permettent de limiter l'accès à des classeurs et documents dans le système ELO. Seuls les utilisateurs possédant les clés peuvent accéder aux objets.

Cofr-barres

Ce terme désigne le cofr-barre d'une écriture lisible de façon optoélectronique. Les informations peuvent donc être codées et sont lisibles par des machines.

Création d'un DVD

Création d'une copie de lecture d'une archive. Celle-ci peut être visionnée sur un ordinateur, sur lequel ELO n'a pas été installé. Il n'est pas possible d'ajouter d'autres documents à cette copie.

Dépôt

Le Dépôt signifie que les documents sont dotés de caractéristiques univalentes lors de leur dépôt dans l'archive permettant ainsi de les retrouver facilement dans l'archive. Le système est similaire au classement des documents physiques. Les documents déposés font partie intégrante de l'archive et de la base de données.

Désignation

Le Nom du fichier à l'intérieur d'ELO est défini dans le masque d'indexation.

Document

Le terme document regroupe toutes les informations se trouvant sur papier (factures, lettres, dessins, images etc.) ainsi que leur forme électronique.

Doublon

Un doublon est un document existant plus d'une fois dans ELO.

Droit d'accès

Voir autorisations.

Droits

Les autorisations permettent de déterminer l'accès à une entrée dans ELO. Chaque utilisateur ELO voit seulement les entrées auxquelles il peut accéder. Il existe des autorisations liées aux documents et d'autres liées aux utilisateurs.

Droits administrateur

Ces droits permettent de créer d'autres utilisateurs, de leur octroyer des droits et de les gérer. Avec ces droits, il est possible de créer d'autres utilisateurs, de leur octroyer des droits et de les gérer. Contrairement à l'utilisateur administrateur, les autres utilisateurs avec droits administrateur peuvent être supprimés.

ELOenterprise

La grande solution de GED pour les grandes sociétés. Développée en Java et très puissante, elle dispose d'un grand nombre de modules supplémentaires possibles (par exemple la réplication) et avec une base de données SQL, Oracle, PostgreSQL ou DB2.

ELOprofessional

La solution DMS conçue pour les petites et moyennes entreprises. La plupart du temps, c'est le serveur SQL de Microsoft qui est mis en place en tant que base de données.

Entrée

Terme général désignant un classeur ou un document dans ELO.

Gestion des droits

La gestion des droits permet de déterminer et de gérer les accès sur les documents et classeurs. En d'autres termes : qui a le droit de visualiser, lire, modifier ? Il faut faire la différence entre les droits liés aux utilisateurs et aux droits liés aux entrées (pour lesquelles on permet seulement aux utilisateurs d'une clé précise de voir un classeur).

Gestion utilisateur

L'attribution et la gestion de droits dans le système ELO. C'est la tâche incombant à l' Administrateur ou à un utilisateur possédant les droits administrateur.

Glisser-déposer

Un fichier est sélectionné avec la souris, puis est déplacé à un endroit quelconque tout en gardant la touche de la souris appuyée.

Historique

L'historique contient les versions d'un document. Elles peuvent être visualisées ou être transformées en la version (de travail) actuelle. C'est particulièrement important pour la réplication, la synchronisation de broker et la synchronisation d'archive.

Historique des modifications

Dans cette partie de l'indexation est noté quand et par quel utilisateur des modifications ont été apportées, par exemple la création d'une nouvelle version, l'ajout d'un nouvelle pièce-jointe etc.

Indexation

L'indexation se compose de la désignation d'un fichier ainsi que d'autres informations complémentaires provenant des autres champs d'indexation, dans le champ supplémentaire et dans les options de l'indexation.

Indexation/champ d'indexation

Les champs d'indexation qui permettent d'entrer des informations spécifiques (par exemple un numéro de facture) dans un champ prédéfini dans la définition des masques.

Interface

Voir interface OLE

Interface OLE

Des commandes et structures de commandes permettant d'automatiser des processus de scripts et de créer un lien entre ELO et d'autres programmes. Vous devez disposer de connaissances de développement/de programmation pour utiliser cette interface.

Masque d'indexation

Le masque d'indexation contient les informations typiques comme la désignation ainsi que d'autres caractéristiques. Le masque d'indexation d'un e-mail, par exemple, "de", contenant en règle générale des informations sur l'expéditeur et le champ "à" sur le destinataire etc.

Modules supplémentaires

Modules supplémentaires ne faisant pas partie de l'installation standard. Ils requièrent des installations supplémentaires et des connaissances avancées.

Note marginale

Une note marginale est un type spécifique de post-it. Elle est affichée dans la marge du document sur la barre médiane entre la structure affichée (arborescence) et l'aperçu de document. Ainsi, elle est visible pendant que vous visualisez le document (à l'opposé du post-it). C'est pratique pour les remarques qui doivent être lues immédiatement.

Post-it

Un post- it est une note adhésive correspondant aux notes réelles qui sont fréquemment apposées sur les documents. Dans ELO existent des notes générales (jaunes) et des notes personnelles (vertes) - les premières sont visibles pour tous les utilisateurs visionnant le document. La note personnelle est uniquement visible pour l'utilisateur l'ayant créé.

Processus

Un processus de travail se compose de plusieurs étapes prédéfinies pour traiter un document. Ces étapes sont effectuées par les participants, avant que le processus soit transféré. Chaque processus possède un point de démarrage et de clôture. Les processus doivent être définis au préalable par l'administrateur. Un exemple de processus simple est une facture entrante, arrivée au point 1 du processus (confirmation d'entrée), vérification au point 2 et selon le résultat, point 3 en vue d'un traitement ou point 4 pour une clarification de la situation. Un processus défini est un moyen efficace pour automatiser certains processus.

Profils de numérisation

Les profils de numérisation ELO permettent une numérisation avec des réglages prédéfinis, sans qu'il soit nécessaire d'utiliser le logiciel du fabricant. Il est très simple de permuter les différents profils, par exemple vous pouvez passer de n/b à une numérisation en couleur, ou encore d'une résolution de 200 ppp (en simplex) à une numérisation de couleur avec 300 ppp (en duplex).

rappel

Une date de suivi veille à ce qu'un document soit placé dans le suivi des collègues ou dans le suivi de l'utilisateur à une date précise. Cela signifie que le document se retrouve dans la section Tâches et qu'il peut être traité à partir de là.

Recherche

Avec le dépôt, la recherche est l'une des fonctions centrale des systèmes de GEIDE. ELO vous propose plusieurs types de recherche, entre autres l'iSearch, la recherche plein texte, la recherche directe et la recherche sur les documents ayant le même masque d'indexation.

Recherche plein texte

La recherche plein texte parcourt la base de données plein texte et recherche un terme se trouvant dans le document. Pour ceci, les documents doivent avoir été placés dans le plein texte. Une recherche plein texte n'est pas possible pour tous les types de fichiers.

Remarques

Voir post-it et note marginale.

Répertoire système

Le répertoire système dans ELOoffice est le répertoire dans lequel se trouvent les données d'archive.

Réplication

La réplication est la synchronisation, en d'autres termes, l'ajustement de données entre plusieurs archives indépendantes les unes des autres, à l'aide des cercles de réplication. Elle permet donc de travailler avec les mêmes données sur différents sites d'une même société, puis de les synchroniser. La nouvelle version (définie par UCT, le temps universel coordonné) est prise en compte et répliquée sur les autres systèmes ELO. D'éventuelles autres versions sont enregistrées dans l'historique de la version.

Scripting

Le scripting permet une automatisation des processus du programme par des commandes prédéfinies - comparable au scénario d'un film qui détermine par avance les différents déroulement. Des connaissances poussées de programmation sont requises pour travailler efficacement avec le scripting.

Sécurisation des données

Une sécurisation des données permet de limiter les pertes de données. Elle devrait être effectuée régulièrement. Le type des mesures nécessaires dépend du système.

Signature électronique

La signature de documents correspond à une signature numérique et peut remplacer la signature manuelle sur un plan juridique. Il est possible de déposer des documents signés dans ELO.

Synchronisation d'archive

Ce type de synchronisation est apparentée à la réplication et est surtout utilisée avec des archives mobiles. Contrairement à la réplication, il existe une réelle dépendence par rapport à la centrale en ce qui concerne les données patrimoniales. Consultez le manuel de la réplication pour tout complément d'information.

Système de fichiers

L'organisation de votre dépôt sur un ordinateur, par exemple la structure sur le disque dur <C:>.

Système de gestion documentaire

La gestion documentaire représente tous les aspects du traitement numérique, entre autre la gestion documentaire. Cela englobe les documents Microsoft Office ou encore l'archivage de données. Ces systèmes sont nommés DMS ou encore SGD.

Tampon

Les tampons ELO correspondent à la fonction de vrais tampons. Il existent sous différentes formes pour les post-its et les notes marginales.

TWAIN

Désigne un protocole normalisé pour les interfaces en vertu duquel fonctionnent la plupart des systèmes de numérisation. L'utilisation des profils de numérisation ELO requiert un pilote de numérisation compatible avec TWAIN.

UTC

L'UTC est le temps universel coordonné. Le temps universel coordonné se réfère aux montres atomiques, comme par exemple celle de l'institut physico-technique de Braunschweig . En anglais, il s'agit du Universal Time Code.

Utilisateur

Voir utilisateur.

Utilisateur

Voir utilisateur.

Utilisateurs

Il peut s'authentifier à ELO et travailler dans le système. En règle générale, ses droits sont créés par l'utilisateur Administrateur.

Vérification des doublons

La vérification de doublons permet de contrôler si un fichier a déjà été archivé de façon physique dans ELO. Si oui, le document peut être déposé tout de même, en tant que référence ou ne pas être déposé une seconde fois.

Versioning

Par défaut, ELO travaille avec des versions, cela signifie que le fichier d'origine reste existant, même si un document est soumis au check-out, est modifié, puis resoumis au check-in. Il ne sera pas écrasé. Il est également possible d'accéder à différentes versions si nécessaires (voir l'historique).

Visionneuse de documents

Un programme intégré dans ELO permettant d'afficher les documents dans ELO.

Visionneuse ELO

Désignation du programme EloOVw.exe. Il permet d'afficher les documents après la création du DVD, si vous le démarrez avec un double-clic. ELO ne doit pas être installé pour visionner l'archive.