Die Verschlagwortungsinformationen zu einem Dokument geben Sie über Indexfelder ein.

Welche Daten Sie eingeben und was Sie dabei beachten müssen, hängt von den Indexfeldern ab. Es gibt unterschiedliche Typen von Indexfeldern, die wiederum von Verschlagwortungsmaske zu Verschlagwortungsmaske unterschiedlich konfiguriert sein können.

Beachten Sie: Falls im Eintrag ein Personenbezug vorhanden ist, füllen Sie auf der Registerkarte Optionen die Felder Personenbezug und Ende Löschfrist vollständig aus.

Beispiel: Textfeld

In ein Textfeld lassen sich Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen eingeben. Textfelder lassen sich jedoch auch einschränken, etwa durch eine Maximallänge für die Eingabe.

Beispiel: Datumsfeld

Datumsfelder akzeptieren ausschließlich Datumseingaben. Datumsfelder bieten für die Eingabe die Kalenderfunktion an.

Hinweis: In den Indexfeldern lassen sich Links hinterlegen. Die Links lassen sich in einem Browserfenster öffnen. Ein Link muss mit http, ftp oder https beginnen. Verwenden Sie ein Leerzeichen zur Trennung zwischen Link und Anzeigetext. Beispiel: http://www.wikipedia.de Wikipedia. Wenn Sie keinen Anzeigetext eingeben, wird der Link selbst angezeigt.

Pflichtfelder

Indexfelder lassen sich so konfigurieren, dass Sie mindestens eine bestimmte Anzahl an Zeichen eingeben müssen, um die Verschlagwortung erfolgreich abzuschließen.

Pflichtfelder erkennen Sie an einem roten Stern hinter dem Namen des Indexfelds. Außerdem wird das entsprechende Feld rot markiert, solange es noch nicht ausgefüllt wurde.

Hinweis: Sind Pflichtfelder vorhanden, kann die Verschlagwortung erst gespeichert werden, sobald alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden.

Stichwortlisten

Einige Indexfeldtypen lassen sich über Stichwortlisten ausfüllen.

Indexfelder mit Stichwortlisten erkennen Sie am Listensymbol hinter dem jeweiligen Indexfeld.

Stichwortlisten dienen der Vereinheitlichung und beschleunigen die Eingabe von Verschlagwortungsinformationen.

Ein Indexfeld, für das eine Stichwortliste angelegt wurde, lässt sich so konfigurieren, dass das Indexfeld nur mit Stichwortliste ausgefüllt werden kann.

Hinweis: Der ELO Web Client unterstützt dynamische Stichwortlisten.

Klicken Sie in ein Indexfeld mit Stichwortliste, um die Stichwortliste zu öffnen. Über die Maus bzw. die Aufwärts- und Abwärtstaste navigieren Sie durch die Liste.

F7-Suche

Bei Indexfeldern, denen keine Stichwortliste hinterlegt ist, rufen Sie über F7 eine Liste der bisherigen Einträge im ausgewählten Feld auf.

Über die Maus bzw. die Aufwärts- und Abwärtstaste navigieren Sie durch die Liste