Dieser Abschnitt beschreibt die Benutzerrechte. Nachfolgend sind Rechte kurz erklärt. Dabei folgt die Gliederung den Abschnitten, wie sie im Bereich Benutzerverwaltung zu sehen sind.

Übergreifende Rechte

Anmeldesperre aktivieren: Ist die Option Anmeldesperre aktivieren aktiviert, kann sich der jeweilige Benutzer nicht am Archiv anmelden. Dies gilt auch für Dienstkonten,

Information: Diese Option steht bei dem administrativen Benutzer, der über das ELO Server Setup erstellt wird, nicht zur Verfügung.

Sichtbar in Benutzerlisten: Ist der Haken bei dieser Option gesetzt, erscheint der Benutzer bzw. die Gruppe in Dialogen, in denen Benutzer bzw. Gruppen ausgewählt werden können. Soll ein Benutzer beispielsweise einen Workflowknoten bearbeiten können, muss die Option Sichtbar in Benutzerlisten gewählt sein, damit der Benutzer als Bearbeiter ausgewählt werden kann.

Interaktive Anmeldung erlauben: Ist die Option Interaktive Anmeldung erlauben aktiviert, kann sich dieser Benutzer über die Anmeldedialoge und -seiten der ELO Clients am Archiv anmelden. Ist diese Option nicht aktiviert, kann der jeweilige Benutzer ausschließlich als Dienstkonto (wie beispielsweise das Konto ELO Service) verwendet werden.

Vertretung erlaubt: Ist die Option Vertretung erlaubt aktiviert, kann die jeweilige Gruppe als Vertretergruppe ausgewählt werden. Diese Option gibt es nur für Gruppen.

Benutzer können Vertretungsgruppen über die Vertretungsverwaltung als Vertreter festlegen. Alle Mitglieder der Vertretungsgruppe können im Abwesenheitsfall Vertretungsaufgaben übernehmen.

Benutzerrechte übernehmen von: Über das Suchefeld Suche nach lassen sich andere Benutzer oder Gruppen suchen, von denen die Einstellungen bezüglich der Benutzerrechte übernommen werden können.

Vererbung

Vor den nachfolgend erklärten Rechten befinden sich jeweils zwei Kontrollkästchen. Das erste Kontrollkästchen bezieht sich auf die persönlichen Rechte des Benutzers. Das zweite, rechte Kontrollkästchen zeigt die von den Gruppenzugehörigkeiten des Benutzers übernommenen Berechtigungen. Beim Mouseover über das zweite Kontrollkästchen erscheint ein Tooltip mit den Informationen, von welchen Gruppen das jeweilige Recht vererbt wird.

Benutzerverwaltung

Information: Über die Info-Schaltflächen neben den einzelnen Benutzerrechten erhalten Sie nähere Erklärungen zu den einzelnen Rechten.

Hauptadministrator: Dieses Recht sollte dem Systemadministrator vorbehalten sein. Der Hauptadministrator hat automatisch tiefgreifende Rechte und kann sich und anderen Benutzer jedes Recht zuweisen. Der Hauptadministrator kann sämtliche Benutzer und Gruppen bearbeiten und deren Rechte verwalten. Der Hauptadministrator hat darüber hinaus weitere Möglichkeiten, wie Sperren aufheben oder Verschlüsselungskreise erstellen.

Benutzerdaten bearbeiten: Die Aktivierung dieser Einstellung berechtigt den Benutzer dazu, selbst Benutzer anzulegen und zu verwalten. Dabei können neue Benutzer nur mit den gleichen (oder weniger) Rechten ausgestattet werden.

Passwort ändern: Der Benutzer ist berechtigt, sein eigenes Passwort im ELO Menü über den Menüpunkt Passwort ändern zu verändern.

SAP-Administrator: Dieses Recht dient zur Anbindung von ELO an SAP mittels des ELO ArchiveLink-Moduls. Mit diesem Recht haben Sie die Möglichkeit, die Verschlagwortungsmaske für die Schnittstelle zu SAP zu verwalten. Die Verschlagwortungsmaske für SAP-verwaltete Dokumente ist für alle sichtbar, aber nur von dem Benutzer mit diesem Recht bearbeitbar.

Beachten Sie: Das Recht SAP-Administrator genügt nicht. Ein SAP-Administrator benötigt weitere Rechte. Weisen Sie zusätzlich mindestens das Recht Verschlagwortungsmasken bearbeiten zu. Soll der SAP-Administrator Stichwortlisten erzeugen, weisen Sie außerdem das Recht Stichwortlisten bearbeiten zu.

DMS Desktop Benutzer, keine Workflows: Diese Recht sollten Sie nur für Benutzer vergeben, die ausschließlich Komponenten des ELO DMS Desktop benutzen. Dieses Recht entzieht dem Benutzer die Möglichkeit, an Workflows teilzunehmen. Beachten Sie die Vorgaben Ihrer ELO Lizenz.

ELOxc Client Benutzer, nur E-Mails: Dieses Recht muss gesetzt werden bzw. ist aktiviert, wenn Sie die Lizenz für ELOxc for Microsoft EWS erworben haben. Das Recht schränkt im ELO Client for Microsoft Outlook die Ansicht auf den Objekttyp E-Mail ein. Es werden dort nur die dem Objekttyp zugeordneten (voreingestellten) Objekttypen MSG und EML angezeigt.

Ordner/Dokument Berechtigungen

Ordner bearbeiten: Dieses Recht erlaubt, die Aktenstruktur (Schränke, Ordner usw.) zu bearbeiten oder neu anzulegen. Es beinhaltet nicht das Recht, neue Archive anzulegen.

Dokumente bearbeiten: Der Benutzer kann Dokumente bearbeiten oder neu anlegen.

Berechtigungen verändern: Nur wenn ein Benutzer dieses Recht besitzt, kann er Berechtigungseinstellungen verändern.

Alle Einträge sehen, Berechtigungen ignorieren: Dieses Recht sollte dem Hauptadministrator vorbehalten bleiben. Beachten Sie, dass dieses Recht alle anderen Einstellungen aufhebt. Sie haben volle Berechtigungen auf alle ELO Einträge und sind berechtigt, alle Aktivitäten im Archiv auszuführen.

Importberechtigung: Der Benutzer hat das Recht, Exportdatensätze in das aktuelle Archiv zu importieren. Alle Daten werden importiert, die in dem Datensatz vorhanden sind. Es werden auch die Daten importiert, auf die der Benutzer mit der Importberechtigung im Archiv keine Berechtigung hat. Diese Daten sind für ihn anschließend nicht sichtbar. Es können also alle importierbaren Daten importiert werden, unabhängig von den Rechten.

Exportberechtigung: Der Benutzer hat das Recht, die Einträge zu exportieren, auf die er im Archiv die Zugriffsberechtigung hat.

Ordner/Dokumente Optionen

Maskenwechsel im Archiv: Der Benutzer kann einem bereits verschlagworteten Dokument nachträglich eine andere Verschlagwortungsmaske zuweisen. Beachten Sie, dass Verschlagwortungsinformationen dabei verloren gehen können.

Stichwortlisten bearbeiten: Wenn Sie dieses Recht besitzen, können Sie die verschiedenen Stichwortlisten bearbeiten. Dazu gehören die globale Stichwortliste, die Stichwortliste beim Erstellen einer Verschlagwortungsmaske, die Stichwortliste beim Verschlagworten, die Stichwortliste für Workflows sowie die Stichwortlisten für Versionsnummern und Versionskommentare.

Aufbewahrungsfrist bearbeiten: Der Benutzer kann die Aufbewahrungsfrist von Dokumenten bearbeiten und einstellen. Dabei hat er nur auf das im Verschlagwortungsdialog auf der Registerkarte Optionen befindliche Datumsfeld Ende Aufbewahrungsfrist Zugriff. Das Datum kann über die Kalenderfunktion des Feldes verändert werden.

Dokumentenstatus ändern: Der Benutzer darf den Dokumentenstatus von Einträgen (keine Versionskontrolle, Versionskontrolle, keine Änderung möglich) ändern.

Dokumentenpfad verändern: Mit diesem Recht haben Sie die Möglichkeit die Dokumentenpfadeinstellungen ( unter ELO Menü > Systemeinstellungen > Administration > Dokumentenpfade) zu verändern.

Autor für Freigabedokumente: Nur wenn Sie das Recht Autor für Freigabedokumente haben, besteht für Sie die Möglichkeit, Freigabedokumente zu bearbeiten. Bei Freigabedokumenten besteht für den Bearbeiter die Möglichkeit, vorhergehende Versionen eines versionsverwalteten Dokuments weiterhin zu bearbeiten, ohne dass dies für die anderen Archivbenutzer sichtbar ist.

"Weitere Infos" anzeigen: Dieses Recht bewirkt, dass der Benutzer auf Verschlagwortungsmasken die Registerkarte Weitere Infos sieht. Auf der Registerkarte Weitere Infos werden gegebenenfalls Werte zur Steuerung von Workflows oder für die automatische Verarbeitung gespeichert.

Löschen

Ordner löschen: Der Benutzer darf Ordner löschen.

Dokumente löschen: Der Benutzer darf Dokumente löschen.

Nicht änderbare Dokumente löschen: Mit der Berechtigung Nicht änderbare Dokumente löschen kann der Benutzer die nicht änderbaren abgelegten Dokumente aus dem Archiv entfernen.

Versionen löschen: Mit dieser Berechtigung ist es dem Benutzer möglich, die Versionen eines versionsverwalteten Dokuments im Versionsdialog zu löschen.

Workflows

Workflows verwalten: Der Benutzer darf Workflows und Workflow-Vorlagen anlegen und verwalten. Er darf ebenso Workflows ändern.

Workflows starten: Der Benutzer darf Workflows und Ad-hoc-Workflows starten.

Workflow-Berechtigungserweiterung: Ist diese Option aktiviert, kann der Benutzer temporär Dokumente sehen, für die er normalerweise keine Berechtigungen hat. Dies ist dann der Fall, wenn der Benutzer als Bearbeiter eines Workflow-Knotens eingetragen ist und der Workflow sich auf das entsprechende Dokument bezieht.

Workflows aller Benutzer anzeigen: Der Benutzer kann mit diesem Recht die Workflows der anderen Benutzer sehen.

Systemeinstellungen

Stammdaten bearbeiten: Über diese Recht hat der Benutzer Zugriff auf die Schriftverwaltung, Reportoptionen und die Verwaltung von Schlüsseln.

Scanprofile bearbeiten: Dieses Recht ermöglicht dem Benutzer ein Bearbeiten der Scanprofile im entsprechenden Dialog im ELO Java Client. Sie finden den Dialog Scanprofile im ELo Java Client über den Funktionsbereich Postbox im Tab Archivieren.

Debugger verwenden: Dieses Recht ermöglicht dem Benutzer ein Bearbeiten von Skripten im ELO Archiv. Außerdem wird durch dieses Recht der Zugriff auf den JavaScript-Debugger (Tastaturbefehl: STRG + ALT + D) erlaubt.

Verschlagwortungsmasken bearbeiten: Der Benutzer hat die Möglichkeit, Verschlagwortungsmasken zu erstellen, zu bearbeiten und zu verändern. Bitte berücksichtigen Sie die möglichen Konsequenzen einer nachträglichen Veränderung der Verschlagwortungsmasken in einem Archiv.

Replikationskreise bearbeiten: Dieses Recht bezieht sich auf den Einsatz des Moduls ELO REPLICATION. Replikationskreise müssen angelegt und den entsprechenden Einträgen zugewiesen werden. Nur dann ist ein Austausch mit anderen Archiven möglich. Den Dialog zur Verwaltung von Replikationskreisen finden Sie im ELO Java Client auf der Multifunktionsleiste unter ELO > Administration > Replikationskreise definieren. Die Zuweisung erfolgt über Archiv > Verwaltung > Replikationskreise zuordnen.

Analytics

Suchen verwalten: Mit diesem Recht können Sie die Abfragen auf die Lucene-Datenbank erstellen und konfigurieren. Die Abfragen sind die Grundlage für die Auswertungen der Daten aus dem ELO Archiv.

Visualisierungen verwalten: Mit diesem Recht können Sie die Visualisierung für die Suchergebnisse aus der Lucene-Datenbank festzulegen.

Dashboards verwalten: Mit diesem Recht können Sie die Dashboards verwalten. Auf den Dashboards werden die Suchergebnisse den gewünschten Visualisierungen zugewiesen.

Dashboards anzeigen: Mit diesem Recht können Sie die fertig konfigurierten Dashboards anzeigen. Sie haben nur das Recht, die Auswertungsergebnisse anzusehen.