Über diesen Dialog erstellen Sie einen neuen Ordner. Der neue Ordner wird als Unterebene des gewählten Ordners erstellt. Außerdem wählen Sie die Verschlagwortungsmaske aus und geben die Verschlagwortungsinformationen an.

Maske: Wählen Sie eine Verschlagwortungsmaske aus. Per Klick auf das Pfeilsymbol lässt sich die Liste sortieren.

Filtern: Über dieses Feld grenzen Sie die Liste der verfügbaren Verschlagwortungsmasken ein oder suchen nach einer Verschlagwortungsmaske.

Nachfolgend erklären wir die Standardfelder. Je nach Verschlagwortungsmaske erscheinen weitere Felder.

Registerkarte 'Basis'

Kurzbezeichnung: Hier vergeben Sie eine Kurzbezeichnung für den Ordner.

Datum: Wählen Sie das Dokumentendatum mithilfe der Kalenderfunktion aus.

Registerkarte 'Zusatztext'

Tragen Sie bei Bedarf zusätzliche Informationen zum Dokument in das Textfeld ein.

Registerkarte 'Optionen'

Personenbezug: Falls im Eintrag ein Personenbezug vorhanden ist, tragen Sie in diesem Feld ein geeignetes Merkmal zur Identifikation der betroffenen Person ein.

Ende Löschfrist: Mit dem Ende der Löschfrist legen Sie fest, bis zu welchem Datum der Eintrag spätestens gelöscht werden muss. Das gewünschte Datum tragen Sie über einen Kalender-Dialog ein. Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche mit dem Kalendersymbol rechts neben dem Textfeld.

Beachten Sie: Werden die Felder Personenbezug und Ende Löschfrist nicht oder nicht vollständig ausgefüllt, erscheint ein deaktivierbarer Dialog, welcher darauf hinweist, dass kein Personenbezug eingetragen wurde.

Ende Aufbewahrungsfrist: Mit dem Ende der Aufbewahrungsfrist legen Sie ein Verfallsdatum für den Eintrag fest. Das gewünschte Datum tragen Sie über einen Kalender-Dialog ein. Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche mit dem Kalendersymbol rechts neben dem Textfeld.

Beachten Sie: Die Aufbewahrungsfrist muss vor der Löschfrist enden.

Eintragstyp: Der vom Client erkannte Eintragstyp wird angezeigt. Wählen Sie gegebenenfalls per Drop-down-Menü einen anderen Eintragstyp.

Schriftfarbe: Hier legen Sie die Farbe fest, mit der der Eintrag (Ordner oder Dokument) im Archiv angezeigt wird.

Sortierung: Über das Feld Sortierung legen Sie fest, wie der Inhalt des jeweiligen Ordners sortiert werden soll:

• Manuell: Die Einträge lassen sich innerhalb des Ordners frei verschieben. Dazu muss der Ordner in der Listenansicht geöffnet sein.
• Alphabetisch: Sortierreihenfolge ist aufsteigend von A-Z.
• Alphabetisch absteigend: Sortierreihenfolge ist absteigend von Z-A.
• Ablagedatum: Der Eintrag mit dem aktuellsten Ablagedatum steht unten.
• Ablagedatum absteigend: Der Eintrag mit dem aktuellsten Ablagedatum steht oben.
• Dokumentendatum: Der Eintrag mit dem aktuellsten Dokumentendatum steht unten.
• Dokumentendatum absteigend: Der Eintrag mit dem aktuellsten Dokumentendatum steht oben.

Schnellvorschau für Dokumente des Ordners ermöglichen (nur bei Ordnern): Ist diese Option aktiviert, wird das erste Dokument des Ordners im Anzeigebereich angezeigt, sobald Sie auf den Ordner klicken.

Registerkarte 'Berechtigungen'

Auf der Registerkarte Berechtigungen sehen Sie, welche Berechtigungseinstellungen für den ausgewählten Eintrag (Ordner oder Dokument) vorgenommen wurden.

Benutzer/Gruppe auswählen: Über das Feld Benutzer/Gruppe auswählen wählen Sie einen Benutzer oder eine Gruppe aus, für den/die Sie Berechtigungseinstellungen vornehmen wollen.

Im Bereich unter dem Feld Benutzer/Gruppe auswählen sehen Sie, für welche Benutzer/Gruppen bereits Berechtigungseinstellungen vorgenommen wurden. Klicken Sie auf einen Benutzer oder eine Gruppe in der Liste, um die jeweiligen Berechtigungseinstellungen zu bearbeiten.

Folgende Berechtigungseinstellungen können Sie vornehmen:

• Sehen (R): Benutzer mit der Berechtigung Sehen haben lesenden Zugriff auf den ausgewählten Eintrag. Sie können den Inhalt des Eintrags sehen.
• Verschlagwortung ändern (W): Benutzer mit der Berechtigung Verschlagwortung ändern können die Verschlagwortung des ausgewählten Eintrags bearbeiten.
• Löschen (D): Benutzer mit der Berechtigung Löschen können den ausgewählten Eintrag löschen.
• Bearbeiten (E): Benutzer mit der Berechtigung Bearbeiten können den ausgewählten Eintrag bearbeiten.
• Liste bearbeiten (L): Diese Berechtigung ist nur für Ordner relevant. Benutzer mit der Berechtigung können den Inhalt des jeweiligen Ordners verändern. Beispielsweise ist es nur mit der Berechtigung Liste bearbeiten möglich, Dokumente in diesem Ordner zu erstellen oder Dokumente aus diesem Ordner zu verschieben.

Hinweis: Optionen, die im jeweiligen Fall nicht relevant sind, werden kursiv und in spitzen Klammern dargestellt.

Persönlich: Mit einem Klick auf Persönlich vergeben Sie sich selbst alleinigen Vollzugriff auf den jeweiligen Eintrag. Alle anderen Berechtigungen werden entzogen.

UND-Gruppe: UND-Gruppen sind sinnvoll, wenn Sie nur die Benutzer einer Gruppe berechtigen wollen, die auch in einer anderen Gruppe Mitglied sind. Um eine UND-Gruppe zu erstellen, markieren Sie zwei Gruppen und klicken Sie auf UND-Gruppe.

Mitglieder anzeigen: Haben Sie eine Gruppe ausgewählt, können Sie die Mitglieder der Gruppe über die Schaltfläche Mitglieder anzeigen anzeigen lassen.

OK: Um einen neuen Ordner zu erstellen, klicken Sie auf OK.

Abbrechen: Um den Vorgang abzubrechen, klicken Sie auf Abbrechen.