Le dialogue Insérer un fichier pour permet d'ajouter un document au classeur sélectionné dans l'archive. Ce dialogue vous permet d'indexer le document et de de l'associer à un masque d'indexation.

Le dialogue se compose de trois parties.

1) Sélectionnez le fichier dans cette section et entrez les informations sur la version de document.

Fichier : cliquez sur le symbole du classeur pour sélectionner un fichier.

Déposer le fichier ici : vous pouvez déplacer des documents par le biais de glisser-déposer sur ce champ. Ce champ peut être utilisé en alternative pour la sélection par le biais du champ Fichier.

Version : indiquez de quelle version de document il s'agit.

Commentaire de version : le cas échéant, entrez des remarques importantes sur la version chargée du document.

Version ne pouvant être supprimée : si vous souhaitez que la version chargée du document ne soit pas supprimée de l'historique, activez cette case.

Modifier la date de document : activez cette case à cocher si vous souhaitez que la version téléchargée du document soit dotée de la date actuelle.

(2) Vous pouvez sélectionner le masque d'indexation dans cette section. Cette zone est active une fois que vous avez sélectionné un fichier.

Masques : sélectionnez un masque d'indexation. Cliquez sur le symbole de la flèche pour trier la liste.

Filtrer : ce champ vous permet de limiter la liste des masques d'indexation disponibles ou de rechercher un masque d'indexation.

3) Vous pouvez saisir le masque d'indexation sélectionné dans cette section. Cette zone est active une fois que vous avez sélectionné un fichier.

Voici un bref explicatif sur les champs standards. D'autres champs apparaissent en fonction du masque d'indexation.

L'onglet 'Base'

Désignation : le nom de fichier s'affiche ici par défaut. Si nécessaire, entrez une autre désignation.

Date : sélectionnez la date de document à l'aide de la fonction calendrier.

Onglet texte supplémentaire

Si nécessaire, entrez des informations supplémentaires sur le document dans le champ d'entrée.

Onglet 'Options'

Données personnelles : s'il existe des données personnelles dans une entrée, veuillez entrer dans ce champ une caractéristique adéquate pour identifier la personne concernée.

Fin du délai de suppression : la fin du délai de suppression vous permet de définir jusqu'à quand l'entrée doit être supprimée au plus tard. La date souhaitée peut être entrée par le biais d'un dialogue de calendrier. Pour ceci, cliquez sur le bouton avec le symbole de calendrier placé à droite du champ de texte.

Remarque : si les champs Données personnelles et Fin du délai de suppression ne sont pas remplis, ou pas remplis intégralement, un dialogue désactible vous informe qu'aucune donnée personnelle n'a été entrée.

Fin du délai de conservation : vous pouvez définir une date d'expiration pour l'entrée. La date souhaitée peut être entrée par le biais d'un dialogue de calendrier. Pour ceci, cliquez sur le bouton avec le symbole de calendrier placé à droite du champ de texte.

Remarque : Le délai de conservation doit être révolu avant le délai de suppression.

Type d'entrée : le type d'entrée reconnu par le client s'affiche ici. Le cas échéant, sélectionnez un autre type d'entrée dans le menu déroulant.

Couleur de l'écriture : ici, vous pouvez déterminer la couleur avec laquelle le document doit être affiché dans l'archive.

Nom de fichier : ici, apparaît le nom du fichier.

Statut de document : dans le champ Statut de document vous voyez le statut de document.

• Pas de contrôle de version : aucune version n'est créée. Les modifications ne peuvent pas être annulées.
• Contrôle de version activé : lorsque le document est modifié, l'état d'origine reste conservé dans les différentes versions. Il est possible de restaurer les versions d'un document.
• Pas de modification possible : ni le document ni son indexation ne peuvent être modifiés.

Attention : il n'est pas possible de modifier le statut Pas de modification possible.

Placer dans le plein texte : déterminez si le document doit être placé dans le plein texte.

Onglet 'Autorisations'

L'onglet Autorisations vous permet de voir quels réglages ont été effectués pour l'entrée sélectionnée (classeur ou document).

Sélectionner un utilisateur ou un groupe : ce champ permet de sélectionner un utilisateur ou un groupe dont vous souhaitez effectuer les réglages des autorisations.

Dans la section se trouvant sous le champ Sélectionner un utilisateur/un groupe vous voyez, pour quels utilisateurs/groupes ont déjà été effectués des réglages. Cliquez sur un utilisateur ou un groupe dans la liste pour modifier les réglages de messagerie.

Vous pouvez effectuer les réglages suivants :

• Voir : les utilisateurs avec l'autorisation Voir ont un accès en lecture sur l'entrée sélectionnée. Vous pouvez visualiser le contenu de l'entrée.
• Modifier l'indexation : les utilisateurs avec l'autorisation Modifier l'indexation peuvent modifier l'indexation de l'entrée sélectionnée.
• Supprimer : les utilisateurs avec l'autorisation Supprimer vous permettent de supprimer l'entrée sélectionnée.
• Modifier : les utilisateurs avec l'autorisation Modifier peuvent modifier l'entrée sélectionnée.
• Listes (L) : cette autorisation n'est pertinente que pour les classeurs. Les utilisateurs avec l'autorisation peuvent modifier le contenu du classeur correspondant. Par exemple, il faut posséder l'autorisation Elargir le contenu pour créer des documents dans ce classeur ou pour déplacer des documents à partir de ce classeur.

Hinweis : les options qui ne sont pas pertinentes sont représentées en italique et entre crochets.

Créer un groupe ET : les groupes ET sont sensés si vous souhaitez autoriser seulement les utilisateurs d'un groupe qui sont également membres d'un autre groupe. Pour créer un groupe ET, marquez deux groupes, puis cliquez sur Créer un groupe ET.

Personnels : cliquez sur ce bouton pour vous attribuer à vous seul un accès intégral à l'entrée en question. Toutes les autres autorisations sont retirées.

Supprimer : cliquez sur Personnel pour supprimer tous les réglages des autorisations de l'utilisateur/du groupe sélectionné.

OK : cliquez sur OK pour télécharger le fichier sélectionné.

Annuler : cliquez sur Annuler pour annuler.