Freigabedokument

Aufrufbar über: Dialog Verschlagwortung > Registerkarte Optionen

Im Dialog Verschlagwortung kann ein Dokument zum Freigabedokument gemacht werden.

Der Benutzer muss das Recht Autor für Freigabedokumente besitzen.

Um aus einem Dokument ein Freigabedokument zu machen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie das Dokument und öffnen Sie die Verschlagwortungsmaske.

2. Öffnen Sie die Registerkarte Optionen.

3. Aktivieren Sie die Option Freigabedokument.

4. Speichern Sie die Einstellung durch Klicken auf OK.

Hinweis: Die Funktion Freigabedokument sollte vor allem in Workflows Anwendung finden. Nur hier können bestimmte Freigabeszenarien sinnvoll realisiert werden.

Zwei Eigenschaften unterscheiden ein Freigabedokument von einem normalen Dokument.

• Nach der Bearbeitung wird beim Einchecken des Dokuments eine neue Version erzeugt. Die Version wird nicht automatisch zur Arbeitsversion.
• Beim Bearbeiten eines Freigabedokuments wird der Benutzer gefragt, ob er die Arbeitsversion oder gegebenenfalls die neuste Dokumentversion - die Freigabeversion - bearbeiten und öffnen möchte.

Neues Freigabedokument öffnen und bearbeiten

Voraussetzung: Das Dokument ist als Freigabedokument gekennzeichnet. Der Benutzer hat das Recht Autor für Freigabedokumente.

1. Zur Bearbeitung des Dokuments öffnen Sie das Dokument über die Schaltfläche Auschecken und bearbeiten.

Der Dialog Auschecken und Bearbeiten erscheint.

Hinweis: Das Dokument wird für alle Benutzer als ausgecheckt markiert.

2. Wählen Sie aus der Liste der Dokumentversionen die Version aus, die Sie bearbeiten wollen.

3. Klicken Sie auf OK.

Die Dokumentversion wird zur Bearbeitung geöffnet.

4. Bearbeiten Sie das Dokument und speichern es nach Abschluss der Änderungen.

5. Checken Sie das Dokument ein.

Eine neue Dokumentversion wird erzeugt und als neueste Version in der Versionsgeschichte angezeigt.

Die neue Dokumentversion wird nicht automatisch zur Arbeitsversion.

Die Dokumentsperre wird aufgehoben.