Nous utilisons le schéma suivant pour une structure de l'index :

[¶Classeur¶Classeur¶]+Lx(v,y)+...

Information : le signe Pilcrow ("¶") permet de séparer les niveaux. Vous pouvez l'entrer avec le raccourci clavier ALT + 0182. Alternative : cliquez sur le symbole Pilcrow à la fin du champ Chemin de dépôt.

Exemple 1

Vous souhaitez trier des factures sortantes par ordre alphabétique dans une structure correspondante, selon la premier lettre du nom du client. Dans le classeur Service Ventes, il existe un sous-classeur nommé Clients. Dans le classeur Clients, se trouve un registre alphabétique.

Dans cet exemple, le masque d'indexation utilise le champ d'indexation Client (L1).

Chemin de dépôt

1. Entrez le chemin suivant dans le champ Chemin de dépôt :

[¶Service vente¶clients¶]+L1(1,1)

Le contenu du champ Chemin de dépôt est copié dans le champ Structure d'index dès que vous quittez le champ.

Explication

[ ... ] : les crochets démarquent les classeurs définis. Ces classeurs doivent se trouver dans l'archive sous cette forme dans l'archive pour pouvoir être trouvés. Vous pouvez les faire créer automatiquement. Pour ceci, l'option Créer automatiquement un chemin de dépôt doit être activée.

¶ : le symbole Pilcrow permet de séparer des niveaux.

+ : le symbole + permet de relier la partie fixe de la structure d'index et la partie variable.

L1 (1,1) : dans le champ d'indexation Client, une lettre est sélectionnée à partir de la première lettre (1,1). En l'occurrence, il s'agit de la première lettre du nom du client.

2. Pour enregistrer les modifications apportées au masque d'indexation, cliquez sur Enregistrer.

Lorsqu'un document est indexé avec le masque d'indexation, puis déposé dans le client par le biais de la fonction Dépôt automatique de l'archive, alors c'est la structure de l'index qui entre en jeu.

Un document du client Soisson est par exemple déposé automatiquement sous Vente ¶ Kunden ¶ S.

Exemple 2

Exemple : vous avez créé un sous-classeur par client dans le classeur Vente. Chaque sous-classeur contient d'autres classeurs, par ex. des factures, des devis, des bons de livraisons, etc.

Dans notre exemple, le masque d'indexation utilise les champs d'indexation Client (L1) et Type de document (L2).

1. Entrez le chemin suivant dans le champ Chemin de dépôt :

[¶Service Ventes¶]+L1+[¶]+L2

Le contenu du champ Chemin de dépôt est copié dans le champ Structure d'index dès que vous quittez le champ.

Explication

[¶Service Ventes¶] : ELO cherche le classeur Services Ventes dans l'archive. Le deuxième symbole Pilcrow signale qu'un deuxième niveau est requis.

+L1 : le nom du sous-classeur doit correspondre au contenu du premier champ d'indexation (Client).

+[¶]: ELO cherche un autre sous-classeur.

+L2 : Le nom du sous-classeur doit correspondre au contenu du deuxième champ d'indexation (Type de document).

2. Pour enregistrer les modifications apportées au masque d'indexation, cliquez sur Enregistrer.

Lorsqu'un document est indexé avec le masque d'indexation, puis déposé dans le client par le biais de la fonction Dépôt automatique de l'archive, alors c'est la structure de l'index qui entre en jeu.

Une facture du client Dubois est par exemple déposée automatiquement sous Vente ¶ Dubois ¶ Facture.

Champs d'indexation fixes

Les variables suivantes correspondent aux champs d'indexation qui se trouvent sur chaque masque d'indexation. Ces variables peuvent également être utilisées pour la structure d'index.

• LK : désignation
• LD : date
• LA : date de dépôt