Über den Dialog Datei einfügen fügen Sie dem gewählten Ordner im Archiv ein Dokument hinzu. Sie vergeben über diesen Dialog zudem die Verschlagwortungsmaske und verschlagworten das Dokument.

Der Dialog gliedert sich in drei Bereiche:

(1) In diesem Bereich wählen Sie die Datei aus und geben die Informationen zur Dokumentenversion an.

Datei: Um eine Datei auszuwählen, klicken Sie auf das Ordnersymbol.

Datei hier ablegen: Auf dieses Feld lassen sich Dokumente per Drag-and-drop ziehen. Dieses Feld nutzen Sie als Alternative zur Auswahl über das Feld Datei.

Version: Geben Sie an, um welche Version des Dokuments es sich handelt.

Versionskommentar: Tragen Sie in dieses Feld gegebenfalls wichtige Hinweise zu der hochgeladenen Version des Dokuments ein.

Nicht löschbare Version: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie wollen, dass die hochgeladene Version des Dokuments nicht aus der Versionsgeschichte gelöscht werden kann.

Datum des Dokuments anpassen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie wollen, dass der hochgeladene Version des Dokuments das aktuelle Datum zugewiesen werden soll.

(2) In diesem Bereich wählen Sie eine Verschlagwortungsmaske. Der Bereich ist erst aktiv, wenn Sie eine Datei gewählt haben.

Masken: Wählen Sie eine Verschlagwortungsmaske aus. Per Klick auf das Pfeilsymbol lässt sich die Liste sortieren.

Filtern: Über dieses Feld grenzen Sie die Liste der verfügbaren Verschlagwortungsmasken ein oder suchen nach einer Verschlagwortungsmaske.

(3) In diesem Bereich füllen Sie die gewählte Verschlagwortungsmaske aus. Der Bereich ist erst aktiv, wenn Sie eine Datei gewählt haben.

Nachfolgend erklären wir die Standardfelder. Je nach Verschlagwortungsmaske erscheinen weitere Felder.

Registerkarte 'Basis'

Kurzbezeichnung: Voreingestellt ist der Dateiname. Geben Sie bei Bedarf eine andere Kurzbezeichnung für das Dokument ein.

Datum: Wählen Sie das Dokumentendatum mit Hilfe der Kalenderfunktion aus.

Registerkarte 'Zusatztext'

Tragen Sie bei Bedarf zusätzliche Informationen zum Dokument in das Textfeld ein.

Registerkarte 'Optionen'

Personenbezug: Falls im Eintrag ein Personenbezug vorhanden ist, tragen Sie in diesem Feld ein geeignetes Merkmal zur Identifikation der betroffenen Person ein.

Ende Löschfrist: Mit dem Ende der Löschfrist legen Sie fest, bis zu welchem Datum der Eintrag spätestens gelöscht werden muss. Das gewünschte Datum tragen Sie über einen Kalender-Dialog ein. Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche mit dem Kalendersymbol rechts neben dem Textfeld.

Beachten Sie: Werden die Felder Personenbezug und Ende Löschfrist nicht oder nicht vollständig ausgefüllt, erscheint ein deaktivierbarer Dialog, welcher darauf hinweist, dass kein Personenbezug eingetragen wurde.

Ende Aufbewahrungsfrist: Mit dem Ende der Aufbewahrungsfrist legen Sie ein Verfallsdatum für den Eintrag fest. Das gewünschte Datum tragen Sie über einen Kalender-Dialog ein. Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche mit dem Kalendersymbol rechts neben dem Textfeld.

Beachten Sie: Die Aufbewahrungsfrist muss vor der Löschfrist enden.

Eintragstyp: Der vom Client erkannte Eintragstyp wird angezeigt. Wählen Sie gegebenenfalls per Drop-down-Menü einen anderen Eintragstyp.

Schriftfarbe: Hier legen Sie die Farbe fest, mit der das Dokument im Archiv angezeigt wird.

Dateiname: Hier erscheint der Name der Datei.

Dokumentenstatus: Im Feld Dokumentenstatus sehen Sie, welchen Staus das Dokument besitzt.

• Keine Versionskontrolle: Es werden keine Versionen angelegt. Änderungen lassen sich nicht rückgängig machen.
• Versionskontrolle eingeschaltet: Wird das Dokument geändert, bleibt der Ausgangszustand in Versionen erhalten. Die Versionen eines Dokuments lassen sich wiederherstellen.
• Keine Änderung möglich: Weder das Dokument noch die dazugehörige Verschlagwortung lassen sich bearbeiten.

Achtung: Der Status Keine Änderung möglich kann nicht rückgängig gemacht werden.

In den Volltext aufnehmen: Setzen Sie ein Häkchen, um das Dokument in den Volltext aufzunehmen.

Registerkarte 'Berechtigungen'

Auf der Registerkarte Berechtigungen sehen Sie, welche Berechtigungseinstellungen für den ausgewählten Eintrag (Ordner oder Dokument) vorgenommen wurden.

Benutzer/ Gruppe auswählen: Über das Feld Benutzer/ Gruppe auswählen wählen Sie einen Benutzer oder eine Gruppe aus, für den/die Sie Berechtigungseinstellungen vornehmen wollen.

Im Bereich unter dem Feld Benutzer/ Gruppe auswählen sehen Sie, für welche Benutzer/Gruppen bereits Berechtigungseinstellungen vorgenommen wurden. Klicken Sie auf einen Benutzer oder eine Gruppe in der Liste, um die jeweiligen Benachrichtigungseinstellungen zu bearbeiten.

Folgende Berechtigungseinstellungen können Sie vornehmen:

• Sehen (R): Benutzer mit der Berechtigung Sehen haben lesenden Zugriff auf den ausgewählten Eintrag. Sie können den Inhalt des Eintrags sehen.
• Verschlagwortung ändern (W): Benutzer mit der Berechtigung Verschlagwortung ändern können die Verschlagwortung des ausgewählten Eintrags bearbeiten.
• Löschen (D): Benutzer mit der Berechtigung Löschen können den ausgewählten Eintrag löschen.
• Bearbeiten (E): Benutzer mit der Berechtigung Bearbeiten können den ausgewählten Eintrag bearbeiten.
• Listen (L): Diese Berechtigung ist nur für Ordner relevant. Benutzer mit der Berechtigung können den Inhalt des jeweiligen Ordners verändern. Beispielsweise ist es nur mit der Berechtigung Inhalt erweitern möglich, Dokumente in diesem Ordner zu erstellen oder Dokumente aus diesem Ordner zu verschieben.

Hinweis: Optionen, die im jeweiligen Fall nicht relevant sind, werden kursiv und in spitzen Klammern dargestellt.

UND-Gruppe: UND-Gruppen sind sinnvoll, wenn Sie nur die Benutzer einer Gruppe berechtigen wollen, die auch in einer anderen Gruppe Mitglied sind. Um eine UND-Gruppe zu erstellen, markieren Sie zwei Gruppen und klicken Sie auf UND-Gruppe.

Persönlich: Mit einem Klick auf Persönlich vergeben Sie sich selbst alleinigen Vollzugriff auf den jeweiligen Eintrag. Alle anderen Berechtigungen werden entzogen.

Entfernen: Mit einem Klick auf Persönlich löschen Sie sämtliche Berechtigungseinstellungen des ausgewählten Benutzers/der ausgewählten Gruppe.

OK: Um die gewählte Datei hochzuladen, klicken Sie auf OK.

Abbrechen: Um den Vorgang abzubrechen, klicken Sie auf Abbrechen.