Ce dialogue vous permet de créer un nouveau classeur. Le nouveau classeur est créé comme sous-niveau du classeur sélectionné. Par ailleurs, vous sélectionnez le masque d'indexation et entrez les informations d'indexation.

Masque : veuillez sélectionner un masque d'indexation. Cliquez sur le symbole de la flèche pour trier la liste.

Filtrer : ce champ vous permet de limiter la liste des masques d'indexation disponibles ou de rechercher un masque d'indexation.

Voici un bref explicatif sur les champs standards. D'autres champs apparaissent en fonction du masque d'indexation.

L'onglet 'Base'

Désignation : attribuez une désignation pour le classeur.

Date : sélectionnez la date de document à l'aide de la fonction calendrier.

Onglet texte supplémentaire

Si nécessaire, entrez des informations supplémentaires sur le document dans le champ d'entrée.

Onglet 'Options'

Données personnelles : s'il existe des données personnelles dans une entrée, veuillez entrer dans ce champ une caractéristique adéquate pour identifier la personne concernée.

Fin du délai de suppression : la fin du délai de suppression vous permet de définir jusqu'à quand l'entrée doit être supprimée au plus tard. La date souhaitée peut être entrée par le biais d'un dialogue de calendrier. Pour ceci, cliquez sur le bouton avec le symbole de calendrier placé à droite du champ de texte.

Remarque : si les champs Données personnelles et Fin du délai de suppression ne sont pas remplis, ou pas remplis intégralement, un dialogue désactible vous informe qu'aucune donnée personnelle n'a été entrée.

Fin du délai de conservation : vous pouvez définir une date d'expiration pour l'entrée. La date souhaitée peut être entrée par le biais d'un dialogue de calendrier. Pour ceci, cliquez sur le bouton avec le symbole de calendrier placé à droite du champ de texte.

Remarque : Le délai de conservation doit être révolu avant le délai de suppression.

Type d'entrée : le type d'entrée reconnu par le client s'affiche ici. Le cas échéant, sélectionnez un autre type d'entrée dans le menu déroulant.

Couleur de l'écriture : ici, vous pouvez déterminer la couleur avec laquelle l'entrée (classeur ou document) doit être affiché dans l'archive.

Tri : le champ Tri vous permet de déterminer de quelle manière le contenu du classeur correspondant doit être trié :

• Manuellement : les entrées peuvent être déplacées librement dans le classeur. Pour ceci, le classeur doit avoir été ouvert dans l'affichage de liste.
• Alphabétiquement : l'ordre de tri est de A-Z.
• Alphabétique inverse : l'ordre de tri est de Z-A.
• Date de dépôt : l'entrée dont la date de dépôt est la plus récente se trouve en bas.
• Date de dépôt décroissante: : l'entrée dont la date de dépôt est la plus récente se trouve en haut.
• Date de document : l'entrée avec la date de document la plus récente se trouve en bas.
• Date de document décroissante : l'entrée avec la date de document la plus récente se trouve en haut.

Permettre l'aperçu rapide pour les documents du classeur (seulement pour les classeurs) : cette option permet de déterminer que le premier document du classeur soit affiché dès que vous cliquez sur celui-ci.

Onglet 'Autorisations'

L'onglet Autorisations vous permet de voir quels réglages ont été effectués pour l'entrée sélectionnée (classeur ou document).

Sélectionner un utilisateur ou un groupe : ce champ permet de sélectionner un utilisateur ou un groupe dont vous souhaitez effectuer les réglages des autorisations.

Dans la section se trouvant sous le champ Sélectionner un utilisateur/un groupe vous voyez, pour quels utilisateurs/groupes ont déjà été effectués des réglages. Cliquez sur un utilisateur ou un groupe dans la liste pour modifier les réglages des autorisations.

Vous pouvez effectuer les réglages suivants :

• Voir : les utilisateurs avec l'autorisation Voir ont un accès en lecture sur l'entrée sélectionnée. Vous pouvez visualiser le contenu de l'entrée.
• Modifier l'indexation : les utilisateurs avec l'autorisation Modifier l'indexation peuvent modifier l'indexation de l'entrée sélectionnée.
• Supprimer : les utilisateurs avec l'autorisation Supprimer vous permettent de supprimer l'entrée sélectionnée.
• Modifier : les utilisateurs avec l'autorisation Modifier peuvent modifier l'entrée sélectionnée.
• Modifier la liste (L) : cette autorisation n'est que pertinente pour les classeurs. Les utilisateurs avec l'autorisation peuvent modifier le contenu du classeur correspondant. Par exemple, il faut posséder l'autorisation Modifier la liste pour créer des documents dans ce classeur ou pour déplacer des documents à partir de ce classeur.

Hinweis : les options qui ne sont pas pertinentes sont représentées en italique et entre crochets.

Personnels : cliquez sur ce bouton pour vous attribuer à vous seul un accès intégral à l'entrée en question. Toutes les autres autorisations sont retirées.

Créer un groupe ET : les groupes ET sont sensés si vous souhaitez autoriser seulement les utilisateurs d'un groupe qui sont également membres d'un autre groupe. Pour créer un groupe ET, marquez deux groupes, puis cliquez sur Créer un groupe ET.

Afficher les membres : si vous avez sélectionné un groupe, vous pouvez faire afficher les membres de ce groupe par le biais du bouton Afficher les membres.

OK : cliquez sur OK pour créer un nouveau classeur.

Annuler : cliquez sur Annuler pour annuler.