Indexer un document signifie le doter d'informations d'indexation. Les informations d'indexation sont donc les données relatives à un document (métadonnées). La qualité d'une archive dépend de la qualité de l'indexation. A l'aide des masques d'indexation, il est possible de capturer des documents de manière standardisée et ainsi de les déposer rapidement dans l'archive. Les informations d'indexation facilitent la recherche.

Vous indexez un document par le biais d'un masque d'indexation. Un masque d'indexation correspond exactement au type de document auquel il sera associé. Par exemple, tous les documents du même type sont dotés des mêmes réglages d'autorisations et sont déposés dans l'archive par le biais d'un schéma fixe.

En règle générale, vous indexez un document lors du dépôt dans l'archive ELO. Mais il est possible de modifier ultérieurement l'indexation de documents ayant déjà été indexés.

Remarque : ELO peut copier les informations d'indexation provenant des codes-barres, si vous avez installé le module des codes-barres. Veuillez consulter le manuel Codes-barres ELO pout tout complément d'informations.