Folgendes Schema verwenden Sie für einen Indexaufbau:

[¶Ordner1¶Ordner2¶]+Lx(v,y)+ ...

Information: Das Pilcrow-Zeichen ("¶") dient zum Trennen von Ebnen. Sie geben es über den Tastaturbefehl ALT + 0182 ein. Alternativ: Klicken Sie auf das Pilcrow-Symbol am Ende des Feldes Ablagepfad.

Beispiel 1

Sie wollen Ausgangsrechnungen, nach den Anfangsbuchstaben der Kundennamen sortiert, automatisch in einer alphabetischen Struktur ablegen. Im Ordner Abteilung Vertrieb gibt es den Unterordner Kunden. Im Ordner Kunden befindet sich ein alphabetisches Register.

Die Verschlagwortungsmaske in diesem Beispiel verwendet das Indexfeld Kunde(L1).

Ablagepfad

1. Tragen Sie folgenden Pfad in das Feld Ablagepfad ein:

[¶Abteilung Vertrieb¶Kunden¶]+L1(1,1)

Der Inhalt des Feldes Ablagepfad wird im Feld Indexaufbau übernommen, sobald Sie das Feld verlassen.

Erklärung

[ ... ]: Die eckigen Klammern kennzeichnen fest definierte Ordner. Diese Ordner müssen exakt so im Archiv vorhanden sein, damit sie gefunden werden können. Man kann sie automatisch anlegen lassen. Dazu muss die Option Ablagepfad automatisch anlegen aktiviert sein.

¶: Das Pilcrow-Symbol trennt Ebnen.

+: Das Plussymbol verbindet den festen Teil des Indexaufbaus mit dem variablen Teil.

L1 (1,1): Aus dem Indexfeld Kunde wird ab dem ersten Buchstaben ein Buchstabe ausgewählt (1,1). Also der Anfangsbuchstabe des Kundennamens.

2. Um die Änderungen an der Verschlagwortungsmaske zu speichern, klicken Sie auf Speichern.

Wird ein Dokument mit der Verschlagwortungsmaske verschlagwortet und im Client über die Funktion Automatische Ablage im Archiv abgelegt, greift der Indexaufbau.

Ein Dokument des Kunden Seibold wird beispielsweise automatisch unter Abteilung Vertrieb // Kunden // S abgelegt.

Beispiel 2

Sie haben in einem Ordner Abteilung Vertrieb für alle Kunden einen eigenen Unterordner angelegt. In jedem Unterordner befinden sich weitere Ordner beispielsweise Rechnungen, Angebote und Lieferscheine usw.

Die Verschlagwortungsmaske in diesem Beispiel verwendet die Indexfelder Kunde (L1) und Dokumenttyp (L2).

1. Tragen Sie folgenden Pfad in das Feld Ablagepfad ein:

[¶Abteilung Vertrieb¶]+L1+[¶]+L2

Der Inhalt des Feldes Ablagepfad wird in das Feld Indexaufbau übernommen, sobald Sie das Feld verlassen.

Erklärung

[¶Abteilung Vertrieb¶]: ELO sucht den Ordner Abteilung Vertrieb im Archiv. Das zweite Pilcrow-Symbol signalisiert, dass eine weitere Ebene folgen muss.

+L1: Der Name des Unterordners muss dem Inhalt des ersten Indexfelds (Kunde) entsprechen.

+[¶]: ELO such nach einem weiteren Unterordner.

+L2: Der Name des Unterordners muss dem Inhalt des zweiten Indexfelds (Dokumenttyp) entsprechen.

2. Um die Änderungen an der Verschlagwortungsmaske zu speichern, klicken Sie auf Speichern.

Wird ein Dokument mit der Verschlagwortungsmaske verschlagwortet und im Client über die Funktion Automatische Ablage im Archiv abgelegt, greift der Indexaufbau.

Eine Rechnung des Kunden Müller wird beispielsweise automatisch unter Abteilung Vertrieb // Müller // Rechnung abgelegt.

Feste Indexfelder

Die nachfolgenden Variablen stehen für Indexfelder, die auf jeder Verschlagwortungsmaske vorhanden sind. Diese Varaiablen können ebenfalls für den Indexaufbau verwendet werden.

• LK: Kurzbezeichnung
• LD: Datum
• LA: Ablagedatum