Kurzinfo

Um Daten über ein Formular zu erfassen und Dateien hinzuzufügen, nutzen Sie die Funktion DATENSATZ ERSTELLEN.

Voraussetzung

Ein Datensatz-Formular muss im ELO Java Client erstellt worden sein. Formulare werden automatisch auf Ihr mobiles Endgerät geladen und aktualisiert. Alle drei Tage wird geprüft, ob neue Formulare vorhanden sind oder Änderungen an vorhandenen Formularen vorliegen. Wenn Sie Ihr Benutzerkonto neu verbinden oder wechseln, werden Formulare automatisch heruntergeladen und aktualisiert.

Schritt für Schritt

1. Tippen Sie im Aktionsbereich auf DATENSATZ ERSTELLEN.

Der Dialog Formular auswählen erscheint.

2. Tippen Sie auf das Formular, das Sie ausfüllen wollen.

Der Dialog Bearbeiten und das ausgewählte Formular erscheinen.

In diesem Dialog füllen Sie das Formular aus, fügen Dateien hinzu, speichern die Daten und stellen den Datensatz fertig.

Formular ausfüllen

3. Tippen Sie auf die Felder, um das Formular auszufüllen. Die Art der Eingabe hängt vom Feldtypen ab.

Datei hinzufügen

Wie viele Dateien Sie einem Datensatz hinzufügen können bzw. müssen, hängt von der Verschlagwortungsmaske des Formulars ab. Die Verschlagwortungsmaske erstellen Sie in der ELO Administration Console.

Sie können für eine Verschlagwortungsmaske folgende Optionen in der ELO Administration Console wählen:

• Verwendung Ordner: Ist diese Option aktiviert, werden Datensätze als Ordner angelegt. Sie können mehrere Dateien an einen Datensatz anhängen. Es ist jedoch nicht notwendig, eine Datei anzuhängen. Die Schaltfläche ABSCHLIESSEN ist aktiv, sobald Sie alle Pflichtfelder des Formulars ausgefüllt haben. Angehängte Dateien werden mit der Verschlagwortungsmaske Freie Eingabe abgelegt.
• Verwendung Dokumente: Ist diese Option aktiviert, werden Datensätze als Dokumente angelegt. Sie müssen eine Datei anhängen. Es ist nicht möglich, mehrere Dateien anzuhängen. Die Schaltfläche ABSCHLIESSEN ist aktiv, sobald Sie alle Pflichtfelder des Formulars ausgefüllt und eine Datei ausgewählt haben.

Sind beide Optionen aktiviert, gelten dieselben Bedingungen wie bei der Option Verwendung Dokumente.

4. Um eine Datei hinzuzufügen, tippen Sie auf das Dokumentensymbol im Aktionsbereich.

Der Dialog Datei auswählen erscheint.

5. Wählen Sie eine der folgenden Optionen, um eine Datei hinzuzufügen:

• Aus dem Dateisystem: Öffnet den Dialog Datei wählen: Erkannte Dateisysteme. Navigieren Sie durch die Ordnerstruktur Ihres Geräts, um eine Datei auszuwählen.
• Mit einer anderen App: Öffnet eine externe App, aus der Sie Dateien einfügen können.
• Foto aufnehmen: Öffnet die Kamera-App Ihres Geräts zum Erstellen eines Fotos, das dem Datensatz hinzugefügt wird.

6. Wählen Sie eine Datei aus.

Die hinzugefügte Datei wird im Dialog Bearbeiten unter dem Tab DATEIEN angezeigt.

Hinzugefügte Datei entfernen

Optional: Ist das Datensatzformular mit einer Ordnermaske verbunden, können Sie hinzugefügte Dateien entfernen. Tippen Sie auf die Datei, die Sie entfernen wollen, und halten Sie den Finger gedrückt, bis das Kontextmenü erscheint. Tippen Sie im Kontextmenü auf das X-Symbol. Die Datei wird entfernt.

Hinzugefügte Datei ändern

Optional: Ist das Datensatzformular mit einer Dokumentenmaske verbunden, können Sie hinzugefügte Dateien nicht entfernen. Diesen Datensätzen muss immer eine Datei angehängt sein. Sie können eine andere Datei auswählen, um eine bereits hinzugefügte Datei zu ersetzen. Tippen Sie auf die Datei, die Sie ändern wollen und halten Sie den Finger gedrückt, bis das Kontextmenü erscheint. Tippen Sie im Kontextmenü auf das Dokumentensymbol und wählen Sie eine neue Datei aus.

Speichern

Optional: Wenn Sie einen Datensatz noch nicht vollständig ausgefüllt haben oder ihn noch nicht ins Archiv laden möchten, können Sie den Datensatz speichern. Tippen Sie dazu auf SPEICHERN. Der Datensatz wird im Funktionsbereich Datensätze gespeichert. Der Datensatz hat den Status Unvollständig und wird noch nicht ins ELO Archiv geladen.

Information: Sobald Sie einen Datensatz für die Übertragung ins Archiv freigeben, können Sie den Datensatz nicht mehr bearbeiten.

Abschließen

7. Um einen Datensatz für die Übertragung ins Archiv freizugeben, tippen Sie auf ABSCHLIESSEN.

Ergebnis

Je nach Einstellung wird der Datensatz automatisch ins Archiv übertragen oder im Funktionsbereich Datensätze mit dem Status Bereit zum Übertragen gespeichert.

Weitere Informationen hierzu finden Sie in den Abschnitten Datensatz automatisch ins Archiv übertragen und Datensatz manuell ins Archiv übertragen.